Zasady działania pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych regulują przepisy rozporządzenia w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy, w myśl których rachunkowość PKZP jest prowadzona zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi zasad prowadzenia rachunkowości tj. zgodnie z ustawą o rachunkowości.
W związku z deregulacją zawodów, dla prowadzenia ksiąg rachunkowych czy sporządzania sprawozdań finansowych nie jest potrzebna licencja księgowego. Zatem osoba ta nie musi posiadać wykształcenia kierunkowego, jak również nie musi legitymować się zdanym egzaminem zawodowym z potwierdzoną licencją nadawaną przez Ministerstwo Finansów. Osoba wyznaczona przez kierownika jednostki budżetowej do prowadzenia rachunkowości tej jednostki może więc ją prowadzić nie mając specjalnych uprawnień ani wykształcenia kierunkowego.
Tak więc osoba oddelegowana przez kierownika zakładu pracy do prowadzenia rachunkowości w PKZP, która działa przy tym zakładzie, nie musi spełniać wymogów w zakresie wykształcenia, doświadczenia ani posiadać szczególnych uprawnień. Tym samym, odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie dokumentacji księgowej PKPZ przez oddelegowanego pracownika leży po stronie wspomnianego kierownika zakładu pracy.
Jednostki budżetowe, mające założony rachunek bankowy dla celów prowadzenia pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych powinny pamiętać, by rachunek taki był prowadzony jako rachunek odrębny od rachunku bieżącego jednostki budżetowej z opcją, że będzie on prowadzony w formie subkonta bankowego.
