Funkcjonowanie komisji socjalnej w przedsiębiorstwie bądź urzędzie jest w przepisach ustawowych uregulowane bardzo lakonicznie. Ustawa z 8 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 288, dalej: ustawa o ZFŚS) odsyła do regulaminu, a dopiero w dokumentach wewnętrznych poszczególnych pracodawców znajdziemy zapisy o komisjach socjalnych. „W regulaminie można zawrzeć ustalenia dotyczące zasad powoływania i funkcjonowania komisji socjalnej. Istnienie komisji socjalnych nie jest obowiązkowe. Praktyka pokazuje, że funkcjonują one w większych zakładach pracy, w których pracodawca samodzielnie nie zarządza funduszem” – pisze w komentarzu do art. 8 ustawy o ZFŚS zamieszczonym w programie LEX Barbara Tomaszewska.
Tomaszewska dodaje, że przepisy regulaminu „mogą określać sposób powołania komisji socjalnej, liczbę członków, czas trwania kadencji i sposób odwołania z pełnionej funkcji, określenie i sposób wyboru przewodniczącego komisji socjalnej, zakres kompetencji”. Czytaj więcej w LEX >
Czytaj również: Co to jest komisja socjalna?>>
Bez komisji trudniej przed Bożym Narodzeniem
Co oznacza brak komisji – mimo narzuconego sobie przez pracodawcę obowiązku jej powołania – albo zakończenie kadencji wszystkich bądź niektórych jej członków? Może to sparaliżować rozpatrywanie wniosków pracowniczych, czyli np. przyznawanie „gruszy”, pomocy świąteczno-noworocznej albo zapomóg losowych z Funduszu. Jak bowiem zauważa w swoim komentarzu w programie LEX Małgorzata Mędrala komisje „mają głos doradczo-konsultacyjny przy rozdziale świadczeń i usług w ramach Funduszu, z wyjątkiem wchodzących w ich skład ustawowych dysponentów Funduszu, tj. przedstawicieli pracodawcy oraz przedstawicieli zakładowych organizacji związkowych, którym ustawodawca przyznaje głos decyzyjny. Komisje te zbierają się cyklicznie i decydują o przyznawaniu świadczeń w ramach Funduszu”. Pracodawca więc – jeśli już zdecydował się na powołanie komisji socjalnej w zakładzie – musi zadbać także o ciągłość jej pracy.
Większość regulaminów ZFŚS ogranicza się do określenia, ilu członków liczy komisja, ile trwa jej kadencja i kiedy wygasa w niej członkostwo. To rodzi komplikacje, gdy pracodawca albo zapomni powołać nową komisję przed zakończeniem prac starej, albo procedura wyboru członków przedłuży się, bądź komisja zostanie nagle zdekompletowana odejściem jednego bądź kilku pracowników. Gdy więc kadencja całej komisji automatycznie się zakończy bez powołania nowej, albo w jej składzie brakuje niektórych członków, przez co nie ma kworum, to rozpatrywanie wniosków pracowniczych może zostać opóźnione albo nawet wstrzymane na kilka tygodni bądź miesięcy.
Jak temu zaradzić? Z żadnego przepisu kodeksu spółek handlowych ani ustawy o ZFŚS nie wynika, aby zasady liczenia mandatów i kadencji członków zarządu albo rady nadzorczej spółki określone w art. 202 i art. 369 k.s.h. mogły być automatycznie stosowane również do komisji socjalnej. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może – w drodze analogii – wprowadzić podobnych zasad, tworząc bądź zmieniając regulamin ZFŚS. Można przykładowo powiązać kadencje wszystkich członków komisji, aby kończyły się równolegle. Nie ma zaś sensu wykorzystywanie rozwiązania, że kadencja komisji kończy się z dniem odbycia zgromadzenia wspólników za ostatni pełny rok obrotowy.
Warto zadbać o płynne przejście
Niektórzy pracodawcy bardzo dbają, aby okres międzykadencyjny skrócić do minimum albo też w ogóle go wyeliminować. Tak jest m.in. w Urzędzie Miasta Łomianki, gdzie komisja socjalna jest powoływana na pięcioletnią kadencję, a ponadto przekazanie pałeczki nowemu składowi następuje przez oddaniu mu przez stary skład komisji całej dokumentacji. Nowi członkowie zatwierdzają też wykonanie budżetu przez stary skład.
Dlaczego takie płynne przejście z jednej kadencji w drugą jest przydatne? Byli już członkowie komisji socjalnej, którym wygasła kadencja, a którzy nadal wykonywaliby jakby nigdy nic dotychczasowe zadania, narażają pracodawcę m.in. na zarzut naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, gdyż są (a w zasadzie byli) reprezentantami administratora danych osobowych uprawnionych. Mają dostęp nie tylko do danych o sytuacji rodzinnej i majątkowej beneficjentów ZFŚS, ale też niekiedy do danych wrażliwych (np. o stanie zdrowia, relacjach osobistych pracowników itp.). Jak podkreśla się w orzecznictwie sądowym, samym jądrem działalności komisji socjalnych jest operowanie na informacjach o sytuacji materialno-rodzinnej uprawnionych do świadczeń, gdyż kryterium socjalne jest punktem wyjścia przy podziale środków z Funduszu (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 18 maja 2017 r., sygn. akt III AUa 565/16).
Inne niebezpieczeństwo to możliwość zakwestionowania przez związki zawodowe wydatkowania z ZFŚS środków rozdzielanych przez byłych członków komisji socjalnych, którzy już formalnie stracili uprawnienie do ich rozdysponowywania. Czym to w praktyce grozi? Związkowcy mogą wystąpić do sądu z roszczeniem o zwrot Funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy (tak wynika z art. 8 ust. 3 ustawy o ZFŚS), brak komisji albo jej odpowiedniej obsady może bowiem potencjalnie prowadzić do naruszenia zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
A może komisja na stałe?
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby komisja socjalna w zakładzie pracy działała stale, bez określania jej kadencji. Ten model wybrano m.in. w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Kielcach. Z regulaminu komisji socjalnej wynika, że trzech jej członków powołuje się zarządzeniem wewnętrznym, a zmiany składu osobowego zależą od tego, czy pracownik nadal jest zatrudniony, czy nie złoży rezygnacji i czy nie zostanie odwołany. Dzięki temu unika się nie tylko problemu z zakończeniem kadencji komisji, ale również dylematu, czy kadencja ta ma być wspólna, czy też oddzielnie liczona dla każdego z członków.
PKP Cargo S.A. w Południowym Zakładzie Spółki ustaliło od 2022 r., że w skład komisji socjalnej będą automatycznie wchodzili pracownicy zatrudnieni na konkretnych stanowiskach (np. naczelnik działu pracowniczego, osoba zajmująca stanowiska ds. dialogu społecznego itp.), a także szefowie zakładowych organizacji związkowych (mogą wskazać w zastępstwie kogoś innego, a wtedy pracodawca powoła taka osobę do komisji odrębną decyzją). To w zasadzie rozwiązuje zarówno problem kadencyjności, jak i niepełnego składu komisji.
Jeszcze bardziej praktyczne rozwiązanie obowiązuje od końca 2019 r. w TUiR „Warta” S.A. Ubezpieczyciel – u którego działa kilka związków zawodowych – raz do roku, do końca stycznia zbiera deklaracje od organizacji związkowych, kogo wskazują do składu komisji socjalnej. Gdy związkowcy nie wskażą nikogo, to komisja działa bez przedstawicieli tego konkretnego związku. I co roku formalnie odnawia swój skład, a jednocześnie jej działalności nie grozi paraliż.
Inne wyjście to w ogóle likwidacja komisji socjalnej. Bez takiej komisji radzi sobie w zarządzaniu Funduszem dyrekcja Szkoły Podstawowej w Skępem koło Płocka. Można też przekazać kompetencje komisji socjalnej np. wspólnie przedstawicielom zarządu i związków zawodowych. Jest to dopuszczalne – jak to potwierdził Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 23 lipca 2015 r. (sygn. akt III AUa 1383/14) – ale w większych zakładach pracy może spowodować bałagan i błędy w dystrybucji środków.
Zobacz też procedurę: Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentowania działalności socjalnej >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
