Warto organizować “dni otwartych drzwi”

Wśród różnych form komunikowania się firmy z otoczeniem bezpośrednie i osobiste spotkanie z potencjalnymi klientami w podczas dni otwartych drzwi, choć wymaga włożenia dużego wysiłku organizacyjnego i ma stosunkowo niewielki zasięg, jest warty rozważenia.

Tego typu wydarzenia w przypadku firm świadczących usługi profesjonalne stwarzają dla odwiedzających znakomitą okazję do niezobowiązującego zapoznania się z ofertą usług i uzyskania wszelkich potrzebnych informacji bezpośrednio od usługodawcy podczas osobistego kontaktu w nim. Podczas “dni otwartych drzwi” można zaprezentować kancelarię poprzez indywidualne konsultacje lub wykłady połączone z możliwością zadawania pytań.

Zaproszenia można kierować do poszczególnych osób lub posłużyć się plakatami czy ogłoszeniami prasowymi, wpisami na portalach społecznościowych i forach dyskusyjnych. W zaproszeniu należy podać nazwę firmy i adres, termin organizacji wydarzenia, dane do kontaktu z osobą, z którą należy kontaktować się jeśli konieczne jest wcześniejsze potwierdzenie udziału oraz co będzie tematem wydarzenia (program, harmonogram). Warto postarać się o partnera w organizowaniu “dni otwartych” - zaletą takiego rozwiązania może być uatrakcyjnienie, obniżenie kosztów, uwiarygodnienie wydarzenia, podniesienie jego prestiżu lub lepsze nagłośnienie (np. współpraca z mediami).
Przygotowując się do organizacji “dni otwartych drzwi” dobrze jest opracować dokładny plan przygotowań i scenariusz przebiegu takiego wydarzenia, określając m.in. kto jest odpowiedzialny za przygotowanie materiałów informacyjnych i nagłośnienie wydarzenia, za powitanie gości, kto wygłosi wykład, kto będzie czuwał nad poczęstunkiem itd.
Koszty organizacji “dni otwartych drzwi” obejmują wynagrodzenie za pracę osób zaangażowanych w organizację, poczęstunek, prezenty (gadżety), przygotowanie i druk materiałów informacyjnych, dostosowanie lokalu do przyjęcia gości.

Organizacja “dni otwartych drzwi” nie powinna zbiegać się w czasie z innymi wydarzeniami, ważnymi dla lokalnej społeczności i uwzględniać dni wolne, święta, długie weekendy, okresy urlopowe itp.
“Dni drzwi otwartych” nie należy traktować jako akcji reklamowej - jest to typowy instrument public relations, dlatego goście nie powinni odnieść wrażenia, że są traktowani przede wszystkim jako potencjalni klienci. Powinni mieć poczucie, że mają okazję zajrzeć “za kulisy” i dowiedzieć się o niej więcej niż to, co wynika z materiałów reklamowych i - co najważniejsze - osobiście spotkać się z przedstawicielami firmy organizującej wydarzenie.

Opracowano na podstawie: Krystyna Wojcik, Public relations wiarygodny dialog z otoczeniem, Oficyna a Wolters Kluwer business, Warszawa 2013.