Pytanie

W jaki sposób anulować paragon fiskalny?
Podatnik prowadzi bar, w którym sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. W dniu 15 marca 2014 r. omyłkowo nabito sprzedaż papierosów na kwotę ponad 5000 zł i wydrukowano paragon. Następnie po zauważeniu pomyłki wybito prawidłową kwotę papierosów na kolejnym paragonie.
W jaki sposób anulować paragon z nieprawidłową kwotą?
Czy należy dokonać jakiś zapisów w PKPiR związanych z tą pomyłką, czy też tylko sprzedaż za marzec pomniejszoną o ten paragon z nieprawidłową kwotą?
Czy należy stworzyć jakieś dodatkowe dokumenty?

Odpowiedź

Niedokonaną transakcję należy wykazać w odrębnej, przeznaczonej specjalnie do tego celu, ewidencji. Do tej ewidencji należy załączyć również oryginał paragony dotyczący tej sprzedaży. Podstawą korekty zapisów w PKPiR będzie natomiast ww. ewidencja. Kwotę korekty przychodów wynikającą z ww. ewidencji należy wpisać ze znakiem minus lub kolorem czerwonym w księdze.

Uzasadnienie

Z przepisów § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363) – dalej r.k.r. wynika, że w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Jak wynika z powyższego w przypadku oczywistej pomyłki (za którą niewątpliwie uznać należy błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż) podatnik winien ująć tę (niebyłą) transakcję w specjalnie do tego celu przeznaczonej ewidencji. Przepisy nie określają jak taka ewidencja ma wyglądać, może to więc być specjalnie do tego celu przeznaczony zeszyt. Najistotniejszą okolicznością jest natomiast to, aby nieprawidłowy wpis dokonany na kasie rejestrującej wykazać w tej ewidencji wraz z opisem przyczyn dokonanego błędu oraz załączyć oryginał paragonu dotyczący błędnej transakcji.

Jednocześnie ww. przepisy wymagają, aby na kasie fiskalnej podatnik zaewidencjonował sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Natomiast odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób wykazać zaistniałą pomyłkę w podatkowej księdze przychodów i rozchodów odwołać się należy do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.) - dalej r.p.k.p.r.

Zgodnie z § 20 r.p.k.p.r. podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych lub miesięcznych.

Korygowania danych wynikających z ww. raportów dokonuje się na podstawie odrębnych ewidencji, czyli na podstawie ewidencji, o których mowa w § 3 r.k.r. Zapisy zmniejszające przychody dokonuje się ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 2 pkt 2 r.p.k.p.r.).

Pytanie pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego