Przedmiot i zakres prowadzonej ewidencji księgowej dotyczącej VAT jest ściśle związany z charakterem tego podatku i sposobem jego rozliczania. Ewidencja prowadzona na potrzeby podatku od towarów i usług musi pozwalać na oddzielne ustalenie kwoty podatku należnego i kwoty podatku naliczonego oraz finalne ich rozliczenie.
Z uwagi na rozrachunkowy charakter podatku od towarów i usług nie jest on co do zasady elementem wyniku finansowego, lecz jest kategorią rozrachunkową. Stąd ewidencja księgowa VAT odbywa się przede wszystkim na kontach rozrachunkowych, które są odpowiednio rozbudowane dla celów sporządzenia deklaracji VAT i analiz prowadzonych przez kierownictwo jednostki.
Do podstawowych kont niezbędnych do ewidencjonowania VAT należą następujące konta:
1) "VAT należny",
2) "VAT naliczony",
3) "Korekty VAT naliczonego",
4) "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT".
Konto "VAT należny" służy do ewidencji kwot podatku należnego, wynikających m.in. z faktur dotyczących sprzedaży towarów i usług, faktur wewnętrznych (lub innych dowodów) dokumentujących obowiązek podatkowy w WNT itd. Kwoty podatku należnego są księgowane po stronie Ct tego konta; po tej stronie księguje się również zwiększenia podatku należnego wynikające z faktur korygujących, a po stronie Dt - odpowiednio zmniejszenia. Na koniec okresu rozliczeniowego po stronie Dt następuje przeniesienie (na podstawie deklaracji VAT) podatku należnego za dany okres rozliczeniowy na konto "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT".
Analogicznie funkcjonuje konto "VAT naliczony". Strona Dt tego konta służy do ujmowania kwot podatku naliczonego, dającego prawo do jego odliczenia oraz zwiększenia, wynikające z otrzymanych faktur korygujących. Z kolei zmniejszenia VAT naliczonego, będące skutkiem obniżenia kwoty podatku na fakturze korygującej, są księgowane po stronie Ct tego konta. Strona Ct służy także do przeksięgowania na konto "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT" na koniec okresu rozliczeniowego kwoty podatku naliczonego podlegającej odliczeniu w bieżącym okresie rozliczeniowym.
Przy ewidencji księgowej ograniczonej do wymienionych wyżej kont, konta "VAT należny" i "VAT naliczony" mogą wykazywać na koniec okresu salda końcowe, będące skutkiem rozliczania podatku od towarów i usług w czasie (gdy moment powstania obowiązku podatkowego lub prawa do odliczenia przypada w kolejnym okresie rozliczeniowym). W sytuacji gdy na dzień bilansowy konto "VAT należny" wykazuje saldo Ct, należy je zaprezentować w bilansie w grupie B pasywów, w pozycji "Inne rezerwy". Z kolei saldo Dt konta "VAT naliczony" należy przedstawić w grupie B aktywów, w pozycji "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".
Konto "Korekty VAT naliczonego" jest niezbędne zarówno u podatników wykonujących czynności opodatkowane VAT, jak i u podatników zwolnionych od tego podatku. Służy ono do ujmowania korekty podatku naliczonego dokonywanej po zakończeniu roku podatkowego, obliczanej na podstawie rzeczywistej struktury sprzedaży opodatkowanej do sprzedaży ogółem w zakończonym roku podatkowym.
Okresowe rozliczenie w księgach rachunkowych podatku od towarów i usług odbywa się przy wykorzystaniu konta "Rozrachunki publicznoprawne z tytułu VAT". Na konto to należy przeksięgować na koniec okresu rozliczeniowego:
1) kwotę podatku należnego, stanowiącą zobowiązanie wobec urzędu skarbowego za dany okres rozliczeniowy;
2) kwotę podatku naliczonego z prawem do odliczenia w bieżącym okresie rozliczeniowym;
3) ewentualne korekty podatku naliczonego wynikające z zastosowania ostatecznego współczynnika korekty.
Konto to może wykazywać saldo Ct, oznaczające kwotę do zapłaty na rzecz urzędu skarbowego (zobowiązanie), lub saldo Dt, będące nadwyżką podatku naliczonego nad należnym. Saldo Ct wykazuje się w bilansie, w grupie B pasywów, w pozycji "Zobowiązania z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń". Z kolei saldo Dt prezentuje się w bilansie, w grupie B aktywów, w pozycji "Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń".
Zasady ujmowania okresowego rozliczenia VAT w księgach rachunkowych przedstawia schemat, z którym można się zapoznać w książce Katarzyny Zaniewskiej „VAT. Podstawowe zasady i ujęcie w rachunkowości”.
W książce „VAT. Podstawowe zasady i ujęcie w rachunkowości” omówiono w sposób przejrzysty i zrozumiały zasady opodatkowania podatkiem od towarów i usług transakcji w obrocie krajowym i międzynarodowym. Przedstawiono również zasady dokumentowania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji gospodarczych obciążonych VAT.
