Komu wypłacić odprawę pośmiertną i wynagrodzenie?
Pracownik zmarł 3 września 2010 r. Żył w konkubinacie 18 lat, ma jedno 9-letnie dziecko. Konto osobiste miał tylko na siebie.
Na podstawie jakich dokumentów i komu mamy wypłacić świadczenia (odprawa pośmiertna, ekwiwalent za urlop i wynagrodzenie za 3 dni), jeżeli nie mamy w zakładzie kasy (na czyje konto)?
Czy wszystkie świadczenia są zwolnione ze składek ZUS, natomiast są opodatkowane?
Czy powinniśmy czekać na sprawę spadkową?
Jak udowodnić staż konkubinatu?

W przedstawionej sytuacji pracodawca powinien wypłacić dziecku pracownika zarówno odprawę (bez podatku i składek ZUS), jak i zaległe wynagrodzenie, w tym ekwiwalent urlopowy (podatek 18% bez kosztów, bez składek ZUS). Nie ma potrzeby czekać na sprawę sądową, a staż konkubinatu nie ma znaczenia – konkubent nie nabywa praw do majątku zmarłego, chyba że ten wskazałby go w testamencie.

Na wstępie należy zauważyć, iż konkubent w świetle polskiego prawa jest zazwyczaj traktowany tak, jak osoba obca – tak jest również w przypadku spraw spadkowych. Powoduje to, że konkubent nie dziedziczy po zmarłym, chyba że zmarły wskaże go w swoim testamencie.
Zgodnie z art. 631 § 1 Kodeksu pracy - dalej k.p., z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Zazwyczaj w chwili śmierci pracownik ma wypracowane wynagrodzenie, którego pracodawca nie zdążył mu wypłacić (wynagrodzenie niepodjęte). Ponadto, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 k.p.). Jeżeli zatem pracownik przed swoją śmiercią nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, to w momencie zgonu ekwiwalent staje się należny.
Zarówno wynagrodzenie za czas przepracowany, jak i ekwiwalent przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – zob. art. 631 § 2 k.p.
W myśl przepisów rozdziału 2 działu III ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.) - dalej u.e.r.f.u.s., prawo do renty rodzinnej przysługuje:
dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka i dzieciom przysposobionym:
do ukończenia 16 lat,
do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16 lat życia, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat życia (jeżeli dziecko osiągnęło 25 lat życia, będąc na ostatnim roku studiów w szkole wyższej, prawo do odprawy przedłuża się do zakończenia tego roku studiów), albo
bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w powyższych okresach;
przyjętym na wychowanie i utrzymanie wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom (w tym również w ramach rodziny zastępczej), jeżeli spełniają warunki określone w pkt 1, a ponadto:
zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią pracownika, chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz
nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją, jeżeli:
nie mogą zapewnić im utrzymania albo
pracownik lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd;
rodzicom, gdy:
zmarły bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania,
spełniają odpowiednio warunki określone poniżej dla wdowy i wdowca.
Z powyższego wynika, iż konkubent nie nabywa prawa do przedmiotowych świadczeń, jeżeli dziecko pracownika spełnia powyższe kryteria, nabywa ono prawo do wynagrodzenia i ekwiwalentu po zmarłym rodzicu. Należy przy tym podkreślić, iż przejście praw majątkowych następuje w tym wypadku z pominięciem ogólnych zasad postępowania spadkowego, gdyż przechodzą one na określone osoby niezależnie od tego, czy są spadkobiercami. Zgodnie z art. 922 § 2 Kodeksu cywilnego – dalej k.c., nie należą do spadku prawa i obowiązki zmarłego ściśle związane z jego osobą, jak również prawa, które z chwilą jego śmierci przechodzą na oznaczone osoby niezależnie od tego, czy są one spadkobiercami.
Z chwilą śmierci należna kwota traci charakter przychodu ze stosunku pracy. Jeżeli pracodawca wypłaca uprawnionym osobom należności zmarłego, stanowią one przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. Zgodnie z tym przepisem za przychód z praw majątkowych uważa się w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw. W przepisie nie wymieniono należności wypłacanych rodzinie po śmierci pracownika, jednak zawarte w nim wyliczenie ma charakter przykładowy.
Skoro zaś mamy do czynienia z prawami majątkowymi pracodawca zmarłego jest zobowiązany naliczyć podatek dochodowy. Zgodnie z art. 41 ust. 1 u.p.d.o.f. podatek oblicza się w takim wypadku według najniższej stawki ze skali podatkowej (w chwili obecnej: 18%), bez potrącania kosztów uzyskania przychodów (brak takich kosztów przypisanych do omawianych przychodów w art. 22 u.p.d.o.f.). Na koniec roku wypłacone przychody wykazuje się w PIT-11 wystawionym na rzecz osób otrzymujących świadczenie (część E, wiersz 8 formularza PIT-11). Skoro dziecko jest nieletnie pieniądze należy wypłacić opiekunowi prawnemu (konkubentowi). Formalnie rzecz biorąc PIT-11 powinien być w tym wypadku wystawiony na dziecko.
Od wypłat nie nalicza się natomiast składek ZUS.
Dodatkowo, w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Zgodnie z art. 93 k.p. wysokość tej odprawy zależy od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:
jednomiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
trzymiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Odprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi i innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów u.e.r.f.u.s. Odprawa pośmiertna nie przysługuje jednak członkom rodziny pracownika, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na swój koszt na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca na podstawie art. 93 k.p.
Odprawę dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny, z tym, że jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy odpowiedniej kwoty. W omawianym przypadku mamy do czynienia właśnie z takim przypadkiem – uprawnione jest wyłącznie dziecko pracownika, wobec czego odprawa powinna być wypłacona dziecku (uznając jego wiek, odprawę powinien odebrać opiekun prawny dziecka).
W omawianym przypadku należy skorzystać ze zwolnienia podatkowego – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 7 u.p.d.o.f. odprawy pośmiertne są wolne od podatku dochodowego. W konsekwencji nie wykazuje się ich także w informacjach PIT-11. Nie podlegają one także składkom ZUS.
Pracodawca powinien zadbać o właściwą dokumentację. Po pierwsze konieczne jest dostarczenie przez osoby zainteresowane odpisu aktu zgonu pracownika i aktu urodzenia dziecka (nawet jeżeli pracodawca zna rodzinę pracownika). Pracodawca nie powinien zabierać oryginałów dokumentów – wystarczy, że zrobi kopie. Powinien również poprosić przed wypłatą o podatnie wszystkich danych niezbędnych do sporządzenia PIT-11.