Jeżeli wartość danej należności jest istotna, wystąpiła przesłanka uzasadniająca dokonanie odpisu, a mimo wszystko go nie utworzymy, to sporządzone sprawozdanie finansowe może spotkać się z zarzutem nierzetelności.
Artykuł 35b ustawy o rachunkowości reguluje kwestie związane z odpisami aktualizującymi należności. Zgodnie z tym przepisem, wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:
1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;
2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;
3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;
4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.
Jeżeli zatem kontrahent spóźnia się z zapłatą należności, kwestionuje ją, został postawiony w stan likwidacji lub upadłości bądź też posiadamy wiedzę o innych problemach dłużnika, które mogą skutkować brakiem zapłaty należności, to są to istotne przesłanki, które mogą skutkować obowiązkiem utworzenia odpisu aktualizującego. Odpis nie musi być tworzony na całą wartość należności - odpisem można objąć jej część.
Ewidencja w księgach rachunkowych może wyglądać następująco:
- dokonanie odpisu:
Wn konto 765 Pozostałe koszty operacyjne lub konto 755 Koszty finansowe
Ma konto 280 Odpisy aktualizujące rozrachunki,
- rozwiązanie odpisu na skutek ustąpienia przesłanki dokonania odpisu aktualizującego (np. zapłaty należności):
Wn konto 280 Odpisy aktualizujące rozrachunki
Ma konto 760 Pozostałe przychody operacyjne lub konto 749 Przychody finansowe,
- wykorzystanie odpisu na skutek np. przedawnienia należności:
Wn konto 280 Odpisy aktualizujące rozrachunki,
Ma konto rozrachunkowe dłużnika, np. konto 201 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi niepowiązanymi.
Artykuł pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego