Wszystkie wymogi jakie musi spełniać maszyna i niezbędne dokumenty zawarte są w rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 21 października 2008 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn (Dz. U. Nr 199, poz. 1228) - dalej r.z.w.m. Dokumentacja techniczna maszyny obejmuje: ogólny opis maszyny; rysunek zestawieniowy maszyny i schematy obwodów sterowania, jak również istotne opisy i objaśnienia niezbędne do zrozumienia działania maszyny; rysunki szczegółowe, wraz z dołączonymi obliczeniami, wynikami badań, certyfikatami itp., niezbędne do sprawdzenia zgodności maszyny z zasadniczymi wymaganiami w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa; dokumentację oceny ryzyka przedstawiającą zastosowaną procedurę; wykaz zasadniczych wymagań w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa, które mają zastosowanie do maszyny; opis środków wdrożonych w celu wyeliminowania zidentyfikowanych zagrożeń lub zmniejszenia ryzyka oraz wskazanie ryzyka resztkowego związanego z maszyną, jeżeli ma to zastosowanie; zastosowane normy i inne specyfikacje techniczne, wskazujące zasadnicze wymagania w zakresie ochrony zdrowia i bezpieczeństwa objęte tymi normami; wszelkie sprawozdania techniczne podające wyniki badań przeprowadzonych przez producenta albo przez jednostkę wybraną przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela; kopię instrukcji maszyny; deklarację włączenia wmontowanej maszyny nieukończonej i odpowiednią instrukcję montażu takiej maszyny, jeżeli ma to zastosowanie; kopię deklaracji zgodności WE maszyn lub innych wyrobów włączonych do maszyny, jeżeli ma to zastosowanie; kopię deklaracji zgodności WE (załącznik nr 2 r.z.w.m.).
Deklaracja zgodności WE jest prawnym oświadczeniem o zgodności maszyny ze wszystkimi mającymi zastosowanie postanowieniami dyrektywy maszynowej 2006/42/WE, i tam gdzie to właściwe z postanowieniami innych mających zastosowanie przepisów UE.
Deklaracja zgodności WE powinna zawierać: nazwę i pełny adres producenta oraz jego upoważnionego przedstawiciela, jeżeli ma to zastosowanie; nazwisko i adres osoby mającej miejsce zamieszkania na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, upoważnionej do przygotowania dokumentacji technicznej; opis i dane identyfikacyjne maszyny, w tym ogólne określenie, funkcję, model, typ, numer seryjny i nazwę handlową; Zgodność z dyrektywą maszynową i innymi dyrektywami dotyczącymi maszyn. Wszystkie odniesienia musza być odniesieniami do przepisów opublikowanych w Dzienniku Urzędowym UE; nazwę, adres i numer identyfikacyjny jednostki notyfikowanej, oraz numer certyfikatu badania typu WE, jeżeli ma to zastosowanie; odniesienie do zastosowanych norm zharmonizowanych, jeżeli ma to zastosowanie; odniesienie do innych zastosowanych norm i specyfikacji technicznych, jeżeli ma to zastosowanie; miejsce i datę sporządzenia deklaracji (data podpisu musi być wcześniejsza niż umieszczenie na rynku lub oddanie do użytku maszyny); imię i nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do sporządzenia deklaracji w imieniu producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela (oryginał powinien być podpisany odręcznie i przechowywany przez producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, podpis może być następnie powielany na deklaracji zgodności towarzyszącej maszynie) - załącznik nr 3 r.z.w.m.
Podpisanie deklaracji zgodności upoważnia do umieszczenia oznakowania CE na maszynie. Znak CE na maszynie oznacza, że spełnia ona wszystkie wymagania, które jej dotyczą wynikające ze wszystkich dyrektyw, którym podlega. Elementy oznakowania CE powinny mieć tę samą wysokość, która nie może być mniejsza niż 5 mm. W przypadku maszyn o niewielkich rozmiarach dopuszcza się odstępstwo od tego warunku.
Oznakowanie CE musi być umieszczone w bezpośredniej bliskości nazwy producenta lub jego upoważnionego przedstawiciela, przy zastosowaniu tej samej techniki. W przypadku zastosowania procedury pełnego zapewnienia jakości, za oznakowaniem CE umieszcza się numer jednostki notyfikowanej (załącznik nr 4 r.z.w.m.).
Szczegóły dokumentacji dotyczące Instrukcji użytkowania maszyny znajdują się w § 59 ust. 1 r.z.w.m.