Czy dokumenty przechowywane w teczkach osobowych, które trafiły do archiwum, trzeba dostosować do RODO? Czy w związku z wejściem RODO trzeba np. usuwać z tych teczek np. imiona rodziców?

Odpowiada ekspert Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Ewa Podgórska-Rakiel:

Nie, dane zbierane przez pracodawcę do tej pory miały podstawę prawną w postaci obowiązujących przepisów i nie ma powodu aby te dane usuwać po dniu 25 maja.

Rozporządzenie* Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, zacznie obowiązywać w dniu 25 maja 2018 r. Z kolei projektowane pod kątem RODO zmiany w Kodeksie pracy jeszcze są procedowane i termin ich uchwalenia nie jest określony choć należy spodziewać się, że nowelizacja nastąpi już niedługo.

 [-OFERTA_HTML-]

Na mocy art. 88 ust. 1-2 RODO państwa członkowskie mają możliwość zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów rekrutacji, wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony własności pracodawcy lub klienta oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy. Przepisy te muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, w szczególności pod względem przejrzystości przetwarzania, przekazywania danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz systemów monitorujących w miejscu pracy.

Powyższy przepis oznacza, że ustawodawca unijny zezwolił na sprecyzowanie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych np. w Kodeksie pracy z czego polski ustawodawca skorzystał. W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 dokonuje się pewnych zmian np. w zakresie danych zbieranych podczas rekrutacji i w związku z przetwarzaniem danych osobowych pracownika. W żadnych jednak przepisach nie ma mowy o stosowaniu zasad RODO wstecz. Zbierane do tej pory dane osobowe od kandydatów na pracowników i pracowników miały podstawę prawną w obowiązujących przepisach. Choć nowelizacja powoduje, że niektóre z nich nie będą już przekazywane pracodawcy na podstawie ustawy np. imiona rodziców, to jednocześnie w żaden sposób ustawodawca nie ingeruje w to co było zgodne z przepisami pod rządami przepisów obowiązujących do tej pory. Zatem pracodawca nie ma obowiązku usuwania z akt danych zebranych wcześniej.

* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.