1. Podatnicy obowiązani do rejestracji VAT-UE
Podatników obowiązanych do zgłaszania zamiaru wykonywania/wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (czyli do rejestracji VAT-UE) określają przepisy art. 97 ust. 1-3 u.p.t.u. Obowiązek ten ciąży zatem na:
1) czynnych podatnikach VAT dokonujących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (zob. art. 97 ust. 1 u.p.t.u.); pojęcie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów definiują przepisy art. 13 u.p.t.u.;
2) czynnych podatnikach VAT dokonujących wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (zob. art. 97 ust. 1 u.p.t.u.); pojęcie wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów definiują przepisy art. 9-12 u.p.t.u.;
3) podatnikach niebędących podatnikami VAT czynnymi oraz osób prawnych niebędących podatnikami, u których występują wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów (zob. art. 97 ust. 2 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 97 ust. 2 w zw. z art. 10 ust. 6 u.p.t.u.);
4) podatnikach (zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatnikach niebędących czynnymi podatnikami VAT) nabywających usługi, do których zastosowanie ma art. 28b u.p.t.u. (przepisy tego artykułu mają zastosowanie do większości usług świadczonych dla podatników), jeżeli usługi te stanowią u podatnika import usług (zob. art. 97 ust. 3 pkt 1 u.p.t.u.); przyjmuje się, że – mimo, że nie wynika to wprost z treści przepisów – obowiązek rejestracji VAT-UE powstaje na skutek nabywania wskazanych usług tylko od podatników z innych państw członkowskich (nie zaś od wszystkich zagranicznych podatników);
5) podatnikach (zarówno czynnych podatnikach VAT, jak i podatnikach niebędących czynnymi podatnikami VAT) świadczących usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u., a więc podatnikach świadczących usługi, do których stosuje się art. 28b u.p.t.u. (jak zostało wskazane powyżej, przepisy tego artykułu mają zastosowanie do większości usług świadczonych dla podatników), na rzecz podatników lub osób prawnych niebędących podatnikami zidentyfikowanych na potrzeby VAT, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (Polski), innych niż zwolnionych od podatku lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca (zob. art. 97 ust. 3 pkt 2 u.p.t.u.).
2. Forma rejestracji VAT UE
Zgłoszenie zamiaru wykonywania wymienionych powyżej czynności dokonywane jest przez złożenie lub aktualizację zgłoszenia VAT-R z wypełnioną częścią C.3 (wzór zgłoszenia VAT-R określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 55, poz. 539 z późn. zm.; obecnie obowiązujący wzór zgłoszenia VAT-R – oznaczony indeksem 9 – wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 listopada 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 201, poz. 1543), tj. z zaznaczonym kwadratem w poz. 59, 60 lub 61 oraz wskazaną datą rozpoczęcia czynności w poz. 62 zgłoszenia VAT-R. Skutkiem dokonania zgłoszenia jest zarejestrowanie przez naczelnika urzędu skarbowego podmiotu jako podatnika VAT UE (zob. art. 97 ust. 4 u.p.t.u.) oraz potwierdzenie – na formularzu VAT-5UE - zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT-UE (zob. art. 97 ust. 9 u.p.t.u.).
To, który z kwadratów (w poz. 59, 60 czy 61) jest zaznaczany, zależy od rodzaju podatnika dokonującego zgłaszającego wykonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych (dokonującego rejestracji VAT UE). I tak:
1) czynni podatnicy VAT – niezależnie od rodzaju transakcji wewnątrzwspólnotowych, które będą wykonywać – dokonują zgłoszenia przez zaznaczenie kwadratu w poz. 59 zgłoszenia VAT-R oraz wskazanie daty rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 tego zgłoszenia,
2) podatnicy niebędący podatnikami VAT czynnymi oraz osoby prawne niebędące podatnikami, u których występować będą/występują wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów dokonują zgłoszenia przez zaznaczenie kwadratu w poz. 60 zgłoszenia VAT-R oraz wskazanie daty rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 tego zgłoszenia,
3) podatnicy niebędący podatnikami VAT czynnymi, zamierzający nabywać/nabywający usługi, do których zastosowanie ma art. 28b u.p.t.u., jeżeli usługi te stanowią u podatnika import usług, jak również podatnicy zamierzający świadczyć/świadczący usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u., dokonują zgłoszenia przez zaznaczenie kwadratu w poz. 61 zgłoszenia VAT-R oraz wskazanie daty rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 tego zgłoszenia.
Zauważyć należy, że w poz. 59 i 61 VAT-R zgłaszane jest wykonywanie więcej niż jednego rodzaju czynności (czterech w poz. 59 oraz dwóch w poz. 61). W praktyce oznacza to, że zgłaszając zamiar wykonywania jednej z tych czynności podatnicy zgłaszają jednocześnie wykonywanie pozostałych. W konsekwencji ewentualne późniejsze rozpoczęcie wykonywania pozostałych czynności wymienionych w danej pozycji nie jest konieczne.
Dodać należy, że może się zdarzyć, iż zarejestrowany jako podatnik VAT-UE czynny podatnik VAT przestanie być czynnym podatnikiem VAT (np. na skutek wyboru zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 u.p.t.u.), jak również iż zarejestrowany jako podatnik VAT-UE podatnik niebędący VAT czynnym zarejestruje się jako czynny podatnik VAT. Z sytuacją taką wiąże się konieczność zaktualizowania danych w poz. 59-61 zgłoszenia VAT-R (data rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 pozostaje w mojej ocenie bez zmian), tj. konieczność zaznaczenia kwadratu 60 lub 61 (zamiast 59) w pierwszej sytuacji albo konieczność zaznaczenia kwadratu w poz. 59 (zamiast kwadratu w poz. 60 lub 61) w drugiej sytuacji.
Wskazać także należy, że z treści zgłoszenia VAT-R wynika, że właściwe dla podatnika kwadraty w poz. C3 zaznaczać należy również w przypadku aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego. Dotyczy to również aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego niezwiązanego z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, np. zmiany danych podatnika czy zmiany rodzaju składanych deklaracji VAT.
Podatników obowiązanych do zgłaszania zamiaru wykonywania/wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (czyli do rejestracji VAT-UE) określają przepisy art. 97 ust. 1-3 u.p.t.u. Obowiązek ten ciąży zatem na:
1) czynnych podatnikach VAT dokonujących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (zob. art. 97 ust. 1 u.p.t.u.); pojęcie wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów definiują przepisy art. 13 u.p.t.u.;
2) czynnych podatnikach VAT dokonujących wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (zob. art. 97 ust. 1 u.p.t.u.); pojęcie wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów definiują przepisy art. 9-12 u.p.t.u.;
3) podatnikach niebędących podatnikami VAT czynnymi oraz osób prawnych niebędących podatnikami, u których występują wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów (zob. art. 97 ust. 2 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 2 oraz art. 97 ust. 2 w zw. z art. 10 ust. 6 u.p.t.u.);
4) podatnikach (zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatnikach niebędących czynnymi podatnikami VAT) nabywających usługi, do których zastosowanie ma art. 28b u.p.t.u. (przepisy tego artykułu mają zastosowanie do większości usług świadczonych dla podatników), jeżeli usługi te stanowią u podatnika import usług (zob. art. 97 ust. 3 pkt 1 u.p.t.u.); przyjmuje się, że – mimo, że nie wynika to wprost z treści przepisów – obowiązek rejestracji VAT-UE powstaje na skutek nabywania wskazanych usług tylko od podatników z innych państw członkowskich (nie zaś od wszystkich zagranicznych podatników);
5) podatnikach (zarówno czynnych podatnikach VAT, jak i podatnikach niebędących czynnymi podatnikami VAT) świadczących usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u., a więc podatnikach świadczących usługi, do których stosuje się art. 28b u.p.t.u. (jak zostało wskazane powyżej, przepisy tego artykułu mają zastosowanie do większości usług świadczonych dla podatników), na rzecz podatników lub osób prawnych niebędących podatnikami zidentyfikowanych na potrzeby VAT, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (Polski), innych niż zwolnionych od podatku lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca (zob. art. 97 ust. 3 pkt 2 u.p.t.u.).
2. Forma rejestracji VAT UE
Zgłoszenie zamiaru wykonywania wymienionych powyżej czynności dokonywane jest przez złożenie lub aktualizację zgłoszenia VAT-R z wypełnioną częścią C.3 (wzór zgłoszenia VAT-R określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 kwietnia 2004 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 55, poz. 539 z późn. zm.; obecnie obowiązujący wzór zgłoszenia VAT-R – oznaczony indeksem 9 – wprowadziło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 listopada 2009 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 201, poz. 1543), tj. z zaznaczonym kwadratem w poz. 59, 60 lub 61 oraz wskazaną datą rozpoczęcia czynności w poz. 62 zgłoszenia VAT-R. Skutkiem dokonania zgłoszenia jest zarejestrowanie przez naczelnika urzędu skarbowego podmiotu jako podatnika VAT UE (zob. art. 97 ust. 4 u.p.t.u.) oraz potwierdzenie – na formularzu VAT-5UE - zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT-UE (zob. art. 97 ust. 9 u.p.t.u.).
To, który z kwadratów (w poz. 59, 60 czy 61) jest zaznaczany, zależy od rodzaju podatnika dokonującego zgłaszającego wykonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych (dokonującego rejestracji VAT UE). I tak:
1) czynni podatnicy VAT – niezależnie od rodzaju transakcji wewnątrzwspólnotowych, które będą wykonywać – dokonują zgłoszenia przez zaznaczenie kwadratu w poz. 59 zgłoszenia VAT-R oraz wskazanie daty rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 tego zgłoszenia,
2) podatnicy niebędący podatnikami VAT czynnymi oraz osoby prawne niebędące podatnikami, u których występować będą/występują wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów dokonują zgłoszenia przez zaznaczenie kwadratu w poz. 60 zgłoszenia VAT-R oraz wskazanie daty rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 tego zgłoszenia,
3) podatnicy niebędący podatnikami VAT czynnymi, zamierzający nabywać/nabywający usługi, do których zastosowanie ma art. 28b u.p.t.u., jeżeli usługi te stanowią u podatnika import usług, jak również podatnicy zamierzający świadczyć/świadczący usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u., dokonują zgłoszenia przez zaznaczenie kwadratu w poz. 61 zgłoszenia VAT-R oraz wskazanie daty rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 tego zgłoszenia.
Zauważyć należy, że w poz. 59 i 61 VAT-R zgłaszane jest wykonywanie więcej niż jednego rodzaju czynności (czterech w poz. 59 oraz dwóch w poz. 61). W praktyce oznacza to, że zgłaszając zamiar wykonywania jednej z tych czynności podatnicy zgłaszają jednocześnie wykonywanie pozostałych. W konsekwencji ewentualne późniejsze rozpoczęcie wykonywania pozostałych czynności wymienionych w danej pozycji nie jest konieczne.
Dodać należy, że może się zdarzyć, iż zarejestrowany jako podatnik VAT-UE czynny podatnik VAT przestanie być czynnym podatnikiem VAT (np. na skutek wyboru zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 u.p.t.u.), jak również iż zarejestrowany jako podatnik VAT-UE podatnik niebędący VAT czynnym zarejestruje się jako czynny podatnik VAT. Z sytuacją taką wiąże się konieczność zaktualizowania danych w poz. 59-61 zgłoszenia VAT-R (data rozpoczęcia wykonywania czynności w poz. 62 pozostaje w mojej ocenie bez zmian), tj. konieczność zaznaczenia kwadratu 60 lub 61 (zamiast 59) w pierwszej sytuacji albo konieczność zaznaczenia kwadratu w poz. 59 (zamiast kwadratu w poz. 60 lub 61) w drugiej sytuacji.
Wskazać także należy, że z treści zgłoszenia VAT-R wynika, że właściwe dla podatnika kwadraty w poz. C3 zaznaczać należy również w przypadku aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego. Dotyczy to również aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego niezwiązanego z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, np. zmiany danych podatnika czy zmiany rodzaju składanych deklaracji VAT.