Jakie przykładowe dokumenty mogą być traktowane jako poświadczenia?

Jak należy interpretować zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający, w odniesieniu do poświadczeń? Jakie dokumenty mogą być traktowane jako poświadczenia?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Zgodnie z treścią § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231) dalej rozporządzenie - dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3 są: 1) poświadczenie, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych dostaw lub usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ofert; 2) w przypadku zamówień na roboty budowlane - inne dokumenty - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1; 3) w przypadku zamówień na dostawy lub usługi - oświadczenie wykonawcy - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt 1.

Wątpliwości budzi kwestia zakresu pojęcia poświadczenia. Udzielając odpowiedzi na to pytanie, należy stwierdzić, że poświadczeniem nie musi być wcale dokument zatytułowany "poświadczenie" wydany specjalnie w celu udziału w postępowaniu. Jak słusznie zauważyła J. Olszewska – Stompel: „W przypadku poświadczeń, o których mowa w rozporządzeniu, nie wskazano informacji niezbędnych, które winny być wskazane w ich treści, zatem należy przyjąć, że winny one jedynie dawać świadectwo właściwemu wykonaniu.”

Także inni przedstawiciele doktryny opowiadają się za dość szeroką interpretacją pojęcia poświadczenia. J. Pieróg i M. Jaworska wskazali: „Zgodnie ze słownikową definicją poświadczenie oznacza dokument poświadczający coś. Biorąc pod uwagę tę definicję oraz brzmienie § 1 ust. 1 pkt 2 i 3 rozporządzenia, przez poświadczenie należy rozumieć dokument: a) określający, czy roboty budowlane zostały wykonane w sposób należyty oraz zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone lub czy dostawy/usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, b) pochodzący od wystawcy, którym nie jest wykonawca, a który posiada stosowną wiedzę co do poświadczanych tym dokumentem faktów.”

Biorąc pod uwagę powyższą argumentację, poświadczeniem mogą być m.in.: oświadczenia wykonawców potwierdzające należyte wykonanie dostaw/usług/robót budowlanych (dotychczasowe referencje), bezusterkowe protokoły odbioru, czy też listy z podziękowaniem za współpracę pochodzące od inwestora, jeżeli zawierają informację o przedmiocie wykonanych dostaw/usług/robót budowlanych.

Pewne wątpliwości dotyczą faktur. W ocenie eksperta, faktury podpisane przez odbiorcę jak i faktury wraz z dowodem zapłaty całości należności lub uznaniem całości długu inwestora poświadczają prawidłowe wykonanie zamówienia. W przypadku istnienia wad inwestor, co do zasady nie dokonałby bowiem płatności pełnej należności odmawiając odbioru, korzystając z prawa obniżenia ceny lub dokonując potrącenia kar umownych lub odszkodowania.