W jakiej formie należy ją złożyć? W jakim terminie? Kiedy należy ją zaktualizować? Jakie mogą być konsekwencje niedopełnienia tych obowiązków? Odpowiedzi na wszystkie te pytania można znaleźć w poradniku Mariusza Gumoli i Łukasza Postrzecha "Informacja o pojazdach samochodowych VAT-26 na przykładach" opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.

Zgodnie z przepisami obowiązek złożenia tej informacji jest ściśle powiązany z obowiązkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Obowiązkowi złożenia informacji VAT-26 podlegają bowiem podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są zobowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Oznacza to, że omawiany obowiązek nie dotyczy podatników, którzy wykorzystują wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe niewymagające prowadzenia ewidencji przebiegu. Równocześnie jeżeli dany podatnik wykorzystuje wyłącznie do działalności gospodarczej różne rodzaje pojazdów (tj. takie, dla których musi prowadzić ewidencję przebiegu, oraz takie, dla których prowadzić tej ewidencji nie musi), wówczas w składanej informacji VAT-26 ma obowiązek zgłosić do urzędu skarbowego tylko te pojazdy, dla których wymagane jest prowadzenie dla potrzeb podatku VAT ewidencji ich przebiegu.

Nie podlegają więc zgłoszeniu do urzędu skarbowego w informacji VAT-26 pojazdy samochodowe wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji ich przebiegu. Po pierwsze chodzi tu o pojazdy samochodowe uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej ze względu na swoje szczególne warunki konstrukcyjne, zaś po drugie - o pojazdy samochodowe zwolnione z obowiązku prowadzenia dla nich ewidencji przebiegu. Zgłoszeniem w omawianej informacji nie są objęte również pojazdy niepodlegające w ogóle ograniczeniom w odliczaniu podatku naliczonego, tj. pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony oraz autobusy. Z oczywistych względów informacją VAT-26 nie obejmuje się także pojazdów samochodowych wykorzystywanych do tzw. celów mieszanych (tj. zarówno do celów działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych), bo przecież ograniczone prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od konieczności spełnienia żadnych specjalnych warunków formalnych.

Zobacz: Samochód w działalności gospodarczej >>

Informacja o pojazdach samochodowych, dla których prowadzona jest ewidencja ich przebiegu, jest kolejnym elementem "systemu zabezpieczającego", mającego zapobiegać nadużyciom polegającym na nieuprawnionym odliczaniu całego podatku naliczonego od wydatków samochodowych. Jak się wydaje, głównym celem tej informacji jest zapewnienie aparatowi skarbowemu wiedzy na temat pojazdów, które dają podatnikom prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego ze względu na faktyczny sposób ich użytkowania. Stanowi to niewątpliwie ułatwienie dla organów podatkowych przy sprawowaniu kontroli nad prawidłowością rozliczania przez podatników podatku VAT od wydatków samochodowych.

Należy jednak zauważyć, że nadmierny formalizm związany ze składaniem i aktualizowaniem informacji VAT-26 tworzy kolejne obszary, w których podatnicy są zupełnie niepotrzebnie narażani na popełnienie błędów mogących skutkować utratą pełnego prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków samochodowych oraz ewentualną odpowiedzialnością karną skarbową.

Ustawodawca, wprowadzając obowiązek składania informacji o pojazdach samochodowych objętych obowiązkiem prowadzenia ewidencji ich przebiegu, nie określił równocześnie ani szczegółowej treści, ani formy tej informacji. Zamiast tego upoważnił ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia w drodze rozporządzenia wzoru przedmiotowej informacji przy uwzględnieniu potrzeby zawarcia w niej danych pozwalających na identyfikację pojazdu samochodowego, w szczególności marki, modelu pojazdu i jego numeru rejestracyjnego, jak również daty poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem, a także potrzeby umożliwienia prawidłowej aktualizacji złożonej informacji. W wyniku realizacji tego upoważnienia minister finansów określił wzór omawianej informacji, nazywając ją "Informacją o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej" oraz nadając jej oznaczenie VAT-26.

Powyższe oznacza, że zarówno treść, jak i forma omawianej informacji nie zostały pozostawione swobodzie podatników. Podatnicy, wywiązując się z obowiązku złożenia omawianej informacji, są zmuszeni skorzystać z urzędowego formularza informacji VAT-26 oraz powinni zamieścić w nim wszystkie dane wymagane przez ministra finansów zgodnie z ustalonym wzorem formularza. W efekcie nie będzie równoznaczne z wypełnieniem omawianego obowiązku poinformowanie urzędu skarbowego o danym pojeździe w inny sposób niż na formularzu VAT-26, nawet gdyby podatnik zawarł w swojej "nieformalnej" informacji wszystkie dane wymagane formularzem ministra finansów