Przyjrzyjmy się następującej analogii, jaką dla e-learningu może być rynek publicznych usług transportowych, którego celem, jak wiemy, jest przemieszczenie człowieka z punktu A do punktu B. Sposobów jest mnóstwo: można pójść na piechotę, pojechać samochodem, pociągiem, polecieć samolotem czy popłynąć statkiem. Każda z tych form może być dobra (jeśli jest zastosowana adekwatnie do potrzeb), bądź zła (jeśli takiej adekwatności w zakresie doboru środka transportu brakuje). Pozostając przy tej analogii, można zadać sobie pytanie: „Z jaką formą transportu kojarzyć się może e-learning?”. Osobiście postawiłbym na transport szynowy (tramwaj lub pociąg), ponieważ jest to forma dedykowana szkoleniom o dużej skali i przeznaczona do rozwiązywania krótkotrwałych i specyficznych problemów rozproszonej grupy docelowej. Aby odszukać wartość w tej metodzie szkoleń, niezbędne jest poznanie specyfiki e-learningu oraz spojrzenie na to zagadnienie z kilku perspektyw.
Perspektywa doświadczeń
E-learning w klasycznym wydaniu może się opierać na dwóch grupach szkoleń elektronicznych: dedykowanych, czyli opracowywanych stricte pod potrzeby organizacji, oraz gotowych („z półki”), przygotowanych pod ogólne potrzeby rynku. W obu grupach jest tyle samo przykładów szkoleń dobrych, jak i kiepskich (żeby nie powiedzieć beznadziejnych). Przykładem niech będzie szkolenie BHP, które niecały rok temu przechodziliśmy w naszej firmie. Zarówno jego treść, jak i forma były dyskusyjne. Na co drugim ekranie można było przeczytać „W ustawie nr… z dnia... w paragrafie … czytamy... ”. Już po kilku minutach człowiek miał poczucie straconego czasu, a perspektywa spędzenia kilku kolejnych godzin z takim materiałem rujnowała motywację. Nie wspominając o wrażeniu, jakie pozostawiało to szkolenie w świadomości osób, które z niego korzystały, bo – niestety – mamy tendencję do wyrabiania sobie zdania na jakiś temat w oparciu o najgorsze doświadczenia. Szczerze powiedziawszy, gdyby nie to, że widziałem wiele ciekawych i wartościowych, a czasem wręcz fascynujących materiałów e-szkoleniowych, sam mógłbym mieć bardzo złe zdanie na temat szkoleń elektronicznych. Tymczasem tak jak na każdym innym rynku – również i na tym – istnieją produkty dobre i skuteczne. Takich właśnie należy szukać i w oparciu o nie budować wyważony obraz rynku i funkcjonujących na nim rozwiązań.
Perspektywa ekonomiczna
Najpowszechniejszym mitem dotyczącym e-learningu jest przekonanie, że jest tani. Powiedziałbym raczej, że e-learning bywa tani - pod pewnymi warunkami. Koszty opracowania i dostarczenia e-szkoleń mogą być bardzo wysokie – liczone czasem w setkach tysięcy złotych. Nie ma więc najmniejszego sensu tworzenie programów szkoleniowych opartych na tej metodzie, gdy grupa docelowa jest mała lub gdy osoby, które mają przejść dane szkolenie, znajdują się w jednym miejscu.
Na biznesową sensowność stosowania e-learningu ma więc wpływ skala (e-learning bardziej nadaje się do szkoleń tysięcy niż setek, a już na pewno nie dziesiątek osób), a także rozproszenie terytorialne osób szkolonych. W tym drugim przypadku zamiast kosztów przemieszczania się i noclegów (trenera i osoby szkolonej) ponosimy koszt realizacji (opracowania, dostarczenia, obsługi) szkoleń w formule elektronicznej. Porównując oba te koszty, możemy dojść do wniosku, że e-learning może się po prostu bardziej opłacać.
Perspektywa biznesowa
Zdecydowaną zaletą e-learningu jest to, że może przyspieszyć obieg informacji w organizacji. Z kolei dobrze podana informacja jest w stanie budować wiedzę pracowników, co wpływa na ich skuteczność i efektywność biznesową. Przykład: wyobraźmy sobie firmę z branży finansowej chcącą wprowadzić na rynek nowy produkt, którego średni czas życia wynosi dwa lata. Firma musi przeszkolić z zakresu specyfiki nowego produktu trzy tysiące osób zaangażowanych w przyszłości w proces sprzedaży. Może to zrobić na dwa sposoby. Tradycyjny – wysyła kilkunastu trenerów wewnętrznych w Polskę, którzy realizują kilkaset warsztatów w różnych lokalizacjach. Drugim wariantem jest szkolenie e-learningowe podane w jednej chwili wszystkim pracownikom. Pierwszy sposób zajmie znacznie więcej czasu – przeszkolenie wszystkich osób potrwa zapewne kilka tygodni. Na przeprowadzenie drugiego potrzebujemy tygodnia. Ile dla tej firmy może być wart dodatkowy miesiąc oferowania rozwiązania na rynku? Trudno więc nie uwzględnić tego czynnika (time to market) w rozważaniach nad efektywnością mechanizmów e-learningowych.
Perspektywa efektywności
Dość łatwo potwierdzić efektywność biznesową (np. rozumianą jako zwrot z inwestycji) e-szkoleń. Tu, notabene, istnieje wiele przykładów wskazujących na wysoką skuteczność technologicznego wsparcia procesu szkoleń. Jak jednak wygląda kwestia efektywności szkoleniowej? Nie ma na rynku wiarygodnych badań, które porównują efektywność szkoleń elektronicznych z efektywnością szkoleń tradycyjnych. Analogia do środków transportu w pewnym sensie odpowiada na pytanie, dlaczego są one niedostępne. Każda z tych form funkcjonuje bowiem w nieco innym kontekście, służy innym celom, jest podporządkowana innym realiom. Jesteśmy zmuszeni porównywać więc jabłka z gruszkami. Warto jednak w rozważaniach o efektywności e-szkoleń zwrócić uwagę na trzy kluczowe, moim zdaniem, aspekty.
Po pierwsze, e-szkolenie musi być dobrze opracowane. Projektowanie e-szkoleń to dziedzina nauki (tak! – od wielu już lat prowadzone są studia w tym zakresie, ogólna nazwa kierunku to Instructional System Design). To również swego rodzaju sztuka wymagająca specyficznych umiejętności. Nic więc dziwnego, że praca nad szkoleniem wymaga interdyscyplinarnego zespołu, który jest w stanie zadbać o wysoką jakość zarówno pod względem merytorycznym, dydaktycznym, medialnym, technicznym, jak i każdym innym, który w konkretnej sytuacji musi być uwzględniony.
Po drugie, e-szkolenia są tym skuteczniejsze, im bardziej dotykają faktów, informacji, danych. Im „twardszy” materiał (procedura, specyfikacja, produkt, dobrze określony, zalgorytmizowany sposób działania), tym łatwiej osiągnąć dobry efekt. Nie znaczy to, oczywiście, że e-szkolenia dotyczące umiejętności, zachowań, czy postaw są nieskuteczne. Ich skuteczność może być po prostu niższa – stąd częsta potrzeba ich uzupełniania dodatkowymi działaniami rozwojowymi realizowanymi w relacji z człowiekiem przez warsztat, coaching, wsparcie na stanowisku pracy, itp. Taka mieszana formuła znana jest pod nazwą blended learningu.
Po trzecie wreszcie, efektywność e-szkoleń wymaga zbudowania szczególnej postawy wobec rozwoju. Szkolenia elektroniczne realizowane są z reguły w formule samorozwojowej. Trzeba więc znaleźć nie tylko czas, ale i motywację, aby w sposób zaangażowany zapoznać się z materiałem, wyciągnąć z niego wnioski i spróbować przenieść treści umieszczone w e-szkoleniu na własną praktykę zawodową. Tutaj istotne jest nie tylko zrozumienie potrzeby samorozwoju, ale i wsparcie ze strony przełożonego w budowaniu motywacji pracownika. W wybranych sytuacjach dobrze dobrane i odpowiednio wkomponowane w procesy rozwojowe szkolenia e-learningowe mogą być efektywnym mechanizmem rozwojowym.
Perspektywa pracownika
E-szkolenia powinny pozwalać na zindywidualizowanie procesu szkolenia oraz być opracowywane tak, aby każda szkolona osoba mogła je przejść według własnych potrzeb. Jedna doceni w nich możliwość wielokrotnego przejścia ćwiczenia ugruntowującego nową umiejętność, inna – możliwość uczenia się w drobnych porcjach, jeszcze inna – możliwość przeskoczenia dużego fragmentu szkolenia, w którym czuje się ekspertem. Tradycyjna formuła szkoleń daje zupełnie inne „przestrzenie elastyczności” – bliskość w relacji z trenerem, pracę z grupą. Ich minusem jest jednak tzw. urawniłowka – jeśli na jeden warsztat przyjdą osoby o różnym stanie wiedzy początkowej to wyzwaniem dla trenera jest poprowadzenie szkolenia tak, aby jedni się nie nudzili, a drudzy wszystko zrozumieli. Na pewno osoby korzystające z form e-learningowych doceniają możliwość personalizowania procesu szkoleniowego, którego skutkiem jest oszczędność czasu (u osób, które znają temat) oraz wzrost skuteczności (u osób, dla których temat jest nowością). Warto również zauważyć, że coraz powszechniejsza staje się chęć brania odpowiedzialności za swój własny rozwój. Pracownicy doceniają też zapewnianą przez pracodawcę możliwość budowania własnych kompetencji. Widać to wyraźnie np. w statystkach związanych z rotacją personelu, która jest istotnie niższa w firmach udostępniających mechanizmy samorozwojowe.
Perspektywa nieunikniona
E-learning to ani lepszy, ani gorszy mechanizm rozwojowy. Może być jednak tańszy. Może też dawać dodatkowe korzyści biznesowe. Może być efektywniejszy. I może się podobać pracownikom, a w efekcie – być przez nich doceniony. Pod warunkiem że jest dobrze przemyślany, przygotowany, podporządkowany celom, dostosowany do konkretnych potrzeb i odpowiednio powiązany z procesami biznesowymi. Wskazują na to doświadczenia rozwiniętych rynków. Z całą pewnością jest to mechanizm wciąż inny od powszechnie znanych i stosowanych w Polsce. Nadal też jest nowością, przez co budzi uzasadnione obawy.
E-learning może nam się podobać lub nie – ale czy biorąc pod uwagę zmiany, z jakimi mamy do czynienia na rynku (rozwój technologii, rosnąca dynamika biznesu, wchodząca na rynek pracy generacja Y itd.), mamy w ogóle szansę go uniknąć?
Marek Hyla
jest specjalistą w zakresie e-learningu, zajmuje się także informatyką, zarządzaniem i marketingiem oraz bankowością. W latach 1992–1998 był współwłaścicielem firmy opracowującej m.in. aplikacje edukacyjne. Na rynku e-learningu działa od 2000 r. Certyfikowany OnLine Learning Manager. Projektuje systemy do szkoleń internetowych oraz mobilnych supermemo.net.