Warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów strat w majątku firmy

Przy prowadzeniu działalności gospodarczej często dochodzi do strat w majątku firmy z powodu np. kradzieży czy też pożaru. Czy każdą stratę w majątku firmy można zaliczyć do kosztw uzyskania przychodw? Jakie warunki trzeba spełnić, aby zaliczanie strat do kosztw nie zakwestionowały organy podatkowe? Jak właściwie udokumentować stratę powstałą w środkach obrotowych?

Jaka strata nie stanowi kosztu podatkowego?

W myśl przepisów ustaw: o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

• • strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych, o których mowa w art. 22 h ust. 1 pkt 1,
• • strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności (art. 23 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Z zasad ogólnych obu ustaw o podatkach dochodowych wynika, że podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie koszty, pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub też może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wśród kosztów podlegających wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów przepisy nie wymieniają strat w towarach, co oznacza, że straty te mogą być – co do zasady – uznane za koszt uzyskania przychodów. Podatnicy powinni jednak pamiętać o tym, że nie zawsze strata w środkach obrotowych firmy może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Każdy przypadek powinien być oceniany indywidualnie.
Każdy przypadek poniesionej straty wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego bądź pośredniego związku z przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia konkretnego przychodu. W odniesieniu do strat w majątku obrotowym nie można co prawda twierdzić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Stanowią one jednak element kosztowy w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym każdy przypadek zaliczenia strat do kosztów musi być rozpatrywany indywidualnie pod kątem ich zaliczenia do kosztów.

Warunki pozwalające zaliczyć stratę do kosztów

Z wiążących interpretacji podatkowych dotyczących omawianej kwestii można wywnioskować, że zaliczenie przez podatników strat w środkach obrotowych do kosztów uzyskania przychodów powinno być oceniane w każdym przypadku pod kątem:

• całokształtu prowadzonej działalności,
• sytuacji, w której doszło do ubytków (ubytki naturalne, zdarzenia losowe, klęski żywiołowe),
• formy udokumentowania strat, np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, protokół Policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenia szkody w zakładzie ubezpieczeń.

Przyczynienie się podatnika do powstania straty

Podatnicy powinni mieć na uwadze, że nie mogą automatycznie zaliczać do kosztów podatkowych każdej poniesionej straty. Nie można zaliczać do kosztów podatkowych strat, które są następstwem niewłaściwego lub nieracjonalnego działania podatnika. Wskazuje na to orzecznictwo sądowe. Na przykład w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia z dnia 6 czerwca 2007 r., sygn. akt I SA/Gd 114/2007 sąd ten stwierdził, że podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów straty wywołanej tylko i wyłącznie z jego winy, a wynikającej z zaniedbań, których racjonalnie działający podmiot gospodarczy nie popełniłby.
W przypadku np. kradzieży uznaje się, że tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych. Organy podatkowe przyjmują, że pieniądze uznaje się za należycie zabezpieczone, jeśli przedsiębiorca w celu ich ochrony przed kradzieżą przestrzegał wymagań określonych między innymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 129, poz. 858). W interpretacjach podatkowych organy podatkowe przyjmują na przykład, że kradzież środków obrotowych z rachunku firmowego przedsiębiorcy można uznać za koszty uzyskania przychodu wyłącznie w sytuacji jeśli kradzież karty płatniczej nastąpiła w wyniku napadu, a przedsiębiorca podjął wszelkie działania w celu zabezpieczenia swoich środków, w tym we właściwym czasie zawiadomił organy ścigania o kradzieży oraz bank o konieczności zablokowania konta.

Właściwe udokumentowanie straty jako warunek jej zaliczenia do kosztów

Jak wspomniałam wyżej, w razie powstania straty w środkach obrotowych, np. na skutek kradzieży czy też pożaru, niezbędne jest jej właściwe udokumentowanie. Tylko w ten sposób można zaliczyć taką stratę do kosztów uzyskania przychodów.
Jak zostało zaznaczone, dokumentami dowodzącymi powstania straty mogą być np. protokół opisujący zdarzenie, jego datę, przyczynę, dokładne obliczenie wielkości straty, protokół Policji w przypadku kradzieży bądź zgłoszenia szkody w zakładzie ubezpieczeń. W przypadku strat spowodowanych pożarem, na podatniku również spoczywa ciężar udokumentowania straty. Takim dokumentem mogą być np. protokoły szkód sporządzone przez podatnika, protokoły straży pożarnej itp.