Pytanie:
Czy akta osobowe dyrektorów jednostek organizacyjnych powinny być przechowywane i prowadzone, w sensie tworzenia dokumentacji (sporządzanie umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, zakresu obowiązków, wydania świadectwa pracy, skierowania na badania wstępne okresowe oraz szkolenia bhp, pisma w sprawie nagród jubileuszowych, rocznych i wszelkich innych związanych z zatrudnieniem) przez jednostki organizacyjne, które są pracodawcami dla dyrektorów? Czy wymienione zadania powinny należeć do kadr np. Urzędu Miejskiego?
Urząd Miejski jest siedzibą burmistrza. W przypadku dyrektorów jednostek organizacyjnych Burmistrz działa w "imieniu pracodawcy" (podpisuje umowy, awanse, nagrody, wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem dyrektorów), ale pracodawcą pozostają poszczególne jednostki organizacyjne i to ich pieczęcie powinny figurować na przedmiotowych dokumentach.
Jak ma wyglądać obieg takich dokumentów?
Odpowiedź:
Akta osobowe dyrektorów powinny być przechowywane przez zatrudniające ich jednostki organizacyjne.
Uzasadnienie:
Ustawodawca w art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., nałożył na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych dotyczy ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, w tym osób kierujących zakładem pracy (dyrektorów). W tej kwestii wskazać należy na wyrok SN z dnia 20 października 1998 r., I PKN 390/98; OSNP 1999, nr 23, poz. 744; zgodnie, z którym gminny ośrodek pomocy społecznej jako jednostka organizacyjna zatrudniająca pracowników jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 k.p. również wobec kierownika ośrodka, choćby kompetencja do jego zatrudnienia i zwalniania należała do zarządu gminy, a kompetencja do wydawania poleceń dotyczących pracy przysługiwała burmistrzowi (wójtowi).
Pracodawcą dyrektora gminnej jednostki organizacyjnej (tak jak pozostałym pracowników) jest więc zatrudniająca go jednostka (a nie wójt, burmistrz lub prezydent miasta) i to ta jednostka (a nie urząd miasta) powinna gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą i akta osobowe dyrektora – tak jak pozostałych pracowników jednostki.
Zasady obiegu dokumentów powinny zostać określone przez pracodawcę w ramach przepisów wewnątrzzakładowych.
