Pytanie

Czy firma może przekazać pracownikowi PIT-11 za 2013 r. za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Odpowiedź

Pracodawcy wystawiający pracownikom informacje podatkowe o kwocie uzyskanego przychodu (PIT-11), mają możliwość przesłać je pracownikom za pomocą sieci internet, podpisując je bezpiecznym podpisem elektronicznym (e-podpisem).

Uzasadnienie

Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie Ministerstwa Finansów "Oprócz deklaracji dotyczących podatku VAT i CIT drogą elektroniczną mogą być składane także m.in. informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) oraz roczne obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (PIT-40). Deklaracje PIT-11 lub PIT-40 można w takiej formie przekazywać nie tylko do urzędów skarbowych, ale także samym pracownikom, co daje dodatkowe oszczędności. Taki sposób składania deklaracji preferuje m.in. Ministerstwo Finansów oraz izby i urzędy skarbowe". W interpretacji z 7 lipca 2011 r., (IBPBII/1/415-388/11/MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że: "przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy, na podstawie zawartych z tymi osobami umów cywilnoprawnych) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników. Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b o.p.). Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowy przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny)".

Tak samo stwierdza również WSA w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (I SA/Po 486/10). Wydawane orzeczenia choć potwierdzają w pełni możliwość przesyłania PIT-11 pracownikowi, zastrzegają zawsze, że informacja musi zawierać wszystkie niezbędne informacje. Wątpliwość dotyczy tego, czy informacja PIT-11 podpisana e-podpisem i przesłana na adres e-mail pracownika, posiada wypełnione wszystkie rubryki. Chodzi dokładnie o to, że po jej wydrukowaniu lub po uzyskaniu jej obrazu na ekranie monitora – nie będzie ona fizycznie podpisana przez pracodawcę, czyli będzie wyglądała tak, jakby pracodawca nie wypełnił pola, w którym należy umieścić podpis pod PIT-11. Przepisy ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) wymagają, żeby PIT-11 został podatnikowi przekazany, nie wskazując na formę tego przekazania.

Ustawodawca mówiąc o deklaracjach - rozumie przez to również zeznania, wykazy oraz informacje, do których składania obowiązani są, na podstawie przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci. Poprzez składanie powinno się rozumieć przekazywanie deklaracji organom podatkowym, a nie innym uczestnikom obrotu gospodarczego. Deklaracja PIT 11 jako wymagająca e-podpisu została wymieniona w rozporządzeniu z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 85). Zatem alternatywną metodą składania PIT-11 do Urzędu jest wysłanie go w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego połączone z otrzymaniem przez nadawcę urzędowego potwierdzenie odbioru.

Stąd też zarówno przesyłając PIT-11 do organu podatkowego, jak i pracownikowi – można posłużyć się formą elektroniczną z użyciem e-podpisu.