Dla każdego dziennika cząstkowego stosujemy odrębną numerację

Prowadząc dzienniki częściowe dla poszczególnych grup operacji należy stosować odrębną numerację zapisów dla każdego dziennika częściowego - wyjaśnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.

Pytanie

Czy w przypadku prowadzenia dzienników częściowych, numeracja w dzienniku operacji gospodarczych powinna być jedna w obrębie całego dziennika operacji gospodarczych, czy tylko w obrębie dziennika częściowego?
W chwili obecnej w produkowanym przez naszą firmę oprogramowaniu stosujemy odrębną numerację dla każdego dziennika cząstkowego w celu zachowania chronologii zapisów. Wynika to ze zróżnicowania dat operacji gospodarczych w odrębnych dziennikach częściowych.

Odpowiedź

Prowadząc dzienniki częściowe dla poszczególnych grup operacji należy stosować odrębną numerację zapisów dla każdego dziennika częściowego. Dotychczasowe postępowanie jednostki w tym zakresie jest więc prawidłowe.

Uzasadnienie

Dziennik jest księgą rachunkową ujmującą operacje gospodarcze w porządku chronologicznym, tj. według kolejności ich wystąpienia. Zasady prowadzenia dziennika określa art. 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. Artykuł 14 ust. 2 u.o.r. mówi, iż zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (tj. obroty) liczone w sposób ciągły.

Zgodnie z u.o.r. jednostka może:
a) prowadzić tylko jeden dziennik dla wszystkich operacji gospodarczych lub
b) prowadzić dzienniki częściowe dla poszczególnych grup operacji gospodarczych.

W myśl art. 14 ust. 3 u.o.r. w dziennikach częściowych grupuje się zdarzenia (operacje gospodarcze) według ich rodzajów. Oznacza to, iż jednostka może przykładowo prowadzić oddzielny dziennik dla: operacji bankowych, operacji kasowych, operacji zakupu, operacji sprzedaży itd. Każdy dziennik (także częściowy) stanowi odrębną księgę i dlatego obowiązuje w nim wymóg zawarty w art. 14 ust. 2 u.o.r. A zatem w każdym częściowym dzienniku zapisy muszą być kolejno numerowane, oddzielnie w poszczególnych dziennikach. Nie można stosować jednej numeracji wspólnej dla kilku bądź dla wszystkich dzienników częściowych.

Podkreślić należy, iż na koniec każdego okresu sprawozdawczego jednostka prowadząca dzienniki częściowe musi sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników (art. 14 ust. 3 u.o.r.).

Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego