Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 13 stycznia 2012 r., udzielonej na wniosek pracodawcy zatrudniającego ponad 300 osób. Każda z pracowników miał dostęp do elektronicznej poczty wewnętrznej, zabezpieczonej loginem i hasłem w prywatnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa. Wymóg szyfrowania przesyłek e-mailowych wynika z ustawy o podpisie elektronicznym. Zgodnie z nią, dane w postaci elektronicznej muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dopiero wtedy wywoła takie same skutki prawne, jak dokumenty opatrzone własnoręcznym podpisem.
Zgodnie z art. 39 ustawy o PIT do końca lutego 2014 r. płatnicy mają obowiązek wysłać PIT – 11 swoim podatnikom, czyli osobom zatrudnionym na umowę o pracę i współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych. Dokument ten muszą być wysłane zarówno podatnikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu dla każdego podatnika. Jeśli obowiązek poboru zaliczek ustał w ciągu roku (np. w wyniku zmiany pracy), płatnik przekaże taką informację na pisemny wniosek podatnika, w ciągu 14 dni. Do końca lutego firmy muszą też sporządzić PIT-40, czyli roczne obliczenie podatku za tych pracowników, którzy przed 10 stycznia złożyli wniosek o rozliczenie przez pracodawcę (PIT-12).
Z reguły pracodawcy przekazują PIT – 11 w formie papierowej, osobiście swoim pracownikom i współpracownikom. Jeśli nie ma takiej możliwości, wysyłają pocztą. Pozostaje też forma e-mailowa, ale pod warunkiem zaszyfrowania maila. Więcej>>>
PIT-11 nie może być przesłany w niezabezpieczonym mailu
PIT- 11, czyli imienną informację o dochodach i pobranych zaliczkach za poprzedni rok, pracodawca może przesłać pracownikowi pocztą elektroniczną tylko wtedy, gdy zaszyfruje ją tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, za pomocą specjalnego certyfikatu. Nie można wysłać tego dokumentu w formacie PDF w niezabezpieczonym mailu.