Lekarz prowadzący działalność gospodarczą wystawił nam rachunek za przygotowanie i wygłoszenie wykładu. Dodatkowo przekazał nam druk rozliczenia delegacji, w którym wykazał koszty biletów PKP, taxi, diety. Nie mamy żadnej pisemnej umowy.
Czy nie powinien tych kosztów z "delegacji" uwzględnić w wartości rachunku?
Czy możemy mu je wypłacić na podstawie tej delegacji i wypłata w całości będzie zwolniona z podatku dochodowym, jak w przypadku pracowników?
Wypłata wskazanych w pytaniu kwot obejmujących zwrot kosztów zależy od poczynionych z prelegentem ustaleń, mimo braku umowy na piśmie z pewnością została przecież zawarta umowa ustna. Świadczenia tego rodzaju powinny być jednak udokumentowane rachunkiem lub fakturą, stanowiącymi dowody księgowe transakcji przeprowadzonych z innymi podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Wartość tych świadczeń podatnik rozliczy i opodatkuje samodzielnie, jako przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, zaś jednostki nie będą obciążać obowiązki płatnika.
Nie sposób, opierając się na przedstawionych w pytaniu informacjach, rozstrzygnąć, czy przedstawione przez lekarza koszty biletów, taksi czy diet są mu należne i powinny zostać wypłacone. Zależy to bowiem od dokonanych z prelegentem ustaleń, z pewnością bowiem zawarta została jakaś umowa o wygłoszenie wykładu, choćby w formie ustnej.
Jeżeli jednak zapadnie decyzja o wypłacie świadczeń na pokrycie kosztów dojazdu i diet, to konieczne będzie, w celu ich rozliczenia, posiadanie odpowiednich dowodów księgowych. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą powinno się dążyć do dokumentowania wypłacanych należności fakturą bądź rachunkiem, dopiero to bowiem dokument wystarczający do ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r. Delegacja, rozumiana jako dowód wewnętrzny, wystarczająca jest bowiem jedynie dla dokumentowania objętych nią kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 2 pkt 5 r.p.k.p.r.). Oczywiście pamiętać należy, że wymienione wyżej koszty, by były zaliczalne do kosztów podatkowych, muszą posiadać związek przyczynowo-skutkowy z przychodami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
Po stronie prelegenta kwoty uzyskane tytułem zwrotu należności za diety, bilety i inne wydatki związane z przedstawionymi delegacjami będą stanowiły przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.f.). Przychodów tego rodzaju nie zalicza się bowiem do przychodów z umów o dzieło czy umów o podobnym charakterze (a więc źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 2 u.p.d.o.f.) wówczas, gdy uzyskiwane są na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 13 pkt 8 tiret 1 u.p.d.o.f.). Organizator konferencji nie będzie więc, wypłacając przedmiotowe należności, pełnił funkcji płatnika, musi jednak uzyskać od wykładowcy oświadczenie, że świadczone usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tego lekarza pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 41 ust. 2 u.p.d.o.f.).
Czy nie powinien tych kosztów z "delegacji" uwzględnić w wartości rachunku?
Czy możemy mu je wypłacić na podstawie tej delegacji i wypłata w całości będzie zwolniona z podatku dochodowym, jak w przypadku pracowników?
Wypłata wskazanych w pytaniu kwot obejmujących zwrot kosztów zależy od poczynionych z prelegentem ustaleń, mimo braku umowy na piśmie z pewnością została przecież zawarta umowa ustna. Świadczenia tego rodzaju powinny być jednak udokumentowane rachunkiem lub fakturą, stanowiącymi dowody księgowe transakcji przeprowadzonych z innymi podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Wartość tych świadczeń podatnik rozliczy i opodatkuje samodzielnie, jako przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, zaś jednostki nie będą obciążać obowiązki płatnika.
Nie sposób, opierając się na przedstawionych w pytaniu informacjach, rozstrzygnąć, czy przedstawione przez lekarza koszty biletów, taksi czy diet są mu należne i powinny zostać wypłacone. Zależy to bowiem od dokonanych z prelegentem ustaleń, z pewnością bowiem zawarta została jakaś umowa o wygłoszenie wykładu, choćby w formie ustnej.
Jeżeli jednak zapadnie decyzja o wypłacie świadczeń na pokrycie kosztów dojazdu i diet, to konieczne będzie, w celu ich rozliczenia, posiadanie odpowiednich dowodów księgowych. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą powinno się dążyć do dokumentowania wypłacanych należności fakturą bądź rachunkiem, dopiero to bowiem dokument wystarczający do ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r. Delegacja, rozumiana jako dowód wewnętrzny, wystarczająca jest bowiem jedynie dla dokumentowania objętych nią kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 2 pkt 5 r.p.k.p.r.). Oczywiście pamiętać należy, że wymienione wyżej koszty, by były zaliczalne do kosztów podatkowych, muszą posiadać związek przyczynowo-skutkowy z przychodami (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f.
Po stronie prelegenta kwoty uzyskane tytułem zwrotu należności za diety, bilety i inne wydatki związane z przedstawionymi delegacjami będą stanowiły przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.f.). Przychodów tego rodzaju nie zalicza się bowiem do przychodów z umów o dzieło czy umów o podobnym charakterze (a więc źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 2 u.p.d.o.f.) wówczas, gdy uzyskiwane są na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 13 pkt 8 tiret 1 u.p.d.o.f.). Organizator konferencji nie będzie więc, wypłacając przedmiotowe należności, pełnił funkcji płatnika, musi jednak uzyskać od wykładowcy oświadczenie, że świadczone usługi wchodzą w zakres prowadzonej przez tego lekarza pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 41 ust. 2 u.p.d.o.f.).