Opisane w treści pytania dowody są dowodami zewnętrznymi i nie wymagają wystawienia dodatkowo dowodów wewnętrznych; niekiedy niezbędne jest uzupełnienie treści tych dowodów (dotyczy to np. paragonów nie zawierających danych nabywcy).
Jak stanowi art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – dalej u.o.r., do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):

  1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
  2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
  3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dowód wewnętrzny nie może zatem być wystawiany wówczas, gdy dotyczy operacji pomiędzy jednostką a innymi podmiotami. Wyjątek zapisany został w art. 20 ust. 4 u.o.r.; zgodnie z nim w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Jeśli zatem jednostka otrzymała dowód zewnętrzny, nie uzupełnia go dodatkowo dowodem wewnętrznym.
Zgodnie z art. 21 u.o.r., dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
  5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty w piśmie z dnia 9 sierpnia 2007 r., I/423-41.1-418/07/ZDB, wyjaśnił:
"W związku z powyższym można zaksięgować drobne zakupy, pod warunkiem, że nie są opodatkowane podatkiem od towarów i usług (art. 20 ust. 4), takie jak: zakup usług taksówkarskich lub zakup kart telefonicznych na podstawie paragonów. Ponieważ dowód zakupu winien zawierać określenie stron operacji, przedsiębiorstwo ma obowiązek uzupełnić na dowodzie brakujące dane dopisując nazwę i adres Spółki. (...)"
Tak więc dowody zewnętrzne, otrzymane od innych podmiotów, a nie będące fakturami VAT – czyli np. wymienione w treści pytania polisy ubezpieczeniowe, wyciągi bankowe, paragony za przejazd autostradą itp. – wpisuje się do ksiąg rachunkowych bez wystawiania dodatkowo dowodów wewnętrznych, te bowiem mogą dotyczyć jedynie operacji wewnątrz jednostki (np. polecenie księgowania). Jeśli takie dowody zewnętrzne nie zawierają wszystkich informacji – dotyczy to np. otrzymanych paragonów – należy je uzupełnić stosownym opisem.