Pracodawcy przekażą do ZUS nowe dokumenty

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą krócej przechowywać akta pracownicze nowo zatrudnionych. Dla tych, którzy już pracują, również będzie można skrócić okres archiwizacji dokumentacji, ale pod warunkiem przekazania do ZUS dwóch dokumentów: oświadczenia ZUS OSW i raportu ZUS RIA.

10 lat - to nowy termin przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców, który od 1 stycznia 2019 roku wprowadza ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357)*

Pół wieku w archiwum

Obecnie dokumentację pracowniczą, w tym tę dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę (oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), a także akta osobowe przechowuje się przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca krócej przechowa dokumenty

Od 1 stycznia 2019 roku dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca i zleceniodawca przechowa 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. W przypadku pracowników i zleceniobiorców, którzy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 roku o możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji decyduje data zatrudnienia:

• Zatrudnieni od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku

Dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli pracodawca/zleceniodawca spełni dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy, tj.:

1.     przekaże do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz
2.     raport informacyjny (ZUS RIA).

• Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku

Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku trzeba przechować przez okres 50 lat - nie ma możliwości jego skrócenia.

Nowe dokumenty: ZUS OSW i ZUS RIA

Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musi przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadcza w nim, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 roku – 31 grudnia 2018 roku. Oświadczenie to pracodawca może złożyć w wybranym przez siebie terminie. Może także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Następny dokument, który trzeba przekazać do ZUS, to raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Raport należy złożyć za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku.

Termin na złożenie ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania przez pracownika z ubezpieczeń społecznych. Ten raport informacyjny należy złożyć:

• w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia,
• wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.

ZUS RIA także dla pracownika

Raport informacyjny trzeba również przekazać w formie papierowej pracownikowi, który kończy w firmie pracę, a po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA pracodawca musi wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.

Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych

Jeśli płatnik nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, to tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy.

Kiedy pracodawca musi przechować akta pracownika przez 50 lat?

W każdym przypadku gdy:   

• został on zgłoszony po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. i nie został za niego przekazany do ZUS raport informacyjny ZUS RIA,
• został on zgłoszony przez płatnika do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie po 31 grudnia  1998 r.)
• wykonywał pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Więcej na temat zasad przekazywania dokumentacji byłemu pracownikowi, obowiązków pracodawcy w razie ponownego zatrudnienia tego samego pracownika i treści raportu informacyjnego znajdziesz w analizie "Dokumentacja pracownicza", dostępnej w LEX Kadry* >

Trzeba dostosować firmowy program kadrowo-płacowy

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją* konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych, jakie płatnik będzie co miesiąc przekazywał do ZUS. Jeśli więc program, z którego korzysta obecnie firma, nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych, to najwyższy czas, aby dostosować go w tym zakresie.

Zmiany w Płatniku i ePłatniku i na PUE ZUS

ZUS zapewnia, że program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA. Odpowiednio zmieni się też aplikacja ePłatnik, która przeznaczona jest dla płatników zatrudniających do 100 pracowników.

Czytaj też: Zasadą będzie wypłata na konto pracownika >

ZUS dostosuje też profil płatnika na PUE. Umieszczona zostanie m.in. informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW, jak również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których płatnik złożył dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobił.

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:

Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej* >

Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej* >

Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek* >

Prowadzenie akt osobowych pracowników na przykładach* >

Jak długo powinno przechowywać się wnioski urlopowe oraz gdzie je przechowywać?* >

Czy pracodawca może wystawić byłemu pracownikowi duplikat umowy o pracę?* >

-----------------------------------------------------------------------
* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.