Istota sporu sprowadza się do wyjaśnienia pojęcia "reprezentacji", występującego w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
W przedmiotowej sprawie spółka organizuje spotkania z kontrahentami. Spotkania odbywają się nie tylko w biurze spółki, ale i poza nim, np. w restauracji. Wówczas spółka ponosi koszt posiłku. Ponieważ nie są to okazałe posiłki, które miałyby na celu "uwypuklenie zasobności" spółki, to spółka stanęła na stanowisku, że ponoszone wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Zdaniem organu podatkowego reprezentacją jest każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku i ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację nie muszą nosić cech okazałości, wystarczy, że podatnik ponosi je w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. W ocenie organu, wydatki poniesione poza biurem Spółki wiążą się z kreowaniem pozytywnego wizerunku, a co za tym idzie nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.
Także w ocenie NSA, do którego ostatecznie trafiła sprawa termin "reprezentacja" należy rozumieć w oderwaniu od kryteriów okazałości i wystawności. Bez znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy jest to, czy w danej miejscowości Spółka posiada biura. Innymi słowy: ani wystawność, ani miejsce spotkania nie stanową kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż o takim ich charakterze decyduje tylko związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika. Według sądu wydatki na spotkania zawsze stanowić będą koszty reprezentacji, ponieważ w każdym przypadku wiązać się one będą z występowaniem w imieniu podatnika i pełnieniem funkcji przedstawicielskich.
Wyrok NSA z 24 października 2012 r., II FSK 469/11