Dokumenty dotyczące spraw zakończonych mogą być zniszczone

W nowym rozporządzeniu regulującym organizacje i funkcjonowanie kancelarii tajnych zrezygnowano z regulacji dotyczącej okresu przechowywania w kancelarii dokumentów dotyczących spraw ostatecznie zakończonych - dokumenty takie mogą zostać protokolarne zniszczone, jeżeli nie są przewidziane do dalszego wykorzystywania i nie stanowią materiału archiwalnego, z zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Z dniem 1 stycznia 2012 r. weszło w życie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 276, poz. 1631) dalej – rozporządzenie .

Rozporządzenie reguluje szczegółowo wymagania w zakresie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych, strukturę organizacyjną kancelarii, z uwzględnieniem możliwości tworzenia jej oddziałów, podstawowe zadania jej kierownika oraz sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych. Ponadto określa ono wzór karty zapoznania się z dokumentem oraz wzory dzienników ewidencji.

W rozporządzeniu wprowadzono nowe, w porównaniu z obowiązującym dotychczas rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 114, poz. 765) , rozwiązania, które wynikają z reformy podstawowych wymogów dotyczących organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych m. in.:

- określono, że przy przetwarzaniu w dzienniku ewidencji, prowadzonym w formie elektronicznego rejestru, jedynie informacji jawnych, powinny zostać spełnione wymagania unormowane w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565, z późn. zm. ) ,
- zrezygnowano z regulacji dotyczącej okresu przechowywania w kancelarii dokumentów dotyczących spraw ostatecznie zakończonych - dokumenty takie mogą zostać protokolarne zniszczone, jeżeli nie są przewidziane do dalszego wykorzystywania i nie stanowią materiału archiwalnego, z zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- nałożono na kierowników jednostek organizacyjnych, w której są przetwarzane informacje niejawne międzynarodowe, obowiązek uwzględnienia przy tworzeniu kancelarii przepisów wynikających z zawartych przez Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych,
- pozostawiono do uregulowania w odrębnym rozporządzeniu kwestie związane ze środkami bezpieczeństwa fizycznego, w tym dotyczące podstawowych kryteriów i sposobu określania poziomu zagrożeń oraz doboru odpowiednich środków bezpieczeństwa fizycznego.

Przepisy nowego rozporządzenia wpłyną na sytuację wszystkich jednostek organizacyjnych, w których przetwarzane są informacje niejawne o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”, w tym jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek organizacyjnych im podległych lub przez nie nadzorowanych.

Przydatne materiały:
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 276, poz. 1631)
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 114, poz. 765)
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565, z późn. zm. )