Czy istnieje możliwość wystawienia faktury zaliczkowej przed wpłatą zaliczki?

Z obowiązujących regulacji prawnych wynika, że fakturę (zaliczkową) wystawia się po otrzymaniu zaliczki. Przepisy, które mają obowiązywać od 1 stycznia 2014 r. umożliwiać będą wystawianie faktur zaliczkowych przed przyjęciem zaliczki, lecz na razie jest to niemożliwe.

Pytanie

Podpisaliśmy kontrakt z firma ukraińską na wyprodukowanie urządzeń. Zapłata nastąpi poprzez akredytywę - najpierw zaliczka w wysokości 40 proc., a następnie 60 proc.. W akredytywie jest wymóg dostarczenia przez nas do banku faktury przed każdą płatnością.
Jak ma wygladać taka faktura, skoro pieniądze jeszcze nie wpłynęły, a urządzenia będą wykonane za pół roku?

Odpowiedź

Z obowiązujących regulacji prawnych wynika, że fakturę (zaliczkową) wystawia się po otrzymaniu zaliczki. Przepisy, które mają obowiązywać od 1 stycznia 2014 r. umożliwiać będą wystawianie faktur zaliczkowych przed przyjęciem zaliczki, lecz na razie jest to niemożliwe.
Do wyboru – jak się wydaje - pozostają dwa rozwiązania:
- po pierwsze, można zmieniać warunki uruchomienia akredytywy, przynajmniej w odniesieniu do pierwszej (zaliczkowej) płatności (z płatnością końcową nie powinno być problemu; fakturę wystawia się przecież po wykonaniu czynności) – tak, aby do wypłaty pierwszej transzy wystarczający był inny dokument;
- po drugie, można wystawić fakturę zaliczkową pro forma (wzywającą do zapłaty zaliczki); na tej podstawie próbować uruchomić akredytywę; zaś po otrzymaniu środków, tak czy inaczej trzeba byłoby wystawić "normalną" fakturę zaliczkową.

Uzasadnienie

Jak rozumiem, to Państwo macie wyprodukować urządzenia, o których mowa. Dostaniecie za nie płatności z banku obsługującego otwartą akredytywę, lecz pod warunkiem przedstawienia faktury.
Istotnie – z wystawieniem faktury zaliczkowej może być w tym kontekście pewien problem.

Z ogólnej regulacji zawartej w art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), wynika, że podatnicy mają obowiązek wystawić fakturę dokumentującą części należności otrzymywane przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura "zaliczkowa" generalnie zatem służy do udokumentowania otrzymanej zaliczki, a nie wzywa do zapłaty zaliczki.

Nawiązuje do tego brzmienie § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.), z którego wynika, że jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym ją otrzymano.

Z powyższych regulacji wynika zatem, że fakturę (zaliczkową) wystawia się po otrzymaniu zaliczki. Niekiedy wprawdzie sugeruje się, że przepisy określają tylko najpóźniejszy termin, w którym faktura powinna być wystawiona, natomiast nie ograniczają w żaden sposób początkowego terminu na wystawienie faktury.
Pogląd taki jednak trudno obronić. Po pierwsze z ustawy wynika, że faktura zaliczkowa ma dokumentować otrzymaną należność. Po drugie – na fakturze zaliczkowe ma się znaleźć chociażby "data otrzymania całości lub części należności, o której mowa, o ile taka data różni się od daty wystawienia faktury". Nie sposób umieścić takiej treści na fakturze zaliczkowej, gdyby wystawiać ją przed przyjęciem zaliczki.

Przepisy jakie mają obowiązywać od 1 stycznia 2014 r. umożliwiać będą wystawianie faktur zaliczkowych przed przyjęciem zaliczki, lecz na razie jest to niemożliwe. W związku z tym generalnie do wyboru pozostają dwa rozwiązania:
- po pierwsze można zmieniać warunki uruchomienia akredytywy, przynajmniej w odniesieniu do pierwszej (zaliczkowej) płatności (z płatnością końcową nie powinno być problemu; fakturę wystawia się przecież po wykonaniu czynności) – tak, aby do wypłaty pierwszej transzy wystarczający był inny dokument;
- po drugie – można wystawić fakturę zaliczkową pro forma (wzywającą do zapłaty zaliczki); na tej podstawie próbować uruchomić akredytywę; zaś po otrzymaniu środków, tak czy inaczej trzeba byłoby wystawić "normalną" fakturę zaliczkową. wprawdzie wystawiania faktur pro forma (w tym zaliczkowych pro forma) nie przewidują przepisy, lecz jest to zwyczajowe i akceptowalne zachowanie w obrocie gospodarczym; oczywiście pozostaje pytanie, czy bank zaakceptuje taką fakturę (zaliczkową pro forma).