Do wyboru wykonawcy obsługi prawnej nie stosuje się zapytania o cenę

Zamawiający w trybie zapytania o cenę, zawarł umowę na świadczenie usług prawniczych na kwotę ponad 200.000 zł. W jednym z realizowanych projektów przewidziano również korzystanie z usług prawniczych na kwotę 4.000 zł. Czy na usługi prawnicze w ramach danego projektu, należy przeprowadzić postępowanie?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Zaangażowanie obsługi prawnej do kolejnego projektu mogłoby nastąpić bez zastosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych dalej p.z.p., jeżeli potrzeba zlecenia takich usług nie mogła być zamawiającemu znana z obiektywnych przyczyn w czasie prowadzenia postępowania w trybie zapytania o cenę. Jeżeli jednak usługi prawnicze dotyczące projektu, są zbliżone zakresem z pierwotnie udzielonym zleceniem i mogły być przewidziane najpóźniej w trakcie jego udzielania, to winny być traktowane jako część większego zamówienia. W takim przypadku wybór wykonawcy usługi musi nastąpić w procedurze właściwej dla łącznej wartości wydatków na obsługę prawną.

Istotą problemu poruszonego w zapytaniu jest to, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem realizowanym w częściach, czy też obydwie usługi prawnicze można traktować jako odrębne zamówienia, a co za tym idzie odrębnie szacować. W sytuacji, gdy poszczególne usługi musiałyby być potraktowane jako jedno zamówienie, zastosowanie znalazłby art. 32 ust. 4 p.z.p., zgodnie z którym przy udzielaniu zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

Czy usługi prawnicze udzielone w trybie zapytania o cenę oraz obecnie planowane zlecenie stanowią jedno zamówienie? Udzielając odpowiedzi na tak postawione pytanie można korzystać z wytycznych zawartych w opinii Urzędu Zamówień Publicznych zatytułowanej "Szacowanie wartości i udzielanie zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej" (LEX nr 22750). Zgodnie z opinią na odrębności zamówień może wskazywać np. odmienne przeznaczenie przedmiotu zamówienia, brak możliwości nabycia wszystkich przedmiotów zamówienia u tego samego wykonawcy – tzw. "tożsamość podmiotowa", czy też w końcu brak możliwości realizacji odrębnych zleceń w tym samym czasie przez tego samego wykonawcę. Stosując przywołane wytyczne należy pamiętać o tym, że zasadność zakwalifikowania obydwu usług prawniczych jako tego samego przedmiotu zamówienia będzie celowa tylko wówczas, gdy równocześnie "tożsamości podmiotowej" będzie jednocześnie towarzyszyć tzw. "tożsamość przedmiotowa".

Elementem wymagającym zbadania jest więc m.in. występowanie lub niewystępowanie przy badanych usługach tzw. "tożsamości przedmiotowej zamówienia". W ocenie autora określenie obydwu usług mianem usług prawniczych nie musi przesądzać o konieczności zakwalifikowania ich jako tego samego przedmiotu zamówienia. Usługi prawnicze mogą dotyczyć bardzo różnych gałęzi prawa. W praktyce spotyka się sytuacje, w których podmioty świadczące usługi prawne specjalizują się np. w prawie zamówień publicznych, a nie zajmują się sprawami dotyczącymi przykładowo prawem pracy. Potraktowanie obydwu usług jako odrębnych przedmiotów zamówienia będzie dopuszczalne w szczególności wówczas, gdy obszary prawa, w których mieliby poruszać się wykonawcy w ramach poszczególnych umów byłyby na tyle różne i specyficzne, że jeden wykonawca nie byłby w stanie zrealizować obydwu zleceń.

Potraktowanie obydwu umów jako odrębnych przedmiotów zamówienia byłoby też możliwe wówczas, gdy w czasie planowania i prowadzenia pierwotnej procedury w trybie zapytania o cenę, zamawiający nie dysponował informacjami na temat potrzeby przeprowadzenia w późniejszym czasie wyboru wykonawcy świadczącego usługi prawne w ramach projektu. Jeżeli więc zamawiający jest w stanie wykazać, że w trakcie przygotowania i prowadzenia pierwotnej procedury nie był w stanie przy dochowaniu należytej staranności przewidzieć potrzeby udzielenia kolejnego zlecenia, to wybór wykonawcy usługi prawnej do projektu może nastąpić bez zastosowania p.z.p.

Na marginesie powyższych rozważań należy zauważyć, iż tryb zapytania o cenę nie powinien być stosowany do wyboru wykonawcy świadczącego obsługę prawną. Nabycie przedmiotu dostawy lub zakupienie usługi w trybie zapytania o cenę jest możliwe jeżeli świadczenia objęte przedmiotem zamówienia są powszechnie dostępne i równocześnie mają ustalone na rynku standardy jakościowe. W praktyce przyjmuje się, iż termin "powszechnie dostępny" należy rozumieć jako "pospolity", "ogólny", "masowy", "seryjny". O powszechnej dostępności przedmiotu zamówienia może świadczyć np. wielość podmiotów występujących na rynku i zajmujących się dostawą określonych typów produktów lub świadczeniem usług, które spełniają określone wymogi (normy techniczne). Normy te (wymagania) muszą mieć jednak charakter standardowy, typowy, a nie specyficzny, wymagający indywidualnego podejścia. Standardowy charakter mają np. gotowe wyroby katalogowe o małym stopniu złożoności, produkty spożywcze różnego asortymentu, materiały biurowe, itp. Na rynku usług mogą to być np. proste usługi poligraficzne (druk), usługi utrzymania czystości (sprzątanie). W ocenie autora takiego charakteru nie mają usługi prawne. W podobnym tonie wypowiada się też Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w opinii "Nabywanie usług w trybie zapytania o cenę" (LEX nr 29329).