Zasady zamykania ksiąg rachunkowych, poszczególne etapy tego procesu oraz zasady dokonywania zapisów we wstępnie zamkniętych księgach rachunkowych, a także zasady ich przechowywania omawia Stanisław Koc w komentarzu "Roczne zamknięcie ksiąg rachunkowych" opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.
Zamknięcie roku – niezależnie czy jednostka stosuje rok obrotowy równy kalendarzowemu czy inny - może trwać przez pierwszy kwartał roku następnego. W tym okresie wpływają dokumenty księgowe dotyczące zarówno minionego, jak i nowego roku obrotowego. Dlatego, aby poprawnie ująć dokumenty w księgach właściwego roku, ich dekretacja wymaga wzmożonej uwagi. Szczególnej kontroli wymagają m.in. na przełomie roku:
1) faktury własne (za sprzedaż) i obce (z tytułu zakupu), gdyż zalicza się je do okresu (a więc roku objętego sprawozdaniem finansowym), w którym nastąpiły objęte nimi operacje; natomiast zgodnie z ustawą o VAT o ich zaliczeniu do danego okresu decyduje w zasadzie data wystawienia lub otrzymania faktury, mogą się więc kwalifikować do ujęcia w ewidencji VAT nowego roku obrotowego;
2) dostawy i usługi niefakturowane, potwierdzone dokumentami przyjęcia rzeczowych składników aktywów obrotowych i trwałych oraz protokołami odbioru robót i usług, na które brak jeszcze faktur, odzwierciedlane przez salda kredytowe kont rozliczenia zakupu;
3) nieotrzymane, lecz już opłacone dostawy (tzw. w drodze) materiałów, towarów i niefinansowych aktywów trwałych, udokumentowane otrzymanymi w roku obrotowym fakturami, odzwierciedlane przez salda debetowe kont rozliczenia zakupu;
4) odsetki od wykorzystanego kredytu, pobrane przez bank w roku następnym, w części dotyczącej roku poprzedniego, które stanowią koszty księgowe w jednym roku a podatkowe (po zapłaceniu) w innym.
Spełnienie wymogu kompletności ksiąg w zamykanym roku obrotowym determinuje kolejne czynności służące na ich wewnętrznym uzgodnieniu. Jak wskazano na księgi rachunkowe – służące do ewidencji danych dowodów księgowych – składają się:
- dziennik, ujmujący zapisy przenoszone z dowodów księgowych w porządku chronologicznym,
- księga główna, w której zapisy następują zarówno w porządku systematycznym, jak i chronologicznym,
- księgi pomocnicze uszczegółowiające obroty i salda księgi głównej
- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont pomocniczych.
Jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych, gdyż powstały na nowo lub stosowały podatkową księgę przychodów i rozchodów, są ponadto zobowiązane do posiadania wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza), potwierdzonego inwentaryzacją. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Nie mają one potrzeby sporządzania odrębnego inwentarza.
Księgi rachunkowe prowadzone za pomocą komputera
Przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera równoważną rolę – z wymienionymi urządzeniami: dziennikiem, kontami, zestawieniem obrotów i sald – pełnią zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem jest jednak posiadanie przez jednostkę oprogramowania zapewniającego realizację funkcji dziennika (ujęcie chronologiczne) i księgi głównej (ujęcie systematyczne), a zarazem możliwość uzyskiwania czytelnych informacji o zapisach dokonanych w księgach rachunkowych przez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
Księgi pomocnicze (analityka) i księga główna (syntetyka) są w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera zazwyczaj zintegrowane, w rezultacie czego obroty i salda kont księgi głównej wynikają z sumowania zapisów dokonywanych w pierwszej kolejności na kontach ksiąg pomocniczych.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wymaga zapewnienia samoczynnej kontroli ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów oraz sald. Z tego powodu, strony komputerowych wydruków ksiąg rachunkowych powinny być automatycznie numerowane, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej strony, oraz sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Na koniec roku obrotowego księgi rachunkowe wymagają wydrukowania albo przeniesienia ich treści na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, to jest – w zasadzie – 5 lat. Bez względu na przyjętą technikę prowadzenia księgi rachunkowe powinny być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego i okresu sprawozdawczego i wewnętrznie spójne, zachowujące ciągłość formalną i materialną.
Najpóźniej na dzień bilansowy podlegają uzgodnieniu:
- salda kont księgi głównej z saldami podbudowujących je kont ksiąg pomocniczych (jak wspomniano – przy komputerowym prowadzeniu ksiąg kolejność jest odwrotna);
- salda i obroty kont księgi głównej (syntetyka) z zestawieniem ich obrotów i sald;
- obroty dziennika (lub zestawienia dzienników częściowych) z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
Zamknięte księgi rachunkowe (konta księgi głównej, zestawienia obrotów i sald) powinny zawierać salda lub obroty wykazywane w sprawozdaniu finansowym - w bilansie oraz rachunku zysków i strat, przy uwzględnieniu, że w bilansie lub rachunku zysków i strat może następować łączenie, dzielenie lub kompensowanie (saldowanie) obrotów bądź sald poszczególnych kont księgi głównej względnie pozycji zestawienia obrotów bądź sald kont księgi głównej. Na ogół w ewidencji księgowej nie dzieli się należności i zobowiązań, rozliczeń międzyokresowych czy rezerw na krótko- i długoterminowe, ze względu na zmieniającą się w czasie ich kwalifikację. O wiele dogodniej jest podział taki uzyskać drogą analizy sald na dzień bilansowy.
Więcej na temat rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych w komentarzu opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.
