Jak wykazać w sprawozdaniu zamówienie, którego przedmiotem są usługi NBP?

W jaki sposób wykazać w sprawozdaniu wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi Narodowego Banku Polskiego w zakresie prowadzenia rachunku bankowego dla zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? Za świadczone czynności NBP pobiera prowizje i opłaty przez obciążenie rachunku.

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach powinno zostać wypełnione na formularzu stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 roku w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1530).

W części II wzoru sprawozdania - "Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy" - znalazło się także miejsce na zamówienia, których przedmiotem są usługi Narodowego Banku Polskiego. Jednak przy łącznej wartości udzielonych zamówień bez podatku od towarów i usług (w złotych) znalazły się dwa przypisy, które mają pomóc w wypełnieniu tabeli. Ich wyjaśnienie znajduje się na końcu wzoru. Otóż prawodawca wskazał w pierwszym przypisie, że należy podać całkowitą wartość zamówień udzielonych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowy nie zostały jeszcze w całości wykonane i zamawiający nie wydatkował całych kwot, na jakie zostały zawarte umowy. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony, za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia.

Drugi przypis to wytyczna, że grupa ta nie dotyczy zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych – dalej "p.z.p.". Oznacza to, że nawet w odniesieniu do umów z Narodowym Bankiem Polskim w rubryce tej nie będą ujęte umowy o wartości poniżej równowartości kwoty 14.000 euro (obecnie 30.000 euro). Jednak nawet w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 14.000 euro (wyłączenie procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia) przypis pierwszy również obowiązuje.

Ponadto, ustalić należy jakie podmioty na gruncie p.z.p. zobowiązane są do przekazywania sprawozdań. Ustawodawca posłużył się pojęciem "zamawiającego" nie czyniąc przy tym żadnych wyłączeń, co oznacza konieczność odwołania się do treści art. 2 pkt 12 p.z.p., w świetle którego zamawiającym jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej obowiązana do stosowania p.z.p. Konstrukcja przepisu oznacza, że zobowiązanymi do sporządzenia rocznego sprawozdania będą zamawiający, którzy faktycznie udzielili zamówień publicznych. Powoduje to konieczność wystąpienia obu tych przesłanek łącznie. Udzielenie zamówienia przez zamawiającego ma charakter rzeczywisty, a więc w danym roku udzielenie rzeczywiście miało miejsce - zamawiający zgodnie z art. 2 pkt 13 p.z.p. powinien zawrzeć umowę odpłatną z wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Przy czym pod uwagę należy także wziąć regulację zawartą w art. 3 p.z.p., który wskazuje na podmioty zobowiązane do stosowania ustawy p.z.p. W sprawozdaniu ująć należy zamówienia udzielone w danym roku bez względu na termin ich wykonania (np. umowy wieloletnie).

Skoro w ustawie mowa jest o sprawozdaniu rocznym to powinno ono obejmować rok kalendarzowy czyli dane w sprawozdaniu powinny obejmować okres od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Sformułowanie "o udzielonych zamówieniach" oznacza, że w sprawozdaniu należy ująć wszystkie umowy zawarte w roku, którego dotyczy sprawozdanie, przy czym nie ma znaczenia okres wykonywania przedmiotowej umowy oraz termin uregulowania należności z tego tytułu przez zamawiającego.

Sprawozdanie dotyczy także umów zawartych na czas nieoznaczony, a twórcy rozporządzenia dali w stosunku do tego rodzaju umów wskazówkę w zakresie obliczania ich wartości na potrzeby sprawozdania. Otóż zamawiający za wartość umowy powinien przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. Wynika z tego, że zamawiający powinien przyjąć przy ustalaniu wartości koszty jakie będzie generowała umowa z wykonawcą w okresie 48 miesięcy jej realizacji, pomimo, że została zawarta na czas nieoznaczony. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj wykonawcy, a więc identyczna zasada obowiązuje w przypadku umowy na usługi Narodowego Banku Polskiego.