1. Kim jest mały pracodawca?

Na gruncie obowiązującej ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - dalej k.p., brak jest definicji małego pracodawcy. Co do zasady wspomniana ustawa różnicuje obowiązki pracodawców przyjmując za kryterium liczbę osób zatrudnionych u takich przedsiębiorców w ramach stosunku pracy, nie posługując się określeniem mały pracodawca. Wskazane określenie jest sformułowaniem potocznym i prawniczym, na które często natrafimy w różnych opracowaniach i to nie tylko z zakresu prawa pracy.

Kodeks pracy posługuje się tylko jedną definicją pracodawcy zawartej w art. 3. Zgodnie z nim, pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Definicja pracodawcy zawarta w art. 3 k.p. jest bardzo szeroka, gdyż do tej grupy zaliczają się m.in.: spółki prawa handlowego, przedsiębiorstwa, spółdzielnie, osoby fizyczne, jeżeli zatrudniają pracowników ale też i inne podmioty.

W konsekwencji tych rozważań nasuwa się pytanie, jak rozumieć określenie mały pracodawca?

Przez małego pracodawcę, co do zasady należy rozumieć takiego pracodawcę, który zatrudnia do 20 osób. W kontekście omawianej definicji nie ma znaczenia zysk jaki generuje pracodawca, gdyż kodeks pracy nie zawiera norm, które właśnie od osiągniętego dochodu lub przychodu uzależniałyby pozycję pracodawcy na gruncie prawa pracy.

W tym miejscu jednak należy zaznaczyć, że przepisy unijne wprowadziły definicję małego przedsiębiorstwa i mikroprzedsiębiorstwa. W obu definicjach zastosowano próg zatrudnienia i próg obrotu lub kwoty bilansu rocznego, od których uzależniono zakwalifikowanie przedsiębiorstwa do poszczególnej grupy bądź to małych przedsiębiorstw bądź mikroprzedsiębiorstw. Jednak polski kodeks pracy nie odwołuje się do podanych wyżej definicji.

Reasumując, w praktyce mały pracodawca to ten, który został określony w art. 3 k.p., zatrudniający nie więcej niż 20 pracowników.

Niniejszy poradnik stanowi próbę przeprowadzenia małego pracodawcy przez krętą drogę zagadnień i warunków, jakim musi sprostać każdy przedsiębiorca. Poradnik oscyluje wokół kluczowych problemów, z którymi pracodawcy stykają się na gruncie szeroko rozumianego prawa pracy, a także pokazuje na przykładach problematyczne kwestie i rozwiązania, które mogą być wykorzystane w praktyce.

2. Nawiązanie stosunku pracy przez małego pracodawcę

Pracodawcą w rozumieniu kodeksu pracy może być osoba fizyczna zatrudniająca pracowników. Co do zasady, osoba ta, dokonując czynności z zakresu prawa pracy odnoszące się do nawiązania stosunku, jest zobligowana do wszystkich czynności jakie składają się na tę czynność. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie związane z zatrudnieniem pracownika przez małego pracodawcę.

Nawiązanie stosunku pracy następuje w drodze zawarcia umowy. Zanim jednak do tego dojdzie pracodawca najczęściej decyduje się na mniej lub bardziej rozbudowany proces rekrutacji, podczas którego wyłania kandydata na dane stanowisko. Następnym krokiem są negocjacje związane z ustaleniem warunków zatrudnienia. Kiedy już strony dojdą do porozumienia i ustalą datę rozpoczęcia stosunku pracy można uznać, że proces rekrutacji jest zakończony. Najczęściej na ostatnim spotkaniu rekrutacyjnym przyszły pracodawca wręcza pakiet startowy dokumentów do zatrudnienia i skierowanie na badania lekarskie.

2.1. Pakiet startowy

Co to jest pakiet startowy?

Tym terminem pracodawcy określają zestaw dokumentów, jaki jest przekazywany pracownikowi do wypełnienia. W jego skład wchodzą:

  • kwestionariusz osobowy,
  • skierowanie na wstępne badania lekarskie,
  • formularz do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym członków rodziny,
  • zgoda na przelewanie wynagrodzenia na konto bankowe,
  • wykaz dokumentów, jakie pracownik powinien dostarczyć do pracodawcy,
  • oświadczenia pracownika o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem: 2 dni lub 16 godzin opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.), zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w przerywanym systemie czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy pracownika opiekującego się dzieckiem w wieku do 4 lat (art. 178 § 2 k.p.),
  • PIT 2, oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych lub zwykłych kosztów uzyskania przychodów i innych przewidzianych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych i przepisach podatkowych.

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że w obszarze uregulowań dotyczących rekrutacji i zatrudniania pracowników mały pracodawca ma co do zasady takie same prawa i obowiązki. Wyjątki w tym zakresie dotyczą dokumentacji jaka powstaje w związku z nawiązaniem stosunku pracy i obowiązku wydania regulacji wewnętrznych w postaci regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania czy premiowania.

2.2. Pozyskanie danych osobowych

W zakresie nawiązania stosunku pracy mały pracodawca co do zasady musi spełnić takie same kryteria, jak każdy inny podmiot zatrudniający większą liczbę pracowników. Mały pracodawca ma więc prawo żądać od przyszłego kandydata do pracy danych osobowych wymienionych w art. 22 § 1 k.p. Na katalog tych danych składają się:

  1. imię (imiona i nazwisko),
  2. imiona rodziców,
  3. datę urodzenia,
  4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  5. wykształcenie,
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W odniesieniu do pracownika pracodawca ma prawo żądać niezależnie od danych pozyskany powyżej, innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w kodeksie pracy. Dodatkowo pracodawca może żądać podania nr PESEL i innych danych, jeżeli ich obowiązek podania wynika z innych przepisów np. przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych czy przepisów podatkowych. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że pracodawca w kontekście ochrony, przetwarzania i przechowywania tych danych będzie zobligowany ustawą o ochronie danych osobowych.

2.3. Skierowanie na badania lekarskie

Przed rozpoczęciem pracy, ale po zakończeniu procesu rekrutacji, pracodawca ma obowiązek skierować pracownika na wstępne badania lekarskie, w celu uzyskania orzeczenia od lekarza medycyny pracy o zdolności lub braku zdolności wykonywania pracy na danym stanowisku. Mały pracodawca nie ma żadnych ułatwień w kontekście skierowania pracownika na badania lekarskie. W procesie zatrudnienia kosztem badań obciążony jest zawsze pracodawca. To on powinien wystawić skierowanie na wstępne badania lekarskie i skierować na nie pracownika do właściwej placówki.

Uwaga!

Nie można kosztem wykonania wstępnych badań lekarskich (ale też okresowych i kontrolnych) obciążać pracownika.

Proces uzyskania orzeczenia o zdolności lub niezdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku jest kosztem pracodawcy i nie można zobligować pracownika do ponoszenia jakichkolwiek obciążeń finansowych związanych z tym procesem (art. 229 § 6 k.p.).

2.4. Umowa o pracę

Po dostarczeniu wstępnych badań lekarskich i wypełnionych dokumentów z pakietu startowego, pracodawca będzie zobligowany przygotować umowę o pracę i informację uzupełniającą do umowy o pracę.

Mały pracodawca może zawrzeć każdy rodzaj umowy przewidziany kodeksem pracy tj. np. umowę na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony, na zastępstwo. Może też dokonywać zatrudnienia na podstawie innej niż kodeks pracy np. na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło).


Pamiętaj!
Nie wolno zatrudniać pracowników na podstawie np. umowy zlecenia, czy dzieło, gdy co do zasady pracownik w ramach takiej umowy będzie zobowiązany do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę za wynagrodzeniem.


Uwaga!
Mali pracodawcy często próbują zastąpić umowę o pracę umową zleceniem lub o dzieło. Taka forma jest dla nich korzystna od strony ponoszenia kosztów ubezpieczenia społecznego ale takie działanie nie zawsze jest uzasadnione stanem faktycznym i nie jest zgodne z prawem.

Pamiętaj!

Świadczenie pracy w okolicznościach wymienionych powyżej może być uznane za świadczenie pracy w ramach stosunku pracy i stanowi wykroczenie zagrożone jest karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 pkt 1 k.p.).

 

Umowa o pracę powinna zawierać następujące elementy:

  • rodzaj umówionej pracy,
  • miejsce wykonywania pracy,
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
  • wymiar czasu pracy,
  • termin rozpoczęcia pracy.

Umowa powinna zostać zawarta na piśmie.


Pracodawco pamiętaj!
Jeżeli nie zawarłeś umowy na piśmie powinieneś najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić na piśmie warunki zatrudnienia ze wskazaniem stron umowy i jej rodzaju.


Ważne!
Od 1 września 2016 r. pracodawca będzie miał obowiązek przedstawić pracownikowi umowę o pracę lub potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Za niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy pracodawcy będzie groziła kara grzywny.

Pracodawca, który nie zawrze przyrzeczonej umowy o pracę może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą, gdyż druga strona, tj. pracownik, może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej lub zapłaty stosownego odszkodowania zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.

Umowa o pracę zawarta z małym pracodawcą co do zasady powinna regulować wszystkie kwestie związane z wykonywaniem pracy u tego pracodawcy. Warto zwrócić uwagę, że mały pracodawca nie ma obowiązku wydania regulaminu wynagradzania. Zgodnie z art. 772 § 1 k.p., regulamin wynagradzania wydaje pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym. W takiej sytuacji mały pracodawca, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników, wszystkie kwestie związane z wynagrodzeniem i sposobem jego ustalania ma obowiązek zamieścić w umowie o pracę.


Ciekawostka!

Pracodawco, przed zawarciem umowy o pracę możesz zawrzeć umowę przedwstępną, która będzie zawierała zobowiązanie pracownika i pracodawcy do zawarcia umowy o pracę w przyszłości.


Uwaga!

Przez wynagrodzenie rozumie się nie tylko wynagrodzenie podstawowe (np. określone w stawce godzinowej czy miesięcznej), ale też pozostałe składniki wynagrodzenia w tym również premie, nagrody, rekompensaty. Tak więc w odniesieniu do małego pracodawcy powinien on zasady przyznawania tych składników i ich wysokość lub warianty ich naliczania określić w umowie o pracę.


Ciekawostka!

Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, a także umowa, której stroną jest konsument lub inne niż umowa dokumenty stosowane w obrocie z udziałem konsumentów, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.

Taki stan wynika z art. 8 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim.

2.5. Przygotowanie informacji uzupełniającej do umowy o pracę

Kolejnym etapem w procesie zatrudnienia, oprócz przygotowania umowy o pracę jest przygotowanie informacji uzupełniającej do umowy o pracę zgodnie z art. 29 § 1 k.p.

Każdy pracodawca (w tym również mały) ma obowiązek nie później niż w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy poinformować pracownika na piśmie o:

  1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  2. częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  3. wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,
  4. obowiązującego pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  5. układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty.


Uwaga!

Mały pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników, który nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy dodatkowo w informacji uzupełniającej ma obowiązek zawrzeć informacje o: porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jak widać, w stosunku do małych pracodawców rozszerzono zakres informacji, jakie ten pracodawca jest zobowiązany przekazać swoim pracownikom. Taka sytuacja wynika z faktu, iż nie jest on zobligowany do tworzenia regulaminu wynagradzania i regulaminu pracy, w które zawierają informacje dotyczące porządku organizacji pracy w zakładzie pracy.

2.6. Przeprowadzenie wstępnego szkolenia BHP

Kolejnym krokiem w procesie zatrudnienia jest przeprowadzenie wstępnego szkolenia BHP. W tym kontekście zarówno duży jak i mały pracodawca mają te same obowiązki. Różnica w zakresie obowiązków odnośnie zagadnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dotyczy tworzenia służby bhp.

Art. 23711 § 1 k.p. obliguje pracodawcę, który zatrudnia więcej niż 100 pracowników, do tworzenia służby BHP, której zadaniem jest pełnienie funkcji doradczej i kontrolnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca, który zatrudnia do 100 pracowników, powierza wykonywanie obowiązków w zakresie BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy.

Uwaga!

Pracodawca, który posiada ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby BHP, może sam wykonywać zadania tej służby pod warunkiem, że:

  • zatrudnia do 10 pracowników albo
  • zatrudnia do 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategoria ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

2.7. Inne obowiązki w obszarze BHP

W zasadzie w odniesieniu do realizacji obowiązków odnośnie BHP mały pracodawca nie otrzymał specjalnych ulg. To oznacza konieczność np. zagwarantowania odzieży roboczej, przestrzegania procedur w kontekście prowadzenia ewidencji wypadkowej oraz ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (na podstawie art. 2001 § 4 k.p.).

Pracodawcy zatrudniający młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe, czyli na podstawie umowy o pracę i jednocześnie zatrudniający mniej niż 20 pracowników (niezobowiązani do wydania regulaminu pracy), mają obowiązek w odrębnym akcie/dokumencie ustalić wykaz prac lekkich dozwolonych takim pracownikom.

Art. 2001 § 5 k.p. obliguje pracodawcę do zapoznania pracownika młodocianego przy pracach lekkich z wykazem takich prac przed przystąpieniem do pracy.

Należy też zwrócić uwagę na fakt, że mały pracodawca zamieszcza również wykaz występujących u niego prac, które są wzbronione kobietom (zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet, Dz. U. Nr 114, poz. 545, z późn. zm.). Pracodawca powinien tego typu informacje przekazać do wiadomości pracowników w skuteczny sposób np. w drodze obwieszczenia.

Obwieszczenie nie stanowi źródła prawa, natomiast stanowi rodzaj dokumentu zawierającego informacje pracodawcy adresowane do pracowników. Obwieszczenie co do zasady wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od daty jego ogłoszenia i podania do wiadomości pracowników. Natomiast publikacji obwieszczenia dokonuje się poprzez np. umieszczenie na tablicy ogłoszeń.

2.8. Ustalić i poinformować o systemach i rozkładach czasu pracy oraz okresach rozliczeniowych

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników (niezobligowani do wydania regulaminu pracy), a także nieobjęci układem zbiorowym pracy mają obowiązek ustalić:

  • systemy i rozkłady czasu pracy (za wyjątkiem przerywanego czasu pracy);
  • przyjęte okresy rozliczeniowe w obwieszczeniu.

Pracodawca jest ponadto zobowiązany zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy, a fakt ten powinien zostać udokumentowany pisemnym oświadczeniem pracownika. Składa się je do akt osobowych (część B).

3. Podsumowanie

W odniesieniu do nawiązania stosunku pracy i obowiązków realizowanych w procesie zatrudnienia mały pracodawca co do zasady został zrównany z każdym innym pracodawcą. Wyjątkiem są te regulacje wskazane powyżej. Jak widać jest ich niewiele i dotyczą braku konieczności m.in.:

  • wydania regulaminu pracy,
  • wydania regulaminu wynagradzania,
  • utworzenia służby bhp, jeżeli stan zatrudnienia nie przewyższa limitów określonych w ustawie.

W miejsce wyżej wskazanych obszarów wchodzi jednak obowiązek zawarcia:

  • informacji niezbędnych do zawarcia stosunku pracy w umowie o pracę,
  • dodatkowych zagadnień w informacji uzupełniającej do umowy o pracę,
  • informacji o systemach i rozkładach czasu pracy (za wyjątkiem przerywanego czasu pracy) w obwieszczeniu.