Gdyby zapytać różnych osób, czym tak naprawdę jest compliance, to zapewne nie uzyskalibyśmy jednej odpowiedzi, bo każdy rozumie go nieco inaczej. Z angielskiego to pojęcie tłumaczone jest zazwyczaj jako "zgodność" - to zespół procedur i systemów, których zadaniem jest zapewnienie zgodności działalności organizacji z regulacjami prawnymi, normami, zaleceniami. Trzeba myśleć o takiej zgodności dwutorowo: wewnątrz organizacji i na zewnątrz. W pierwszym zakresie będą to regulaminy i kodeksy stosowane przez pracowników. Na zewnątrz firmy to natomiast dobre praktyki wobec organów i kontrahentów, przestrzeganie lojalności kontraktowej.

 [-OFERTA_HTML-]

Ustawa o jawności

Informacja o rozpoczęciu prac nad projektem ustawy o jawności życia publicznego spowodowała, że wszyscy zaczęli mówić o compliance i obawiają się nowych regulacji. - Ta ustawa jawi się jako straszak, którego wszyscy się boimy. Postaramy się to odczarować - mówiła adw. Dominika Stępińska-Duch w czasie Compliance Day, zorganizowanego 21 marca 2018 roku przez kancelarię Raczkowski Paruch. Dodała, że polska ustawa o jawności jest konsekwencją tego, co dzieje się na świecie. FCPA, czyli Ustawa o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych, był wprowadzony w USA już 40 lat temu - takie regulacje w Polsce są nowością, ale nie na świecie - porządkowanie struktury biznesowej i tworzenie środowiska pracy, które będzie zdrowsze dla firm i pracowników. To tendencja ogólnoświatowa - zapewniła adwokat.
Wspomniany projekt ustawy o jawności życia publicznego nakłada na średnich i dużych przedsiębiorców obowiązek wdrożenia systemu antykorupcyjnego. Nad jego wdrożeniem będzie czuwać Centralne Biuro Antykorupcyjne oraz whistleblower - wewnętrzny i prokuratorski. O tym, jak uniknąć skutków karnych odpowiedzialności przewidzianej w tej ustawie mówił dr Damian Tokarczyk.

Projekt ustawy budzi wiele pytań praktycznych, bo wprowadza m.in. instytucję sygnalisty, a z perspektywy polskich doświadczeń takie donoszenie źle się kojarzy. Prokurator będzie mógł nadać status sygnalisty osobie zgłaszającej wiarygodne informacje o podejrzeniu popełnienia niektórych przestępstw. Taki status upoważni do zwrotu kosztów poniesionych na ochronę prawną w związku ze zgłoszeniem informacji o przestępstwie, ochrony umowy o pracę (bez zgody prokuratora sygnaliście nie będzie można będzie wypowiedzieć umowy o pracę w trakcie trwania postępowania i przez rok po jego zakończeniu), a także do dwuletniej odprawy, jeżeli bez zgody prokuratora pracodawca rozwiąże z sygnalistą umowę o pracę.

Paneliści zgodzili się, że nowe przepisy mogą być szansą na wewnętrzne wykrywanie nadużyć, a odpowiednio przygotowany i wdrożony system może pomóc w zbudowaniu przewagi konkurencyjnej. Jeśli firma wdroży kanał zgłaszania nieprawidłowości, to pracownicy mogą zyskać przekonanie, że ich głos jest słyszany i brany pod uwagę.

Pracownicy w social mediach

W trakcie Compliance Day eksperci mówili o compliance nie tylko z perspektywy ustawy o jawności, ale także z punktu widzenia mediów społecznościowych i nowych technologii. - Widzimy w naszej codziennej praktyce, że tak naprawdę żyjemy obecnie w dwóch światach: realnym i wirtualnym, a nasze przepisy za tym nie nadążają - mówiła adw. Dominika Stępińska-Duch. Coraz więcej osób dzieli się swoim życiem prywatnym i zawodowym w social mediach. Obie sfery przenikają się. Pracownicy często nie mają świadomości, że ich wypowiedzi, a nawet lajki mogą być postrzegane w sieci jako poglądy firmy. Gdzie w związku z tym zaczyna się prywatność pracownika? Jakie działania może podjąć pracodawca, jeśli pracownik narusza jego interes? Na te pytania próbowali odpowiedzieć prelegenci panelu "Social media a compliance": partnerzy kancelarii Raczkowski Paruch - dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska i Łukasz Kuczkowski oraz eksperci PwC Polska - Wojciech Szulc i Angelika Ciastek-Zyska.

Paneliści wyjaśnili, czy pracodawca może uregulować zasady korzystania przez pracowników z mediów społecznościowych. Nie sposób przecież zabronić pracownikom działalności w social mediach. Łukasz Kuczkowski polecał wprowadzenie reguł dotyczących m.in. oznaczania pracodawcy w publikowanych przez pracowników postach i komentarzach. Dodał, że jeśli firma nie ma takich regulacji, to pracownicy nie wiedzą, jak się zachowywać, a to rodzi zagrożenie. Pracownicy powinni szczególnie uważać przy publikowaniu informacji, które mogą ujawnić tajemnice przedsiębiorstwa. Eksperci podkreślali, że zgodnie z kodeksem pracy, obowiązkiem każdego pracownika jest dbanie o dobro zakładu pracy, dlatego edukacja zatrudnionych, pokazywanie zagrożeń i dobrych praktyk to najlepsze rozwiązanie. Ważne jest, by wypracować porozumienie w zakresie zasad korzystania z internetu tak, aby z jednej strony nie naruszyć prawa do prywatności pracownika, a z drugiej - chronić interes pracodawcy.

- Wydaje się, że teraz, kiedy jest wdrażane RODO i będziemy musieli wdrożyć klauzule i kodeks antykorupcyjny, wewnętrzne postepowanie wyjaśniające oraz kanały informowania o nieprawidłowościach, to jest to dobry moment, żeby porozmawiać z pracownikami i zacząć ich edukować w zakresie funkcjonowania w mediach społecznościowych i wdrożyć taką procedurę - mówiła adw. Dominika Stępińska-Duch.

- Pracodawca nie może nie zauważać, że życie toczy się teraz w internecie - podkreśliła r. pr. Angelika Ciastek-Zyska z PwC.