Główną regulacją prawną opisującą pomieszczenie zwane palarnią i wymogi z tym pomieszczeniem związane jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.) - dalej r.o.b.h.p. W § 2 pkt 2 r.o.b.h.p. wskazano definicje pomieszczeń higieniczno-sanitarnych. Przez pomieszczenia higieniczno-sanitarne należy rozumieć szatnie, umywalnie, pomieszczenia z natryskami, ustępy, palarnie, jadalnie, z wyjątkiem stołówek, pomieszczenia do ogrzewania się pracowników oraz pomieszczenia do prania, odkażania, suszenia i odpylania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiednich pomieszczeń higieniczno-sanitarnych wynika wprost z art. 233 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p.
Taki sam obowiązek ciążący na pracodawcy wskazano w § 111 ust. 1. r.o.b.h.p. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom pomieszczenia i urządzenia higieniczno-sanitarne, których rodzaj, ilość i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosowanych technologii i rodzajów pracy oraz warunków, w jakich ta praca jest wykonywana.
Orzecznictwo sądowe także wskazuje pracodawcy obowiązek w zakresie zapewnienia pomieszczenia palarni:

  1. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 24 stycznia 2003 r., II SA/Łd 1887/1999, (OSP 2003, z. 12, poz. 154) uznał, że wprowadzenie całkowitego zakazu palenia tytoniu jest formą dyskryminacji palących pracowników. Palacze powinni mieć zatem specjalnie wyznaczone miejsce w firmie, w którym mogą palić bez narażenia na wdychanie dymu przez niepalących współpracowników.
  2. Zgodnie z orzeczeniem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 22 marca 2006 r., II SA/Wa 1881/2005, firmy zatrudniające powyżej 20 osób muszą mieć urządzone palarnie.
  3. Zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 4 kwietnia 2007 r., I OSK 892/2006, pracodawca zatrudniający powyżej 20 pracowników, musi zapewnić palarnię, spełniającą określone wymagania.

Pracodawca w takiej sytuacji może mieć wątpliwości jak rozwiązać problem zapewnienia palarni na terenie zakładu pracy, jako jednego z pomieszczeń higieniczno-sanitarnych. Z jednej strony zgodnie z art. 233 k.p. pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiednich pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, w tym palarni, co od razu u pracodawcy może budzić sprzeciw uznania zgodnie z § 2 pkt 2 r.o.b.h.p. palarni jako pomieszczenia higieniczno-sanitarnego, gdzie warunki wydają się dla pracodawcy być szkodliwe i uciążliwe dla pracowników z tego pomieszczenia korzystających. Z drugiej strony pracodawca zgodnie z art. 207 § 2 k.p. ma obowiązek chronić życie i zdrowie pracowników, poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca ma więc często dylemat, jak wywiązać z tych dwóch na pierwszy rzut oka sprzecznych obowiązków wynikających z k.p.
Regulacją prawną wskazującą zasady ochrony zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych jest ustawa z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych (Dz. U. z 1996 r. Nr 10, poz. 55 z późn. zm.) - dalej u.u.t. Najnowsza zmiana u.u.t. została wprowadzona w życie w dniu 14 maja 2010 r. poprzez ustawę z dnia 8 kwietnia 2010 r. o zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych oraz ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U. Nr 81, poz. 529). Głównym przesłaniem obowiązującej u.u.t. jest ochrona osób niepalących przed narażeniem na bierne palenie.
Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 3 u.u.t. zabrania się palenia wyrobów tytoniowych w zakładach pracy poza pomieszczeniami wyodrębnionymi i odpowiednio do tego przystosowanymi. Zakaz ten, dotyczy pomieszczeń zakładów pracy oraz innych obiektów użyteczności publicznej.
Przepisy u.u.t. nie przewidują możliwości wprowadzenia przez pracodawcę bezwzględnego zakazu palenia tytoniu na terenie zakładu pracy. Zakaz ten, obowiązuje tylko poza wyodrębnionymi miejscami, co oznacza, że dopuszczalne jest palenie tytoniu w wyodrębnionych i przystosowanych pomieszczeniach. Oczywistym wydaje się więc stwierdzenie, że ochrona zdrowia przed następstwami używania tytoniu, do której należy m.in. ochrona prawa niepalących do życia w środowisku wolnym od dymu tytoniowego, jest możliwa do zrealizowania wyłącznie poprzez wydzielenie na terenie zakładu pracy pomieszczeń dostosowanych do palenia tytoniu - palarni.
Pracodawca, w sytuacji obowiązku zapewnienia palarni, powinien postąpić w następujący sposób:

  1. zakazać palenia wyrobów tytoniowych w zakładach pracy poza pomieszczeniami wyodrębnionymi i odpowiednio do tego przystosowanymi, poprzez dokonanie stosowanego oznakowania zakazami palenia tytoniu, do czego uprawnia go i zobowiązuje art. 5 ust. 1 pkt 3 u.u.t. oraz
  2. zorganizować dla pracowników palarnię odpowiadającą wymaganiom ogólnych przepisów bhp.

Pracodawca nie powinien natomiast zezwalać na palenie tytoniu w pomieszczeniach zamkniętych zakładu pracy bez względu na ich rodzaj: pokój, korytarz, przedsionek, hol, ubikacja itp., zaniechać obowiązku oznakowania danego obiektu zamkniętego zakazami palenia tytoniu, a także tolerować palenia tytoniu w pomieszczeniach zamkniętych zakładu pracy, z wyjątkiem poprawnie zorganizowanej palarni.
Pracodawca nie może także uniknąć obowiązku tworzenia palarni poprzez wprowadzenie do regulaminu pracy zapisu, iż w zakładzie obowiązuje całkowity zakaz palenia. Zgodnie z wyrokiem NSA w Białymstoku z 27 czerwca 2002 r. (SA/Bk 230/02, OSP 2003, z. 12, poz. 155) nie ma takiej możliwości. Zdaniem sądu, wprowadzenie zapisów do regulaminu w praktyce nie wyeliminuje faktu, że niektórzy pracownicy mogą palić tytoń poza palarnią i naruszać regulamin.
Zagadnienie zapewnienia palarni należy rozpatrywać także w aspekcie ilości pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu pracy, oddzielnie w stosunku do dwóch grup pracodawców, a mianowicie zatrudniających do 20 pracowników oraz zatrudniających ponad 20 pracowników.
Pracodawca zatrudniający do 20 pracowników nie ma obowiązku zorganizowania palarni, gdyż w § 3 ust. 2 załącznika nr 3 do r.o.b.h.p. wskazano, że pracodawca zatrudniający do dwudziestu pracowników powinien zapewnić im co najmniej ustępy i umywalki a także warunki do higienicznego przechowywania odzieży własnej (domowej), roboczej i ochronnej oraz do higienicznego spożywania posiłków. Jak widać, w tej regulacji, nie ma mowy o pomieszczeniu palarni. Jest to ważna informacja dla małych zakładów pracy, gdyż ograniczone są obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia pomieszczeń higieniczno-sanitarnych w tym palarni.
Pracodawca zatrudniający ponad 20 pracowników powinien pracownikom zapewnić dostęp do pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, w tym palarni.
Jako podsumowanie warto wymienić wymagania stawiane pomieszczeniom palarni, wynikające z załącznika nr 3 do r.o.b.h.p.:

  • 1. Palarnia musi być odrębnym pomieszczeniem.
  • 2. Pomieszczenie to powinno być ogrzewane, oświetlone i wentylowane.
  • 3. Wysokość palarni nie powinna być mniejsza niż 2,5 m (dopuszcza się wysokość 2,2 m w razie usytuowania jej w suterenie, piwnicy lub na poddaszu).
  • 4. Palarnia musi być usytuowana w taki sposób, aby nie narażać osób niepalących na wdychanie dymu tytoniowego.
  • 5. Pracodawca musi wyposażyć palarnię w odpowiednią liczbę popielniczek.
  • 6. W palarni powinno przypadać co najmniej 0,1 m2 powierzchni podłogi na każdego pracownika najliczniejszej zmiany korzystającego z palarni (w żadnym przypadku jednak powierzchnia palarni nie może być mniejsza niż 4 m2).
  • 7. Pracodawca musi zapewnić przynajmniej dziesięciokrotna wymianę powietrza w palarni w ciągu godziny.
  • 8. Jeżeli z palarni korzystają osoby niepełnosprawne – powinna ona być dostosowana do potrzeb tych osób.