Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168, z późn. zm.) podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335, z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s., stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie, obejmująca:
pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy),
pracowników przebywających na urlopach wychowawczych.
Pracownik na urlopie rehabilitacyjnym pozostaje pracownikiem, wobec czego należy go uwzględnić przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia.
W przypadku natomiast emerytów przepisy nie mówią nic o przeliczaniu ich ilości na koniec roku. Jedyny zapis na ten temat, to art. 5 ust. 5 u.z.f.ś.s., zgodnie z którym pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć ZFŚS o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Powoduje to, że skoro pracodawca zdecydował się na opiekę socjalną nad emerytami, nie powinien korygować odpisu na koniec roku ze względu na śmierć któregoś z nich, chyba że wprowadzi taką zasadę w regulaminie ZFŚS. Skoro bowiem jest to uprawnienie, to pracodawca może je zawęzić.