Zasady sporządzania formularzy rocznych PIT przedstawia Tadeusz Szczupaczyński-Dotryw w komentarzu praktycznym "Obowiązki płatnika związane z zamknięciem roku" opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.
Formularz PIT-4R składają płatnicy rozliczający zaliczki na podatek dochodowy, określeni w art. 31 i 33-35, 41 i 42a ustawy o PIT – m.in. pracodawcy, podmioty wypłacające świadczenia z działalności wykonywanej osobiście (m.in. z umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktów menedżerskich, sprawowania funkcji w zarządzie, uprawiania sportu itp.), z praw majątkowych (w tym autorskich), rolnicze spółdzielnie produkcyjne oraz inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną, organy zatrudnienia, areszty śledcze i zakłady karne, komornicy, którzy przejęli zobowiązania zakładu pracy. Dodatkowo składają go także osoby prowadzące gospodarstwo domowe, które przed 26 października 2007 r. zawarły umowę aktywizacyjną – obowiązek ten istnieje do końca obowiązywania tej umowy.
Deklaracja PIT-8AR składana jest na podstawie art. 42 ust. 1a ustawy o PIT. Formularz ten składają płatnicy zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych. Dotyczy to podmiotów zatrudniających cudzoziemców w ramach umów cywilnoprawnych, zawierających umowy cywilnoprawne do 200 zł, wypłacających dywidendy, odsetki czy świadczenia na rzecz emerytów i rencistów – byłych pracowników.
Nowością od 2016 r. jest podatek zryczałtowany w wysokości 70 proc. naliczany w przypadku uzyskania przychodu z tytułu:
1) odszkodowań przyznanych na podstawie przepisów o zakazie konkurencji, jeżeli zobowiązaną do zapłaty odszkodowania jest spółka, w której Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego, związek jednostek samorządu terytorialnego, państwowa osoba prawna lub komunalna osoba prawna dysponują bezpośrednio lub pośrednio większością głosów na zgromadzeniu wspólników albo na walnym zgromadzeniu, w tym także na podstawie porozumień z innymi osobami, w części, w której wysokość odszkodowania przekracza wysokość wynagrodzenia otrzymanego przez podatnika z tytułu umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług wiążącej go ze spółką w okresie sześciu miesięcy poprzedzających pierwszy miesiąc wypłaty odszkodowania;
2) określonych w umowie o pracę, której przedmiotem są czynności związane z zarządzaniem, lub umowie o świadczenie usług zarządzania zawartej ze spółką, o której mowa w pkt 1, odpraw lub odszkodowań z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę, której przedmiotem są czynności związane z zarządzaniem, lub umowy o świadczenie usług zarządzania lub rozwiązania jej przed upływem terminu, na który została zawarta, w części, w której ich wysokość przekracza trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia otrzymanego przez podatnika z tytułu umowy o pracę, której przedmiotem są czynności związane z zarządzaniem, lub umowy o świadczenie usług zarządzania wiążącej go ze spółką
Deklaracje PIT-4R i PIT-8AR mają charakter zbiorczy i są składane w urzędzie skarbowym płatnika. Pozwalają one określić organom podatkowym kwoty przysługujące od płatników oraz zweryfikować dokonywane przez nich wpłaty.
Obie deklaracje należy składać za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W papierze mogą je jednak składać jedynie podmioty rozliczające nie więcej niż 5 podatników. Jeżeli jednak deklaracje w imieniu płatnika sporządza podmiot wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej powinien on składać deklaracje w wersji elektronicznej bez względu na liczbę pracowników.