Jak udokumentować przeprowadzenie negocjacji z wykonawcami?

Zamawiający wybrał negocjacje z ogłoszeniem jako tryb udzielenia zamówienia publicznego. W jaki sposób zamawiający powinien udokumentować fakt prowadzenia negocjacji z wykonawcami?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Zamawiający powinien pisemnie udokumentować fakt prowadzenia negocjacji z wykonawcami. Zalecaną formą dokumentowania prowadzenia negocjacji jest ich protokołowanie.

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, dalej p.z.p., postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się w formie pisemnej, o ile inny przepis p.z.p. nie przewiduje wyjątków w tym zakresie. Warunki prowadzenia negocjacji wskazane są w przepisach art. 58 p.z.p. Zgodnie z treścią przepisu art. 58 ust. 3 p.z.p., negocjacje mają charakter poufny, a żadna ze stron bez zgody drugiej nie jest uprawniona do ujawnienia informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Fakt poufności negocjacji nie wyłącza jednakże obowiązku prowadzenia przez zamawiającego pisemnej dokumentacji z ich prowadzenia. Przepisy p.z.p. nie nakładają na uczestników negocjacji obustronnego składania podpisów pod wytworzoną w ich trakcie dokumentacją, natomiast rozwiązanie takie może wyeliminować ryzyko ewentualnych sporów co do jej treści.

 

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż negocjacje z wykonawcami, którzy złożyli oferty wstępne niepodlegające odrzuceniu – z uwagi na ich poufny charakter – nie mogą odbywać się w jednym terminie, lecz każdemu z wykonawców winien zostać wyznaczony odrębny termin ich prowadzenia. Dodatkowo, przepisem art. 58 ust. 4 p.z.p. na zamawiającego nałożony został obowiązek przekazywania wykonawcom na równych zasadach wszelkich wymagań, wyjaśnień i informacji dotyczących prowadzonych negocjacji. W przypadku braku pisemnej dokumentacji negocjacji, wykonanie powyższego obowiązku ustawowego byłoby znacznie utrudnione, o ile nie niemożliwe, a dodatkowo zamawiający naruszyłby zasadę pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Warto również zwrócić uwagę na przepis art. 96 ust. 2 p.z.p., z którego wynika, iż wszelkie dokumenty i informacje (w tym także dokumentacja negocjacji) składane przez zamawiającego i wykonawców w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu (w tym przypadku druk ZP-NO).