Przekazywanie konstruktywnej informacji zwrotnej jest nieocenione. Dzięki niej pracownicy wiedzą czy dobrze wykonują swoją pracę, a menadżerowie na bieżąco monitorują osiągnięcia zespołu i szybko reagują na zmiany. Jednak aż 56 proc. pracowników uważa, że nadal nie otrzymuje wystarczająco dużo informacji. Do tego rozmowa oceniająca często traktowana jest jako przykry obowiązek. W ten sposób myślą o niej zarówno przełożeni jak i sami pracownicy.

– Informacja zwrotna jest jednym z najważniejszych narzędzi pracy w relacjach zawodowych i podstawowym obowiązkiem osób zarządzających każdym zespołem – mówi Bartosz Makles, kierownik projektu HR24. – Niestety menadżerom brakuje wiedzy o tym, jak ją przekazywać. Do tego dochodzi czynnik emocjonalny, czyli obawa, że przekazanie informacji wprost może kogoś skrzywdzić i obrazić. Z kolei unikanie takich sytuacji i tłumaczenie się brakiem czasu jest najgorszą możliwą wymówką.

Problem nie leży jednak tylko po stronie menadżerów i szefów. Pracownicy często odbierają informacje oceniające jako atak, co w rezultacie prowadzi do braku akceptacji przekazanego komunikatu. Pracownik ignoruje problem, nie wykazuje zainteresowania rozmową i przyjmuje postawę obronną, która uniemożliwia wyciągnięcie konstruktywnych wniosków.
Według eksperta rynku pracy Leigh Branhama brak informacji zwrotnej powoduje, że pracownicy szybko tracą sens wykonywanej pracy i decydują się na odejście. Z kolei badania przeprowadzone przez Instytutu Gallupa pokazują, że ponad 80 proc. pracowników niemieckich firm wykazuje znikome zaangażowanie w pracę. Do tego więcej niż połowa przyznaje, że regularnie otrzymywany feedback skłania ich do wydajniejszej pracy.

Zanim jednak dojdzie do rozmowy oceniającej należy uporządkować informacje o pracowniku, przeanalizować jego dokonania oraz skupić się na rzetelnej ocenie jego działań. Nieprzemyślany i przekazany od niechcenia feedback jest nieprzydatny dla pracownika. A to on w pierwszej kolejności ma skorzystać z przekazanej informacji.
Jak komunikować, by proces przekazywania informacji wpływał korzystanie na działanie całej organizacji? – Bardzo dużo zależy od osoby, która przekazuje informację zwrotną – mówi Bartosz Makles z HR24. – Ważne, aby menadżer przygotował się odpowiednio do takiej rozmowy: wybrał właściwy moment i miejsce, dopasował styl przekazywanej informacji do pracownika, jasno zdefiniował temat rozmowy. Istotne jest również spersonalizowanie komunikatu w pierwszej osobie oraz upewnienie się czy komunikat został zrozumiany. Warto taką rozmowę zakończyć pozytywnym akcentem, tak aby pracownik zrozumiał, że może liczyć na wsparcie przełożonego.
Zaleca się, aby przekazywanie uwag następowało natychmiast po zdarzeniu, którego dotyczy. Szybkie przekazanie komunikatu utrwala pożądane zachowania, natomiast skorygowanie nieprawidłowości pozwala uniknąć powielania ich w następnych działaniach. Taka rozmowa powinna przebiegać w skupieniu, najlepiej twarzą w twarz z rozmówcą.

–  Jednym z błędów, który często powielają przełożeni, jest ocenianie pracownika, zamiast mówienie o faktach – mówi Makles z HR24. – Tymczasem menadżerowie powinni starać się o rzeczowe i konstruktywne refleksje. Jeżeli komunikacja ze strony przełożonych jest dobra, to pracownicy również chętnie dzielą się informacjami, co przekłada się na sprawniejsze działanie całej organizacji – podsumowuje.

Źródło: inf. pras.

Więcej na www.HR24.com.pl