Jak zarządzać efektywnie kancelarią?

Według badań PKPP Lewiatan przedsiębiorcy spędzają ok. 1,5 godziny dziennie na załatwianiu formalności administracyjnych, co sprawia, że biznes traci w związku z tym kilka miliardów złotych rocznie. Według moich prywatnych badań mniej więcej tyle samo czasu spędzają prawnicy na nieefektywnym zarządzaniu czasem pracy zespołów oraz liczenie i opisywanie godzin przepracowanych dla klientów przez poszczególnych prawników w kancelariach. Ile pieniędzy tracą firmy prawnicze, które nie posiadają specjalistycznych systemów zarządzania? Tego jeszcze nikt nie policzył.

Dzisiaj już nie da się prowadzić średniej lub dużej kancelarii prawnej, rozwijając biznes organicznie, bez planu, strategii, specjalistycznego marketingu i public relations oraz przede wszystkim bez odpowiednich narzędzi informatycznych, które umożliwiają efektywne zarządzanie pracą i dokumentami w firmie. To już nawet nie jest moda lub sposób na poprawę efektywności ekonomicznej w firmie.

Tego dzisiaj wymagają od prawników klienci. Dlaczego? W praktyce przedsiębiorcy trudno jest zrozumieć fakturę z firmy prawniczej. W systemie godzinowym prawnicy wpisują, ile czasu spędzili na przygotowaniu dokumentów dla klientów i ile czasu zajęło im opracowanie struktury transakcji. Taka forma rozliczeń jest najbardziej dochodowa dla prawników, ale trudna do weryfikacji przez klientów, którzy nie wiedzą, ile powinni zapłacić za usługę. Dlatego większość klientów wymaga od swoich doradców wydruków ze specjalistycznych programów do zarządzania kancelarią ze szczegółowym rozliczeniem i opisem przepracowanych godzin. Wielu prawników cały czas liczy czas pracy „na piechotę”, tracąc czas i pieniądze, narażając się przy okazji na ryzyko zakwestionowania przez klienta wystawionych faktur za usługi prawnicze.

Program do zarządzania kancelarią prawną

Tymczasem na rynku dostępna jest bogata oferta programów do zarządzania firmą prawniczą. Firmy konsultingowe o profilu IT dostrzegły niszę na rynku usług profesjonalnych. Wolters Kluwer Polska opracował system KANCELARIA PRAWNA. Program Kancelaria Prawna to nowoczesny system informatyczny, będący efektem kilkuletniej pracy specjalistów z zakresu informatyki i prawa. Na pierwszy rzut oka jest kompleksowym rozwiązaniem przeznaczonym zarówno dla małych jak i dużych kancelarii prawniczych.

Kancelaria Prawna łączy w sobie możliwości systemu klasy CRM z oprogramowaniem ułatwiającym rozliczanie wszelkich czynności wykonywanych na rzecz klientów. Umożliwia zarządzanie informacjami w prosty i bezpieczny sposób, a przyjazny interfejs użytkownika pozwala na szybkie opanowanie aplikacji i wdrożenie jej w kancelarii. Kancelaria Prawna, jako jedyny program na rynku, została zoptymalizowana do współpracy z Systemem Informacji Prawnej LEX, umożliwiając w ten sposób kompleksową obsługę firm prawniczych na niemalże każdej płaszczyźnie działania. Dzięki połączeniu tych dwóch dopełniających się programów, użytkownicy otrzymują kompleksowe rozwiązanie ułatwiające prowadzenie poszczególnych spraw oraz obsługę całej kancelarii. Kancelaria Prawna umożliwia m.in.: pobieranie wzorów dokumentów (użytkownik może pobrać z Systemu Informacji Prawnej LEX edytowalny wzór dokumentu i zapisać go jako dokument w programie Kancelaria Prawna); dołączanie do prowadzonej sprawy merytorycznie powiązanych dokumentów z Systemu Informacji Prawnej LEX; poprzez wizualizację graficzną (kolor czcionki) powiązanych aktów, użytkownik natychmiast uzyskuje informację czy dany dokument jest wciąż aktualny (według danych zawartych w Systemie Informacji Prawnej LEX).
Program występuje w dwóch wersjach. Wersja Silver przeznaczona jest dla mniejszych kancelarii, natomiast Gold bez problemów zorganizuje pracę w potężnych firmach prawniczych. Podczas testów oprogramowania łatwo dostrzec, korzyści wynikające ze stosowania programu: optymalizacja czasu pracy, większa efektywność działań , sprawniejsza i szybsza obsługa klienta.

A szczegóły? Moduły programu Kancelaria Prawna wspomagają pracę kancelarii na każdym jej etapie. Przy pomocy programu pracownicy zaplanują swój czas, dokonają edycji dokumentów i zarejestrują wykonaną czynność. Osoby zajmujące się rozliczeniami kancelarii w prosty sposób wystawią faktury, wydrukują do nich załączniki, rozliczą pracowników kancelarii. Podstawą rozliczenia klienta kancelarii są czynności, które zostały dla niego wykonane. Dzięki precyzyjnej rejestracji czasu pracy, właściciele kancelarii mają pewność, że klient zapłaci tyle, ile powinien za przepracowany czas, co więcej dla rozliczeń ryczałtowych uzyskują natomiast informację, jaka była efektywna wartość przepracowanej godziny, co pozwoli im kształtować politykę cenową kancelarii. Moduł rozliczeniowy umożliwia automatyczne wystawianie faktur i system monitorowania należności. Istotą modułu jest fakt, że jest on skorelowany z modułami "Sprawy", "Kalendarz", "Rejestr czynności". System sam wystawia fakturę na podstawie zarejestrowanych tam danych. Informacje, jaka jest opłacalność współpracy z klientem, czy też jaki przychód dla kancelarii wypracowała konkretna osoba, są kluczowe dla kształtowania polityki finansowej firmy i myśleniu na temat rozwoju i rekrutacji.

(Więcej informacji na stronie produktu)