Z e-doręczeniami prawnicy i sędziowie wiążą zresztą większe nadzieje, np. by poprzez portal i w ramach e-doręczeń pismami mogli się wymieniać pełnomocnicy, oraz by mogli składać najpierw pisma w ramach toczącej się sprawy, a potem wnosić również pozwy. Co mogłoby prowadzić do digitalizacji akt. Sami sędziowie podkreślają jednak, że wymaga to stopniowych działań, uwzględniających też sytuację w sądach, w tym kadrową i kwestie techniczne. Według nieoficjalnych informacji Ministerstwo Sprawiedliwości analizuje dalsze rozwiązania w tym zakresie, a sami prawnicy e-doręczenia, podobnie jak przepisy dotyczące rozpraw zdalnych wymieniają wśród przykładów regulacji, które potrzebują interwencji legislacyjnej.  

Będzie to równie temat webinaru: Doręczenia w procedurze cywilnej - problemy w praktyce i procedowane zmiany, organizowanego przez Wolters Kluwer, który odbędzie się 14 grudnia. Zapisy na webinar >>>

Sprawdź w LEX: Doręczanie pism sądowych - PROCEDURA krok po kroku >>>

 

Uregulowanie "na stałe" i przepisy wykonawcze 

Sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu, zastępca koordynatora krajowego ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego zaznacza, że chodzi o system gdzie są setki milionów dokumentów, dziesiątki tysięcy użytkowników i dziesiątki milionów spraw.  - Więc zawsze jakieś problemy się pojawią i po to aby je zbierać i usuwać konieczne jest "wsparcie" użytkowników, podobnie jak w każdym systemie. Ja nie widzę żadnym problemów masowych. W lipcu zeszłego roku niektórzy wieścili masowy paraliż doręczeń i postępowań w tym masowe powtarzanie postępowań. Pojawiło się np. kilka orzeczeń SN na kanwie odrzuceń skarg kasacyjnych, ale w tym samym czasie zapadło chyba więcej orzeczeń SN dotyczących doręczeń papierowych. Oczywiście problemem jest brak jednolitych reguł stosowania e-doręczeń w całej Polsce. Ja wydałem zarządzenie w tym zakresie np. co do oznaczania plików dokumentów doręczanych dla odróżnienia od innych publikowanych, część prezesów sądów też to zrobiła - mówi. 

Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >>>

Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >>>

 

 

I dodaje, że masowych problemów nie sygnalizowały też samorządy prawnicze. - Mało tego, pojawiło się pytanie ze strony ich przedstawicieli, czy jeśli notariusze będą wydawać notarialne nakazy zapłaty to będzie można je przez portal informacyjny sądów doręczać pełnomocnikom. Oczywiście, że tak, ale jeśli będzie taka legislacyjna decyzja - zaznacza prezes Łukowski.

To, co jest potrzebne, to w jego ocenie uregulowanie e-doręczeń na stałe tak jak i rozpraw zdalnych. Przypomnijmy 3 lipca 2021 r. weszła w życie nowelizacja ustawy antycovidowej - pakiet zmian wraz z nowelizacją kodeksu postępowania cywilnego. Chodzi konkretnie o jej art. 15zzs[9] ust. 2, zgodnie z którym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich (premier i minister zdrowia zapowiadają możliwość zniesienia tego stanu z końcem tego roku), w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej RP pisma sądowe, poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny).  - Co ważne potrzebna jest regulacja na poziomie wykonawczym - obecnie nadal są różne praktyki w różnych sądach - zaznacza Łukowski. 

Czytaj: Biuro podawcze, e-doręczenia między pełnomocnikami - będą zmiany w portalu informacyjnym sądów>>

W sądach różne praktyki, a pełnomocnik ma problem 

Zwraca na to uwagę też sędzia Monika Biała z Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Krzyków we Wrocławiu. - Bolączką kolejną - jest też brak przepisów wykonawczych. Pokazuje to choćby Moduł doręczeń, który przecież ułatwia pracę pełnomocników, ale pozostaje nieuregulowany w przepisach, co powoduje czasem wątpliwości interpretacyjne w zakresie daty doręczenia (dopóki dokumentu nie otworzy się dedykowanym Module – skutek doręczenia nie następuje). To oczywiście wynika z zarządzeń Prezesów sądów regulujących funkcjonowanie Portalu, ale nadal zdarza się , że pełnomocnicy nie są pewni i np. składają przedwcześnie środki odwoławcze lub przedwcześnie wnioskują o uzasadnienie. Technika wychodzi nam naprzeciw, ale obowiązują też nas przepisy procedury i wynikające z nich terminy. Początkowo występujące problemy lub rozbieżności w praktyce - po stronie sądów zmniejszyły się. Część prezesów wydała zarządzania, niektórzy bardzo szczegółowo - np. w SO we Wrocławiu - co rozwiązało wątpliwości  - zaznacza sędzia.

Czytaj w LEX: Wolwiak Ireneusz - Czy można przyjąć skutek doręczenia względem pełnomocnika, który nie złożył wniosku o założenie konta w portalu informacyjnym dla zapoznania się z treścią pisma sądowego? >>>

Czytaj w LEX: Obowiązki adwokatów i radców prawnych w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych >>>

Jak dodaje nie zmienia to faktu, że kompleksowe regulacje powinny znaleźć się w przepisach powszechnie obowiązujących, celem ujednolicenia praktyki i wyeliminowania ewentualnych wątpliwości interpretacyjnych. -Tym bardziej, że chyba nikt nie wyobraża sobie by mógł nastąpić odwrót od informatyzacji i korzystania z nowych technologii, również w wymiarze sprawiedliwości czy administracji publicznej. Zaznaczyć należy jednak, że regulacje i rozwiązania nie mogą być fragmentaryczne, tymczasowe lub archaiczne. Niezbędna jest spójna, przemyślana i kompleksowa wizja zinformatyzowania wymiaru sprawiedliwości. Gdy rozmawiamy o praktycznym wykorzystaniu technologii musimy mieć na uwadze, że „Jutro jest teraz” - jak powiedział klasyk - podsumowuje.

Czytaj: Służbowe skrzynki na adwokackich serwerach mają lepiej chronić klientów >>

Kinga Siadlak, adwokatka, prezeska Stowarzyszenia Defensor IURIS mówi, że doręczenia przez portal informacyjny sądu, przy założeniu, że jest 14-dniowy okres awizowania przesyłki, są jak najbardziej dobrym pomysłem i sprawdzają się w praktyce. - Jest jednak jedna uwaga, która w sposób dość istotny wpływa na wygodę doręczeń przez portal. Sądy często wrzucają te orzeczenia w godzinach popołudniowych a nawet wieczornych - np. w piątek, czy w sobotę, a termin do podjęcia awizowanego pisma biegnie od daty umieszczenia  w portalu.  Sytuacja się komplikuje gdy pełnomocnik idzie na urlop i wychodzi np. o godz. 15.30 z kancelarii stwierdzając, że nie ma żadnego doręczenia, a gdy wraca po dwóch tygodniach w poniedziałek i okazuje się, że doręczenie w tenże piątek było ale później. A wtedy właściwie jest już po terminie. Dlatego uważamy, że doręczenia powinny być w godzinach pracy sądów, do godz. 15, maksymalnie 16. Właśnie po to by unikać sytuacji, w których pisma umieszczane są w portalu  w piątek o 23.30, a w związku z tym termin biegnie od tej daty. Pełnomocnicy nie mogą być zmuszani do kontrolowania tego w godzinach wieczornych czy w czasie urlopu - mówi. 

Mecenas również podkreśla, że problemem jest niejednorodna praktyka obsługi portalu w różnych sądach, a czasem nawet w różnych wydziałach tego samego sądu. - Te kwestie powinny być ujednolicone przez przepisy wykonawcze obowiązujące wszystkich pracowników sądów. Jeszcze jedna kwestia, którą można by ułatwić/zmienić w Portalu, a mianowicie funkcjonowanie doręczeń odrębnie dla każdej apelacji. Jeśli bowiem ktoś prowadzi sprawy w różnych apelacjach to i odbiera dokumenty w każdej z nich i do każdej musi się osobno   zalogować. To spore utrudnienie, które zwiększa możliwość przypadkowego pominięcia ważnego pisma - zaznacza. 

Czytaj w LEX: Praktyczne aspekty doręczeń pism procesowych za pośrednictwem komornika sądowego oraz e-doręczeń w postępowaniu egzekucyjnym >>>

 

Potrzebna komunikacja w obie strony, ale krok po kroku 

Prawnicy uważają, że czas pójść dalej. Zresztą takie postulaty wysuwają też samorządy prawnicze. "Dalej" oznacza m.in. przejście do komunikacji w obie strony. Prezes Łukowski uważa, że to by pełnomocnicy, obrońcy wnosili pisma poprzez portal, jest możliwe. Ale w jego ocenie działania muszą być stopniowe - np. najpierw możliwość wzajemnego e-doręczania pism przez pełnomocników.  

- Pełnomocnicy zyskują - bo nie muszą tego robić przez pocztę i nie ma sytuacji, że pełnomocnik drugiej strony pojawia się na rozprawie, a nie dostarczono mu jeszcze dokumentów nadanych pocztowo dwa dni wcześniej. To by też spowodowało, że zaczęlibyśmy budować z takich pism akta elektroniczne - wszyscy byli więc zadowoleni - mówi. Dodaje, że kolejnym segmentem mogłoby być składanie pism procesowych - na początek pism w toku sprawy. - To też dałoby nam daleko idące możliwości, bo jeśli przyjmiemy jakiś katalog pism, które pełnomocnik musi złożyć elektronicznie czy z odpisem elektronicznym, czy nada elektronicznie  - np. apelacje, to my też możemy ją doręczyć przeciwnikowi elektronicznie. Oczywiście potrzebna jest decyzja ustawodawcy bo problemy mogą pojawić się na etapie Sądu Najwyższego i tego czy np. można dopuścić złożenie apelacji tylko elektronicznie - zaznacza sędzia.

Mecenas Siadlak dodaje, że możliwość wzajemnego doręczania sobie pism przez pełnomocników w ramach portalu byłaby oczywiście bardzo przydatnym rozwiązaniem i ułatwiłaby obrót pism. -  Przy założeniu, że nie będzie wpadek np. technicznych i portal będzie działać. Dzisiaj mamy taką sytuację, że w portalu są dostępne głównie pisma generowane przez sąd. Druga rzecz jest taka, że trzeba byłoby usprawnić umieszczanie pism w portalu ponieważ  zdarza się, że orzeczenie jest dawno wydane a w portalu nie jest umieszczone. Powinno to  odbywać się automatycznie zgodnie z zasadą - coś jest w aktach to jest i w portalu - dodaje.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.