W którym momencie ująć w kosztach fakturę za energię elektryczną otrzymaną po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego?

Ekspert Vademecum Głównego Księgowego odpowiada na pytanie Użytkownika programu:Czy w 2016 r. mogę uznać za koszt uzyskania przychodu część kosztów dotyczących zużycia energii za rok 2015?Fakturę za energię otrzymaliśmy w maju 2016 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok 2015. Faktura dotyczy opłaty za energię za okres od października 2015 r. do marca 2016 r.

Odpowiedź:

W Państwa sytuacji raczej nie powinno budzić wątpliwości organu podatkowego, iż przedmiotowe wydatki będą rozliczone jako koszt podatkowy w 2016 r.

Więcej informacji i narzędzi znajdziesz w programie Vademecum Głównego Księgowego Bądź na bieżąco ze zmianami prawnymi i korzystaj z aktualnych materiałów

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

W ust. 5a u.p.d.o.f. wskazano, iż koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

1) sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo

2) złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

– są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

A zatem jeżeli poniesiony koszt można bezpośrednio odnieść do osiągniętego przychodu, wówczas powinien on być uwzględniony w rachunku podatkowym, w tym roku, w którym osiągnięty został przychód.

Z kolei koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Przy czym zgodnie z art. 22 ust. 5d u.p.d.o.f. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Jak wskazuje Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej, ILPB3/423-6/11-4/MM z dnia 1 kwietnia 2011 r. (...) Odstąpienie od zasady potrącalności kosztów możliwe jest tylko wtedy, gdy zarachowanie kosztu w danym roku podatkowym nie było możliwe, np. gdy podatnik otrzymał fakturę (rachunek) dotyczącą danego roku podatkowego z opóźnieniem – po zamknięciu ksiąg rachunkowych i złożeniu zeznania - wówczas koszt ten potrąca się w roku, w którym faktycznie został poniesiony. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 5b koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 5a pkt 1 albo pkt 2, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane jest zeznanie.

Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w Interpretacji indywidualnej z dnia 30 sierpnia 2012 r., ILPB3/423-207/12-2/EK wskazuje, iż koszt podatkowy powstaje w dniu faktycznego zaksięgowania kosztu w księgach rachunkowych. Dopiero bowiem ujęcie (zaksięgowanie) kosztu w księgach rachunkowych określa datę powstania kosztu podatkowego (...) koszty uzyskania przychodów o charakterze pośrednim, udokumentowane fakturami, które wpłynęły do Spółki po wstępnym zamknięciu ksiąg, a przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za dany rok, ujęte jako koszty bilansowe roku następnego, stanowią koszty podatkowe w miesiącu/roku ich zarachowania w księgach rachunkowych, tj. koszty podatkowe roku następnego.

Uwzględniając powyższe uwagi w Państwa sytuacji raczej nie powinno budzić wątpliwości organu podatkowego, iż przedmiotowe wydatki będą rozliczone jako koszt podatkowy w 2016 r.

Przemawia za tym zarówno charakter wydatku (faktura za media to koszt pośredni) jak też fakt, iż została otrzymana już po zatwierdzeniu sprawozdania.

Artur Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 10.06.2016 r.