Dobra organizacja pracy, czyli jak zapanować nad czasem

Nie mam czasu na zarządzanie czasem, muszę zająć się swoją pracą - tak mówią osoby pochłonięte przez wir zajęć zawodowych. Warto jednak posłuchać rady eksperta od skutecznego działania, który twierdzi, że aby osiągać cele od czasu do czasu trzeba naostrzyć piłę.

W swojej książce „7 nawyków skutecznego działania” Stephen R. Covey pisze: : „drwal został zatrudniony do wyrębu drzew w lesie. Straszliwie się męczył przy wykonywaniu tej czynności i nie posuwał się naprzód ze swoją pracą, ponieważ jego piła była tępa. Przez las przechodził wędrowiec i zapytał drwala, dlaczego nie naostrzy swojej piły, na co drwal odpowiedział mu – nie mam na to czasu”.

Często jest tak, że działając „jak zawsze”, czyli rutynowo, bez zastanowienia się nad tym, czy można inaczej i lepiej, tracimy czas i narażamy się na olbrzymi stres, a to z kolei powoduje niższą efektywność – tak jak u drwala, który męczy się, ale nie chce poświęcić chwili po to, by pracować efektywniej.

Chociaż czas płynie nieubłaganie i pojęcie zarządzania czasem daje nam złudzenie, że jesteśmy w stanie nad nim zapanować, to bez wątpienia dobra organizacja pozwala czas lepiej wykorzystać.  Jednym ze sposobów jest ustalenie, w jakich godzinach pracujemy najbardziej produktywnie, to znaczy w którym przedziale doby jesteśmy w stanie pomyślnie załatwić wiele spraw w krótkim czasie. Dla każdego będą to inne okresy czasu – jedni potrafią najwięcej zdziałać wcześnie rano – pracując od 6.00 do południa, inni między 9.00 a 13.00, jeszcze inni późnym południem. Warto najtrudniejsze i najważniejsze zadania zaplanować sobie właśnie na okres największej produktywności. Szybszemu załatwieniu spraw sprzyja pogrupowanie ich w bloki, np. odpisywanie na maile, rozmowy telefoniczne, sprawy „na mieście”, spotkania itd. Aby uniknąć stresu warto zaplanować kolejny dzień poprzedniego wieczoru, a cały nadchodzący tydzień w niedzielę wieczorem, zapisując w kalendarzu planowane zadania, spotkania, wyjazdy itd. Aby odciążyć pamięć można korzystać z tradycyjnych planerów i terminarzy lub licznych aplikacji na komputer lub urządzenia mobilne. Wszystkie te czynności, których nie musimy wykonywać samodzielnie najlepiej delegować. Jeśli zależy nam na oszczędzaniu czasu koniecznie powinniśmy unikać tzw. pożeraczy czasu, czyli  nie dać się odciągnąć od zaplanowanej pracy przez przeglądanie portali internetowych (zwłaszcza społecznościowych), długich rozmów telefonicznych, pogaduszek ze współpracownikami itp.

W tym całym reżimie zmierzającym do okiełznania czasu konieczne jest zachowanie równowagi – błędem jest planowanie dnia co do minuty, bez  przerw na odpoczynek czy nieprzewidziane przesunięcia lub opóźnienia. W ciągu dnia powinniśmy też znaleźć czas na odświeżenie umysłu i chwilę dla siebie.