Po zamknięciu miesiąca kosztu nie można już zaksięgować

W przypadku otrzymania faktury kosztowej, której wartość ujęto w zawiązanej rezerwie w poprzednim, zamkniętym już miesiącu obrachunkowym, nie ma możliwości ujęcia jej jako podatkowego kosztu uzyskania przychodu w tym wcześniejszym okresie, nawet jeśli wpłynęła ona przed terminem zapłaty zaliczki na podatek dochodowym od osób prawnych za ten okres.

Nie jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów poprzedniego miesiąca kosztu, który został udokumentowany fakturą otrzymaną już po wyłączeniu możliwości dokonania zapisów w zamkniętym okresie. Wcześniejsze zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca, np. do 5 dnia roboczego następnego miesiąca, uniemożliwia dokonanie jakichkolwiek zapisów w księgach po ich zamknięciu. Tym samym, nie jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów w tym zamkniętym okresie kosztu, który został udokumentowany fakturą otrzymaną już po wyłączeniu możliwości dokonania zapisów w zamkniętym okresie. Pomimo tego, że koszt dotyczył zamkniętego miesiąca i mógłby zostać potrącony z przychodami przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy narastająco za ten miesiąc, gdyby księgi były jeszcze otwarte, to jednak brak możliwości ujęcia kosztu w księgach rachunkowych uniemożliwia uwzględnienie tego kosztu przy opłacaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Czytaj w LEX: Nieprawidłowości w korygowaniu błędów w dowodach księgowych >>>

Czytaj w LEX: Faktury korygujące w księgach rachunkowych >>>

Ważny moment zamknięcia ksiąg rachunkowych

Jeśli podatnik do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych danego miesiąca nie dysponuje fakturą, ani innym dokumentem spełniającym warunki przepisów o rachunkowości dla uznania go za prawidłowy dowód księgowy, może on jedynie utworzyć rezerwę na zobowiązania, albo raczej dokonać biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów, w celu wykazania prawidłowej sytuacji finansowej i majątkowej.

Ustawa  o podatku dochodowym od osób prawnych nie uznaje za koszt uzyskania przychodów rezerw, innych niż uznane przez tę ustawę za koszt podatkowy (art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT). Dotyczy to także biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, które są swego rodzaju rezerwami, a ponadto zostały wymienione  w art. 15 ust. 4e ustawy o CIT.

Zobacz również: Niektórzy podatnicy CIT mogą płacić zaliczki uproszczone >>

Czytaj w LEX: Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów a koszty podatkowe w podatku dochodowym od osób prawnych >>>

Rozwiązanie rezerwy a koszty uzyskania przychodów

Zatem w sytuacji, gdy faktura wpłynęła już po zamknięciu miesiąca, to księgowe ujęcie kosztu (podatkowego) następuje poprzez rozwiązanie rezerwy (biernego rozliczenia międzyokresowe kosztu), a to jest możliwe dopiero w miesiącu otrzymania faktury.

Organy podatkowe uważają, że za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto dany wydatek w księgach rachunkowych jako koszt, ale nie jako rezerwę, czy bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów. Z literalnego brzmienia przepisu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT wynika jednoznacznie, że ustawodawca uzależnia moment, w którym wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów od momentu ujęcia go w księgach zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Przy czym nie chodzi w tym przypadku o jakiekolwiek ujęcie wydatku w księgach (np. na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów), tylko jego ujęcie jako kosztu.

Dowód księgowy jest konieczny

Warunkiem zaksięgowania jakiegokolwiek zdarzenia w księgach rachunkowych jest posiadanie dowodu księgowego, zawierającego co najmniej elementy wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości. Wskazane byłoby dość ostrożne podejście do kwestii dokumentowania kosztów uzyskania przychodów dowodami zastępczymi w przypadku braku faktury, ponieważ nie można wykluczyć próby kwestionowania prawidłowości tych dowodów lub uzasadniania, że koszt ujęto w drodze utworzenia rozliczeń międzyokresowych kosztów lub rezerwy, a to wyklucza uznanie kosztu za koszt uzyskania przychodów.

Czytaj w LEX: Nota obciążeniowa (księgowa) - przypadki i zasady wystawiania >>>

Czytaj w LEX: Korygowanie błędów w księgach rachunkowych >>>

Trzeba jednocześnie pamiętać, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów pośrednio związanego z przychodami uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w razie ich braku - innego dowodu, z wyjątkiem rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4d-4e ustawy o CIT).

Jednostki stosujące zasady rachunkowości powinny w trakcie roku w ustalonym przez siebie terminie zamykać księgi miesiąca. Polega to na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w księgach danego okresu. Brak możliwości dokonywania zapisów w zamkniętym okresie, uniemożliwia z kolei ujęcie kosztu (dla celów podatkowych) w tym miesiącu, którego dotyczy, ponieważ, mimo tego, że z punktu widzenia zasad rachunkowości rezerwy tworzy się w ciężar kosztów, to nie są one uznawane za koszt uzyskania przychodów.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.