Przepisy nie obligują podatnika do posiadania kasy rezerwowej. Jej nabycie jest dobrowolne i powinno być umotywowane potrzebami konkretnej firmy. Warto jednak pamiętać o tym, że w przypadku awarii urządzenia rejestrującego jego naprawa może zająć kilka dni, a w sytuacji poważniejszej usterki – nawet tygodni.
- Zgodnie z prawem, brak zainstalowanej i sprawnej kasy uniemożliwia obsługę klientów. Wynika to m.in. z obowiązku prawidłowego zaewidencjonowania każdej transakcji, a więc wydania klientowi paragonu fiskalnego w momencie zakupu towaru lub usługi - wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.
Ulga na zakup pierwszej kasy fiskalnej
Korzystaniu z rezerwowego urządzenia fiskalnego towarzyszą te same procedury, co w przypadku stosowania kasy głównej. Oznacza to konieczność zgłoszenia go do Urzędu Skarbowego, jeszcze przed instalacją, oraz zafiskalizowania. Ze względu na możliwość uzyskania refundacji części kosztów poniesionych z tytułu zakupu pierwszej kasy, niezbędne jest prawidłowe wykonanie pierwszej czynności. Nie można również zapomnieć o konieczności poinformowania Urzędu Skarbowego o wprowadzeniu obydwu urządzeń w tryb fiskalny – w terminie 7 dni.
- Jeśli podatnik chce skorzystać z ulgi na pierwsze kasy, podstawową i rezerwową, powinien je zgłosić i zafiskalizować w tym samym momencie, przed rozpoczęciem rejestrowania obrotu. Dzięki temu będzie mógł odzyskać do 700 zł od każdej z nich, czyli nawet 1 400 zł. To zdecydowanie zmniejszy koszty zabezpieczenia firmy przed ewentualnym zawieszeniem świadczenia usług - tłumaczy Ciechowicz.
Obowiązki wynikające ze stosowania kasy rezerwowej
Przedsiębiorca będzie mógł zacząć rejestrować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej w każdej chwili. Warto jednak podkreślić, że prowadzenie ewidencji przy użyciu urządzenia fiskalnego zawsze wymaga przestrzegania kilku obowiązków.
- Wystawianie paragonów na kasie rezerwowej wiąże się z koniecznością wykonywania raportów dobowych i miesięcznych. Podatnik musi także przechowywać kopię wydrukowanych paragonów oraz poprawnie wypełnioną książkę serwisową. Oprócz tego, zarówno urządzenie stosowane do codziennej pracy, jak i zapasowe, trzeba zgłaszać do przeglądów technicznych nie rzadziej niż co dwa lata - podkreśla ekspert PCKF.
Komu opłaci się zakup urządzenia rezerwowego?
Istnieje kilka kwestii, które warto przemyśleć przed zainwestowaniem w zapasową kasę fiskalną. W szczególności decyzję warto umotywować tym, czy dodatkowe urządzenie w wyraźny sposób wpłynie na wysokość obrotu. Jeżeli firma nie obsługuje wielu klientów, konsekwencje przerwania sprzedaży mogą być niewielkie. Co innego w przypadku przedsiębiorstwa, które każdego dnia świadczy usługi praktycznie bez przerwy. Wtedy kasa rezerwowa z pewnością uchroni przed ewentualnymi stratami finansowymi.
- Wielu podatników decyduje się na praktyczne rozwiązanie: do codziennej pracy używają urządzenia nowszej generacji, cechującego się szeroką funkcjonalnością, natomiast w przypadku usterki technicznej mają do dyspozycji mniej zaawansowane i tańsze rozwiązanie technologiczne – podsumowuje Ciechowicz.
Adam Wagner