Pytanie
Spółdzielnia mieszkaniowa posiada samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, który w 2012 r. przeszedł dodatkowe badanie techniczne i ma wpis w dowodzie rejestracyjnym VAT-2. Jest wykorzystywany tylko do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Od 1 kwietnia 2014 r. spółdzielnia prowadzi ewidencję przebiegu. W związku z wykonywaniem zadań służbowych kierowca samochodu wykonuje od kilkunastu do kilkudziesięciu wyjazdów służbowych m.in. w celach zawiezienia pracowników do usuwania awarii na osiedlach, przywiezienia zakupionych materiałów itp.
Czy prawidłowe jest, wskazywanie w ewidencji przebiegu w kolumnie"opis trasy wyjazdu": Miasto-Leszno, bez podawania konkretnych ulic, trasy i ilość faktycznie przejechanych w ciągu dnia kilometrów?
Odpowiedź
Uważam, że Spółdzielnia postępuje nieprawidłowo wpisując jako opis trasy tylko nazwę miasta (Leszno). Prowadzona w ten sposób ewidencja nie potwierdza, że sposób wykorzystania samochodu przez podatnika wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Uzasadnienie
Na gruncie nowych przepisów obowiązujących od 1 kwietnia 2014 r. w przypadku większości pojazdów samochodowych dokonywanie pełnych odliczeń wymaga, między innymi, prowadzenia ewidencji ich przebiegu. Dotyczy to, między innymi, pojazdów samochodowych, które na gruncie przepisów obowiązujących do końca marca 2014 r. uprawniały do otrzymania adnotacji VAT-2.
Wymaganą treść ewidencji przebiegu ściśle określona przepisami art. 86a ust. 7 i 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) (nie jest natomiast określony obowiązujący wzór takiej ewidencji; w tym zakresie podatnicy mają swobodę). Jednym z elementów ewidencji przebiegu pojazdów są wpisy dotyczące każdego wykorzystania pojazdu, które w przypadkach, gdy osobą kierującą pojazdem jest podatnik lub pracownik podatnika muszą zawierać, między innymi, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd) oraz liczbę przejechanych kilometrów).
Zobacz: Chcesz odliczyć pełny VAT od samochodu musisz prowadzić ewidencję >>
Z przepisów nie wynika jak szczegółowy powinien być opis trasy. Teoretycznie nakaz opisywania trasy jako "skąd-dokąd" sugeruje, że należy wskazywać w ewidencji tylko miejsce początku i końca trasy. Takie postępowanie jest jednak ryzykowne, gdyż rodzi wątpliwość co do tego czy ewidencja przebiegu pojazdu potwierdza, że sposób wykorzystania pojazdu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (a temu właśnie służy ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona dla celów VAT).
Dlatego też Ministerstwo Finansów w wydanej broszurze pt. "Nowe zasady odliczania VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi" (broszura ta została opublikowana na stronach internetowych Ministerstwa - http://www.mf.gov.pl/) wyjaśniło, że "jeżeli osoba kierująca pojazdem realizuje w danym dniu kilka podróży służbowych, np. z Warszawy do Radomia, z Radomia do Puław, z Puław do Lublina i z Lublina do Warszawy, wówczas można dokonać jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego cel wyjazdu w poszczególnych miastach (np. nazwy zaopatrywanych sklepów), opis trasy (np. Warszawa – Radom – Puławy – Lublin – Warszawa), sumę przejechanych w tym dniu kilometrów".
Podobnie należy według mnie postępować w przypadku jazd lokalnych, tj. w takich przypadkach konieczne jest według mnie wskazanie w ewidencji przebiegu pojazdu wszystkich adresów miejsc stanowiących cel wyjazdu (nie jest zatem według mnie wystarczające wpisy typu "jazdy lokalne" czy wskazanie miasta). Tylko bowiem wskazanie wszystkich adresów tych miejsc powoduje, że ewidencja przebiegu pojazdu stanowić może dowód, że samochód nie był wykorzystywany do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.
Ze względu na powyższe uważam, że Spółdzielnia Mieszkaniowo postępuje nieprawidłowo wpisując jako opis trasy tylko nazwę miasta (Leszno). Prowadzona w ten sposób ewidencja nie potwierdza, że sposób wykorzystania samochodu przez podatnika wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, a więc nie jest spełniony jeden z warunków dokonywania pełnych odliczeń od wydatków dotyczących samochodów, które nie uprawniają do pełnych odliczeń ze względu na swoje cechy.
Zobacz także: Zmiany w zasadach odliczania VAT od samochodów firmowych >>
Zmieniły się zasady odliczania VAT od paliwa do samochodów firmowych >>
Odliczenie VAT wymaga dodatkowych badań technicznych pojazdów >>
Pytanie pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego >>