W naszej firmie wdrażany jest system zarządzający SAP, w tym moduł rachunkowość, jednak przecież funkcjonowanie wszystkich modułów znajduje odzwierciedlenie w rachunkowości. Program SAP zawiera wiele błędów - formalnoprawnych, w pewnych aspektach jest niezgodny z polską ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi. Ponieważ program ten wdraża nasza niemiecka spółka-matka, moje argumenty i prośby o dostosowanie programu do polskiego prawa na nią nie działają. Chcę napisać do polskiej dyrekcji pismo, że nie ponoszę odpowiedzialności za skutki bilansowo-podatkowe działania tego systemu.
Czy to jest konieczne i czy jest wystarczające? W jaki sposób główny księgowy może zupełnie zwolnić się od odpowiedzialności pracowniczej, karno-skarbowej i wynikającej z ustawy o rachunkowości?
Niestety, ale główny księgowy nie może się zupełnie zwolnić od odpowiedzialności. Moim zdaniem główny księgowy powinien o nieprawidłowościach działania komputerowego systemu księgowego poinformować kierownictwo. Główny księgowy powinien na piśmie przedstawić kierownikowi jednostki prawidłowy (zgodny z ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi) sposób rozliczenia operacji gospodarczych, wykazując jednocześnie brak możliwości prawidłowego ich wprowadzenia do ksiąg rachunkowych. Niestety, zdarza się, że kierownictwo wywiera presję na głównego księgowego, a ten później nie uniknie odpowiedzialności. Należy także pamiętać, że zgodnie z art. 16 § 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 z późn. zm.) "nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu". Dlatego też warto się postarać, aby odpowiednie polecenia dotyczące księgowań kwestionowanych przez głównego księgowego kierownik jednostki wydał na piśmie (np. polecenie służbowe).
Pracownik, zgodnie z art. 115 i 119 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - k.p., odpowiada za szkodę rzeczywistą do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. A zatem gdyby księgowy wyrządził szkodę umyślnie, odpowiadałby w pełnej wysokości. Biorąc pod uwagę przepisy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), główny księgowy ponosi odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych w przypadku przyjęcia tego rodzaju odpowiedzialności na piśmie. Jednak każdy pracownik, a więc także główny księgowy, odpowiada za należyte wykonanie swoich obowiązków na zasadach określonych w przepisach k.p. Główny księgowy będzie zatem odpowiadał np. za nieterminowe zamknięcie ksiąg rachunkowych czy nieterminowe sporządzenie sprawozdania finansowego.
Kodeks karny skarbowy wskazuje, że za przestępstwa lub wykroczenia skarbowe odpowiada jako sprawca także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.
Podsumowując, główny księgowy jako osoba odpowiedzialna za rachunkowość jest obowiązany rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki.