W opisanym przypadku konieczne jest przeprowadzenie nowej procedury, która wyłoni wykonawcę zamówienia na okres od września do końca 2015 r. W zależności od przyczyn złego oszacowania wartości zamówienia kolejna procedura winna być przeprowadzona, albo jako samodzielne zamówienie oszacowane niezależnie od wartości pierwotnego postępowania, albo zgodnie z regułami wskazanymi w art. 32 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, dalej p.z.p.
Ustalenie wartości zamówienia kluczem do sukcesu >>
Jeżeli przyczyny wadliwego oszacowania wartości zamówienia nie wynikają z niedochowania należytej staranności przy prognozowaniu skali wydatków (art. 32 ust. 1 p.z.p.), to kolejne zamówienie może być oszacowane odrębnie. Zgodnie z art. 32 ust. 2 p.z.p. zakazany jest podział zamówienia lub zaniżanie jego wartości dokonywany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy. Przepisy nie zabraniają więc odrębnego udzielenia zamówień w sytuacji, gdy jego podział jest uzasadniony innymi względami niż chęć uniknięcia stosowania p.z.p.
Przyczyn złego oszacowania wartości zamówienia może być wiele, ale nie każda z nich wywołuje konsekwencje w postaci obowiązki łącznego szacowania wartości wszystkich zamówień udzielanych w danym roku budżetowym. Jeżeli niedoszacowanie, o jakim mowa w pytaniu wynikało z historycznych doświadczeń zamawiającego, który w poprzednich latach udzielał analogicznych zamówień na wartość podobną do obecnej, to być może zamawiający nie miał podstaw do przewidzenia, iż w tym roku wolumen przedmiotu zamówienia wyczerpie się już w miesiącu wrześniu. Jeżeli więc zamawiający jest w stanie wykazać dochowanie należytej staranności przy czynności pierwotnego szacowania, to kolejne zamówienie może być zlecone według rygorów wynikających tylko i wyłącznie z jego wartości.
Dzielenie zamówienia publicznego jest zgodne z prawem >>
Sytuacja przedstawia się zgoła odmiennie, jeśli pod pojęciem "źle oszacowana wartość zamówienia" będziemy rozumieli nieprawidłowy szacunek wynikający z nieprofesjonalnego podejścia do czynności szacowania wartości zamówienia. Jeżeli różnica pomiędzy oszacowana wartością, a faktycznymi potrzebami zamawiającego mogła być przewidziana na etapie przygotowania procedury, a nie została uwzględniona np. z uwagi na brak staranności przy planowaniu zamówienia, to kolejne zamówienie winno być udzielone przy uwzględnieniu art. 32 ust. 4 p.z.p.
Przywołany przepis stanowi m.in., iż w przypadku udzielenia zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość wszystkich części. Jeśli więc łączna wartość pierwotnego zamówienia oraz zamówienia jakiego trzeba udzielić od miesiąca września do końca roku wynosi np. 700.000,00 zł netto, to do kolejnego postępowania należy zastosować przepisy p.z.p. właściwe dla takiej właśnie kwoty. Takie postępowanie będzie konieczne także wówczas, gdy szacunkowa wartość drugiego zamówienia wynosi np. 100.000,00 zł netto.
