Czy w takim przypadku organ powinien wydać postanowienie zmieniające termin uzupełnienia czy może wnieść sprzeciw uznając zgodnie, że postanowienie zostało skutecznie doręczone?

Odpowiedź

W przedstawionej sytuacji brak jest podstaw do wniesienia sprzeciwu i wydania kolejnego postanowienia o uzupełnieniu brakujących dokumentów. Jeżeli organ nie posiada zwrotnego potwierdzenia odbioru postanowienia, nie można uznać, że zostało ono skutecznie doręczone. Organ powinien wyjaśnić okoliczności związane z nadaniem i doręczeniem przesyłki.

Uzasadnienie

W przedstawionych w pytaniu okolicznościach zadaniem organu jest wyjaśnić, czy doszło do skutecznego doręczenia postanowienia. Aby stwierdzić, czy instytucja doręczenia zastępczego objęta przepisem art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego - dalej k.p.a . może mieć zastosowanie w sprawie, organ administracji publicznej ma obowiązek dysponować dowodem o prawidłowym zawiadomieniu adresata o nadejściu przesyłki i pozostawieniu jej na wymagany okres czasu w urzędzie pocztowym. W celu ustalenia tych okoliczności konieczne jest zebranie informacji o miejscu umieszczenia awiza przez doręczyciela. Dopiero bowiem spełnienie wszystkich wymogów dotyczących zawiadomienia o przesyłce określonych w przepisie art. 44 § 2 k.p.a . powoduje skutek doręczenia zastępczego określony w art. 44 § 4 k.p.a . WSA w Warszawie w wyroku z dnia 18 kwietnia 2011 r., II SA/Wa 233/11 wskazał: "Przepis art. 44 kpa należy odczytywać całościowo, czyli dla spełnienia warunku skutecznego doręczenia niezbędne jest zachowanie wymogów zawartych w § 1, 2 i 3 tego przepisu. Oznacza to, iż przesyłka winna być przechowywana przez pocztę przez okres czternastu dni w jej placówce, a jednocześnie muszą być spełnione wymogi związane z pierwszym i drugim zawiadomieniem o nadejściu przesyłki. Uchybienie zatem któremukolwiek z tych warunków skutkuje niemożnością stwierdzenia, że pismo w sensie prawnym nie zostało skutecznie doręczone adresatowi".

W przypadku ustalenia przez organ, że nie wiadomo gdzie doręczający umieścił awizo lub istnieją rozbieżności co do działania doręczającego, doręczenia nie można uznać za dokonane (zob.: wyrok WSA w Warszawie z dnia 4 marca 2011 r., VI SA/Wa 1/11).
Wydanie przez organ administracji architektoniczno-budowlanej postanowienia nakładającego na zgłaszającego obowiązek uzupełnienia brakujących dokumentów na podstawie art. 30 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 z późn. zm.), powoduje przerwanie biegu 30-dniowego terminu do wniesienia sprzeciwu (zob.: wyrok NSA z dnia 20 lutego 2009 r., II OSK 207/08).
Termin do wniesienia sprzeciwu przez organ należy liczyć w niniejszej sprawie dopiero od daty uzupełnienia brakujących dokumentów lub od dnia upływu terminu do uzupełnienia braków zgłoszenia.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)