Do końca 2008 r. obowiązywała przy rozliczaniu wynagrodzeń metoda kasowa w pełnym tego słowa znaczeniu. Od 1 stycznia 2009 r. nadal ona obowiązuje, ale w ograniczonym zakresie. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 57 - 57a oraz ust. 7d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - u.p.d.o.p. (odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 55 - 55a oraz ust. 3d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm. – u.p.d.o.f.) do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4 - 9 oraz w art. 18 u.p.d.o.f., a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, jak również nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek. Zasada ta znajduje odpowiednie zastosowanie do składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym zawsze są wyłączone z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów). Metoda kasowa dotyczy zatem świadczeń:
1) ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy (od dnia 1 stycznia 2009 r. z ograniczeniami),
2) z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną (od dnia 1 stycznia 2009 r. z ograniczeniami),
3) z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,
4) z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,
5) otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,
6) na rzecz osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej,
7) otrzymywanych przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,
8) z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością - z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,
9) uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,
10) z praw majątkowych, w szczególności z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw. Zgodnie z kasową metodą w przypadku przychodów z powyższych źródeł koszt u pracodawcy powstaje w tym samym momencie co przychód u osoby otrzymującej świadczenie. Tymczasem w myśl art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W przypadku świadczeń wypłacanych w gotówce, świadczeń rzeczowych lub innych nieodpłatnych świadczeń przychód powstaje przede wszystkim w momencie faktycznej wypłaty (wydania towaru, świadczenia usługi itp.). Przychodem są jednak również świadczenia postawione do dyspozycji, czyli świadczenia, które czekały na odbiór pracownika.
Pracownik otrzymuje wypłatę w gotówce w dniu 28 danego miesiąca. Z powodu urlopu wynagrodzenie odebrał jednak dopiero 3 dnia następnego miesiąca. Mimo tego, że faktycznie otrzymał wynagrodzenie w miesiącu następnym, przychód powstał już w danym miesiącu z uwagi na fakt, iż pieniądze zostały pracownikowi postawione do dyspozycji.
Pewien problem występuje przy przelewach. W przypadku obrotu bezgotówkowego momentem otrzymania będzie dzień uznania rachunku bankowego pracownika, zleceniobiorcy itp. jako rachunku wierzyciela. Należy jednak zauważyć, iż uznanie, że przychód powstaje w momencie, gdy pieniądze wpłyną na konto pracownika, jest nieracjonalne. Pracodawca często nie ma możliwości stwierdzenia, kiedy faktycznie pracownik otrzymał wynagrodzenie, a nawet jeśli by mu się to udało, robienie list płac byłoby koszmarem – mogłoby się bowiem okazać, iż pracownik otrzymał w ciągu miesiąca dwie wypłaty, a w innym wcale. Oznaczałoby to konieczność korygowania listy płac i bałagan wśród kosztów uzyskania przychodów. Tym samym powszechnie przyjmuje się, że przychód powstaje wtedy, gdy został zrobiony przelew, a nie wtedy, gdy przelew został otrzymany.
Pracodawca zrobił przelew 30 dnia danego miesiąca. Pieniądze dotarły do pracownika 1 dnia miesiąca następnego. Trzymając się ściśle przepisów ustawy – przychód powinien powstać w miesiącu następnym. Racjonalność nakazuje jednak uznać, iż przychód powstał w danym miesiącu.
Wynagrodzenia rozliczane zgodnie z metodą kasową mogą być zatem zaliczane do kosztów uzyskania wtedy, gdy stanowią u beneficjenta przychód podatkowy.
2. Memoriałowa metoda rozliczania wynagrodzeń
Od dnia 1 stycznia 2009 r. zgodnie z art. 15 ust. 4g-4h u.p.d.o.p (odpowiednio art. 22 ust. 6ba i 6bb u.p.d.o.f) należności ze stosunku pracy (stosunków pokrewnych), zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy oraz świadczenia z tytułu członkowstwa w spółdzielniach rolnych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się zasady dotychczasowe (wynagrodzenie jest kosztem w momencie wypłaty).
Wynagrodzenie za styczeń wypłacone jest w lutym do 10 dnia tego miesiąca. Zachowanie reguły z kodeksu pracy powoduje, iż może być ono zaliczone już do kosztów stycznia. Przy metodzie kasowej byłoby kosztem lutego.
Powyższe przepisy są dość niejednoznaczne. Warunkiem zastosowania metody memoriałowej jest dokonanie wypłaty (postawienie do dyspozycji) w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Powstaje pytanie co w sytuacji, gdy pracodawca naruszył termin z umowy, ale dochował terminu kodeksowego.