Zgodnie z art. 3 k.p. pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. O „byciu” pracodawcą decyduje więc uprawnienie do zatrudniania pracowników, czyli nawiązywania i rozwiązywania z nimi stosunków pracy. Zdolność tę posiadają zarówno osoby prawne, np. spółka prawa handlowego, jak też jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej, jeżeli zatrudniają pracowników, a także osoby fizyczne.

Niezależnie jednak od formy organizacyjnej i prawnej w jakiej działa dany pracodawca ma on w stosunku do pracowników określone prawem obowiązki. Wynikają one przede wszystkim z przepisów Kodeksu pracy, gdzie w art. 94 w sposób przykładowy wymienione zostały podstawowe obowiązki pracodawcy, w dziale X traktującym o bezpieczeństwie i higienie pracy, aktów wykonawczych do Kodeksu pracy, a także z innych przepisów prawa, np. obowiązki wobec ZUS, organów podatkowych itp. Pozakodeksowe obowiązki pracodawcy mogą mieć swe umiejscowienie również w przepisach wewnętrznych, np. układach zbiorowych pracy, regulaminach. Ich źródłem może być również indywidualna umowa o pracę.

Niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników obowiązki pracodawcy pojawiają się już na etapie poszukiwania kandydata do pracy i są kontynuowane w trakcie trwania stosunku pracy aż do jego zakończenia.
Niekiedy jednak prawo pracy formułując zakres tych obowiązków dokonuje rozróżnienia pracodawców, według kryterium stanu zatrudnienia, tzn. liczby zatrudnionych pracowników. Granicę tę w przepisy prawa pracy w większości przypadków ustalają na poziomie do 20 pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca z mniejszą załogą nie ma w stosunku do pracowników żadnych obowiązków – przeciwnie ma lecz niektóre z nich mogą być po prostu mniej sformalizowane niż u dużego pracodawcy.

Stan zatrudnienia w firmie jest więc kryterium pozwalającym na zróżnicowanie przede wszystkim tych obowiązków pracodawcy, które wynikają z jego funkcji jako organizatora procesu pracy. Chodzi tu przede wszystkim o obowiązek wydawania aktów określających organizację pracy w zakładzie, jak regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, gdzie w przypadku mniejszego pracodawcy (zatrudnia mniej niż 20 pracowników) przepisy te z reguły o złożonej strukturze wewnętrznej i specjalnym trybie ich wydawania są zastępowane przez mniej skomplikowane informacje, obwieszczenia itp.

Mały pracodawca – z mocy przepisów odrębnych – ma możliwość wyboru w jaki sposób będzie wypełniał wobec pracowników obowiązek zaspokajania ich potrzeb socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnym stanowi, że taki pracodawca może nie tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a zdecydować o wypłacie świadczenia urlopowego lub zrezygnować z obu tych form. Ma jednak obowiązek o swej decyzji poinformować załogę w przewidzianym przez prawo terminie.
Pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników - z mocy art. 231a k.p. - może zawrzeć z pracownikami porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę, pod warunkiem jednak że jest to uzasadnione jego sytuacją finansową.
Kryterium wielkości zatrudnienia ma decydujący wpływ na powoływanie w zakładzie organów doradczo-kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca ma obowiązek chronić życie i zdrowie pracowników poprzez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Szczególną rolę zgodnie z art. 23711 k.p. ma spełniać służba bhp. Tworzą ją pracodawcy zatrudniający powyżej 100 pracowników. Jeżeli zatrudnienie kształtuje się na poziomie do 100 pracowników można powierzyć wykonywanie zadań służby bhp pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy.

Przepisy dopuszczają, również że w przypadku, gdy pracodawca posiada szkolenie wymagane do wykonywania zadań służby bhp, to może sam pełnić te zadania jeżeli:
• zatrudnia do 10 pracowników,
• zatrudnia do 20 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Kryterium zatrudnienia decyduje również o powołaniu komisji bhp jako organu zakładowego nadzoru nad warunkami pracy. Powołuje ją pracodawca zatrudniający więcej niż 250 pracowników


I. Liczba zatrudnionych pracowników a obowiązki pracodawcy

Liczba pracowników warunkująca powstanie obowiązków pracodawcy w zakresie wydania regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, tworzenia funduszu świadczeń socjalnych została określona na poziomie 20 zatrudnionych u danego pracodawcy.
Przy ustalaniu liczby zatrudnionych na potrzeby wydania regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych u danego pracodawcy niezależnie od podstawy prawnej nawiązania stosunku pracy, a więc czy jest to umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór, spółdzielcza umowa o pracę i bez względu na wymiar czasu pracy, w którym zatrudnieni są pracownicy (pełny wymiar czy też część etatu).
Mechanizm przeliczania zatrudnionych na pełne etaty stosuje się w przypadku ustalania obowiązków pracodawcy w zakresie jego działalności socjalnej oraz wpłat na PFRON.

Do 29 listopada 2002 r. (wejście w życie ustawy z 26 lipca 2002 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych innych ustaw – Dz. U. Nr 135, poz. 1146, z późn. zm.) obowiązek wydania regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania dotyczył szerszego grona pracodawców, a mianowicie zatrudniających co najmniej 5 pracowników.
Obecnie pracodawca zatrudniając 20-tego pracownika musi liczyć się z obowiązkiem ustalenia organizacji i porządku pracy w zakładzie w formie regulaminu pracy a zasad wynagradzania – w regulaminie wynagradzania. Jeżeli liczba zatrudnionych w zakładzie, w którym obowiązuje regulamin pracy lub wynagradzania spada poniżej 20 pracowników, to należy przyjąć, że tego typu przepisy wewnętrzne obowiązują nadal. Kilkakrotne uchylanie regulaminu – gdy liczba pracowników w ciągu roku ulega wahaniom, np. spada poniżej 20 pracowników a następnie ulega podwyższeniu – prowadziłoby do niesprzyjającej pracy dezinformacji pracowników.
Natomiast w przypadku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obowiązek pracodawcy powstaje, gdy zatrudnia on według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że nie każdy pracodawca zatrudniający 20 pracowników ma obowiązek prowadzenia działalności socjalnej w formie funduszu, gdyż w przypadku zatrudniania nawet większej od 20 liczby pracowników ale w niepełnym wymiarze czasu pracy pracodawca po dokonaniu przeliczenia na pełne etaty będzie z tego obowiązku zwolniony.

Przykład
Pracodawca zatrudnia 17 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy i 3 osoby w wymiarze na pół etatu. W przeliczeniu na pełne etaty jest to jednak mniej niż 20 pracowników, bo 18, 5. Trzy osoby zatrudnione na ½ etatu to 1,5 etatu (3 x 20 godzin tygodniowo / 40 godzin tygodniowo = 1,5). W związku z tym ten pracodawca, mimo że zatrudnia 21 pracowników, to nie ma obowiązku tworzenia funduszu świadczeń socjalnych, gdyż w przeliczeniu na pełne etaty jest to 18, 5 etatu. Może on jednak taki fundusz utworzyć lub gdy nie decyduje się na jego utworzenie wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe.
Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych tworzą fundusz świadczeń socjalnych obligatoryjnie niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. 


II. Obowiązki małego pracodawcy 

1 Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia
Mały pracodawca, czyli zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy. Jest natomiast zobligowany do dostarczenia pracownikom rozszerzonej treści informacji o warunkach zatrudnienia i przysługujących im uprawnieniach (art. 29 § 3 k.p.). Informację tę ma obowiązek przekazać pracownikom każdy pracodawca niezależnie od stanu zatrudnienia w firmie. Natomiast mały pracodawca stosuje rozszerzoną treść pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia i przysługujących pracownikom uprawnieniach. Wymieniony wyżej dokument powinien zostać sporządzony nie później niż w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę i zawierać informacje o:
• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę;
• urlopie wypoczynkowym;
• długości okresu wypowiedzenia;
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objety;
• obowiązującej u pracodawcy porze nocnej poprzez podanie dokładnych ram czasowych, które osiem godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 stanowi porę nocną;
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiana nieobecności w pracy.

Prezentowany zakres treści obowiązuje pracodawców, którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników (nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy).
Istotne jest, że pisemna informacja powinna mieć charakter zindywidualizowany, dostosowany do konkretnej sytuacji prawnej danego pracownika. Wręcza się ją tylko raz w trakcie trwania stosunku pracy u tego pracodawcy. Obowiązek wręczenia pisemnej informacji dotyczy stosunków pracy zawartych po 1 stycznia 2004 r. Natomiast pracowników, z którymi umowy o pracę zawarto przed tą datą – pracodawca informował o warunkach zatrudnienia obowiązujących u niego i o przysługujących uprawnieniach w terminie do 30 czerwca 2004 r. 

2 Ustalenie warunków wynagradzania
Zgodnie z art. 772 § 1 k.p. pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nie objętych układem zbiorowym pracy ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. Do liczby zatrudnionych wlicza się wszystkich pracowników danego pracodawcy niezależnie od podstawy nawiązania stosunku pracy, rodzaju umowy o pracę, wymiaru etatu, itp. Do tego pułapu 20 pracowników nie wchodzą osoby zarządzające zakładem w imieniu pracodawcy. Definicję tych osób zawiera art. 128 § 2 k.p., a są to pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy lub ich zastępcy lub pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem oraz głowni księgowi. W związku z tym mimo zatrudniania co najmniej 20 pracowników, pracodawca nie będzie miał obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania, gdy pracownicy ci są objęci postanowieniami zakładowego lub ponadzakładowego układu zbiorowego pracy ustalającego warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą, w zakresie w sposób umożliwiający określanie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę.

Mali pracodawcy, u których stan zatrudnienia nie wynosi tyle ile przewiduje ustawowe minimum dla wydania regulaminu wynagradzania (mniej niż 20 pracowników) kwestie dotyczące wynagrodzenia za pracę uzgadniają w indywidualnej umowie o pracę z pracownikiem. Powinni w związku z tym w umowie ustalić wysokość i podstawę przyznawania wszystkich składników wynagrodzenia przysługujących danemu pracownikowi. Postanowienia dotyczące wynagrodzenia za pracę, np. termin, częstotliwość, miejsce wypłaty zawiera indywidualna pisemna informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.). 

3 Obwieszczenie
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników (nie zobowiązani do wydania regulaminu pracy), a także nie objęci układem zbiorowym pracy mają obowiązek ustalić:
• systemy i rozkłady czasu pracy (za wyjątkiem przerywanego czasu pracy!);
• przyjęte okresy rozliczeniowe w obwieszczeniu.
Obwieszczenie jest instytucją, która obowiązuje od 1 stycznia 2004 r. – zostało wprowadzone w wyniku nowelizacji Kodeksu pracy ustawą z 14 listopada 2003 r. w art. 150 § 1 k.p.
Nie należy ono do źródeł prawa pracy – zamknięty katalog źródeł zawiera art. 9 k.p. Jest ono natomiast rodzajem informacji pracodawcy i jego wydanie mieści się w zakresie jego uprawnień kierowniczych.
Obwieszczenie wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy, np. umieszczenie treści na tablicy ogłoszeń, itp. Pracodawca jest ponadto zobowiązany zapoznać pracownika z treścią obwieszczenia przed rozpoczęciem przez niego pracy, a fakt ten powinien zostać udokumentowany pisemnym oświadczeniem pracownika. Składa się je do akt osobowych (część B).
Nie należy zapominać, że „mały” pracodawca inne informacje dotyczące czasu pracy zamieszcza w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia i przysługujących uprawnieniach pracownika (art. 29 § 3 k.p.), np. obowiązująca norma dobowa i tygodniowa czasu pracy, granice pory nocnej itd. 

4 Wykazy prac
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników (niezobowiązani do wydania regulaminu pracy), jeżeli zatrudniają młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe, czyli na podstawie umowy o pracę, mają obowiązek w odrębnym akcie ustalić wykaz prac lekkich dozwolonych takim pracownikom (art. 2001 § 4 k.p.). Wykaz ten powinien zostać sporządzony przez pracodawcę zanim nastąpi zatrudnienie młodocianych pracowników. W przypadku tego wykazu konieczna jest jego weryfikacja, później zgoda lekarza wykonującego zadania służby medycyny pracy, a następnie zatwierdzenie go przez inspektora pracy. Zgodnie z art. 2001 § 5 k.p. pracodawca zatrudniający młodocianego przy pracach lekkich ma obowiązek zapoznać go z wykazem takich prac przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Ponadto taki wykaz nie może zawierać prac wzbronionych młodocianym wymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz. U. Nr 200, poz. 2047). Powinien on być zgodny z wykazem rodzaju prac i stanowisk pracy, dozwolonych młodocianym, którzy odbywają przygotowanie zawodowe, jeżeli pracodawca zatrudnia młodocianych w tym celu.
Pracodawca zamieszcza również wykaz występujących u niego prac, które są wzbronione kobietom (prace te zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet – Dz. U. Nr 114, poz. 545, z późn. zm.). Sprawy te są bowiem zastrzeżone dla treści regulaminowej (art. 1041 § 1 pkt 6 i 7 k.p.), a skoro pracodawca regulaminu pracy nie wydaje, powinien tego typu informacje przekazać do wiadomości pracowników w inny skuteczny sposób. 

5  Działalność socjalna 
6 Redukcja personelu z przyczyn dotyczących pracodawcy 
7 Wpłaty na PFRON 
III. Obowiązki pracodawcy jako płatnika składek