E-kontrole w urzędach: mniej kosztują i trwają krócej

Kontrole elektroniczne, wykonywane zza biurka, skracają czas trwania tego typu procedur i ograniczają ich koszty stwierdzili przedstawiciele urzędów wojewódzkich, którzy podczas konferencji w Opolu omawiają doświadczenia związane z e-kontrolami.

W dwudniowej konferencji na temat wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w przeprowadzaniu kontroli, która rozpoczęła się w czwartek w Sławicach pod Opolem, bierze udział kadra kierownicza zarządzająca komórkami kontroli urzędów wojewódzkich z całej Polski, a także przedstawiciele Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

E-kontrole to zadanie pilotażowe wprowadzone m.in. w opolskim urzędzie wojewódzkim. Dyrektor wydziału organizacji i kontroli opolskiego urzędu wojewódzkiego Barbara Bieluszewska po półrocznym etapie wdrożeniowym tego rozwiązania w 2012 roku zapewniła, iż elektroniczne wykonywanie kompleksowych kontroli np. jednostek samorządu terytorialnego jest możliwe.

Wyjaśniła, że jej wydział przeprowadził szereg takich działań, począwszy od elektronicznego zawiadomienia o planowanej kontroli, poprzez skrupulatne analizowanie przesłanych skanów dokumentów potwierdzanych podpisem elektronicznym, aż po sporządzenie elektronicznych wystąpień pokontrolnych.

„W przypadku elektronicznej kontroli nie ma potrzeby tworzenia dokumentów papierowych i jeżdżenia w teren, co może dać wymierne oszczędności” – stwierdziła Barbara Bieluszewska. Zastrzegła, że wyjątkiem są np. trudne kontrole finansowe czy takie, które z założenia wymagają wizyty w ocenianej jednostce. „Wtedy rzecz jasna wyjeżdżamy do kontrolowanych podmiotów. Obecnie jeździmy również po to, by szkolić jak jednostki powinny reagować na taką e-kontrolę” – dodała dyrektor z opolskiego urzędu wojewódzkiego. – Dążymy jednak do tego, by większość kontroli mogła być wykonywana zza biurka”.

Jednym z podstawowych narzędzi do przeprowadzenia e-kontroli są skrzynki ePUAP, czyli Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Bieluszewska dodała jednak, że aby było możliwe pełne wykorzystanie elektronicznego mechanizmu, potrzebne będą zmiany niektórych przepisów. „Chodzi o ujednolicenie i standaryzację niektórych procedur.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji pracuje nad takimi rozwiązaniami” – powiedziała dyrektor.

Bieluszewska zaznaczyła też w rozmowie z PAP, że wystąpiła już do wojewody opolskiego z prośbą o wprowadzenie pilotażu e-kontroli we wszystkich wydziałach urzędu. „Rok 2013 ma być dla nas czasem na wdrożenie tego rozwiązania w całym urzędzie” - dodała.

Sławomir Dyl, dyrektor wydziału organizacji i kontroli małopolskiego urzędu wojewódzkiego, gdzie również prowadzony jest pilotaż w zakresie kontroli elektronicznej przyznał, że reakcje na ten sposób sprawdzania bywają różne, m.in. ze względu na brak skrzynek ePUAP w niektórych kontrolowanych jednostkach.

Od startu pilotażu małopolski urząd przeprowadził już ponad 140 e-kontroli. „Jak każda nowość powodują one oczywiście opór mentalny – zarówno u kontrolowanych jak i kontrolujących. W dużej mierze choćby z tego powodu, że jest to praca z dokumentem wirtualnym” – powiedział PAP Sławomir Dyl. „Plusy są jednak ogromne – prócz oszczędności kosztów wysyłki dokumentów, wyjazdów i delegacji nie ma też np. problemów z archiwizacją, która dotychczas wiązała się z zapewnieniem odpowiedniej ilości miejsca na dokumenty”. Dyl zapewnił, że e-kontrole skróciły też czas działania. „Pobyt w kontrolowanej elektronicznie jednostce - jeśli zachodzi taka potrzeba - trwa obecnie trzy-cztery dni, a dotychczas bywały nawet dwa-trzy tygodnie”.

Konferencja poświęcona e-kontrolom w podopolskich Sławicach potrwa do piątku.