Zgodnie z przygotowanym przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii i przekazanym do konsultacji publicznych oraz uzgodnień międzyresortowych projektem ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, pracodawca będzie miał obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych. Projektowany art. 6724 par. 1 pkt 2 k.p. przewiduje też obowiązek pokrycia także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników, regulaminie pracy, poleceniu wykonywania pracy zdalnie albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.
I tu zaczynają się problemy. Wszystko dlatego, że projektodawca nie sprecyzował, o jakie koszty chodzi.
Czytaj również: Praca zdalna - projekt nie rozwiązuje wszystkich problemów, z jakimi mierzą się pracodawcy i pracownicy>>
Kwestia sporna
Odpowiedzi na to pytanie nie znajdziemy też w uzasadnieniu do projektu. - W odróżnieniu od przepisów regulujących telepracę został wyraźnie wprowadzony obowiązek pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika. Taka regulacja stanowi realizację postulatów ze strony związków zawodowych, aby obowiązek rekompensaty kosztów ponoszonych przy pracy zdalnej został unormowany w ustawie, a także organizacji pracodawców, by ustawa precyzyjnie określiła te koszty. Organizacje pracodawców, podobnie jak związki zawodowe, również dostrzegły konieczność ustawowego uwzględnienia zwrotu kosztów związanych z eksploatacją materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Co do zasady to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy. Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy – napisali autorzy w uzasadnieniu.
Jak powiedziała nam Iwona Michałek, wiceminister rozwoju, pracy i technologii, odpowiedzialna w resorcie za dział praca, kwestie sporne pojawiły się podczas konsultacji i dotyczyły m.in. katalogu kosztów, jakie ma obowiązek zwracać pracodawca: czy ma być otwarty, czy zamknięty. - My uważamy, że powinien on być otwarty, ponieważ nie wszystko jesteśmy w stanie w ustawie przewidzieć. Różne są sytuacje, różne zakłady pracy, różne środowiska i możliwości, więc gdybyśmy zamknęli katalog kosztów w ustawie, to nagle okazałoby się, że musimy szybko tę ustawę nowelizować, bo pojawiła się kwestia, której nie przewidzieliśmy. Życie niesie wiele niespodzianek i czasami trudno jest coś przewidzieć z góry – podkreśliła wiceminister Michałek.
Wywiad z minister Iwoną Michałek na ten temat opublikujemy w środę.
Pytana przez Prawo.pl o to, czy takie sformułowanie nie rodzi niebezpieczeństwa uznaniowego podejścia do tych kosztów, wiceszefowa MRPiT stwierdziła: - Jeżeli podpisze się pod porozumieniem pracodawca i pracownik, i między sobą ustalą, jakie to będą koszty, za co pracodawca będzie zwracał pieniądze i w jakiej postaci – ekwiwalentu czy ryczałtu, to to zależy od ich porozumienia. Bardzo zależy nam na tym, żeby przepisy były elastyczne. Chcielibyśmy, żeby ten katalog było otwarty, aby zapisy, które satysfakcjonują zarówno pracodawcę, jak i pracownika znalazły się w nim i aby były na tyle precyzyjnie sformułowane, aby w momencie kiedy obie strony się pod tym podpiszą, można to było egzekwować - dodała wiceminister.
Cena promocyjna: 63.74 zł
|Cena regularna: 85 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 0 zł
Co pracownik, to inne warunki pracy zdalnej?
- Każdy wykonuje pracę zdalną w innych warunkach i dlatego sformułowanie, jakim posłużył się projektodawca mówiąc o „innych kosztach bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej” ma uwzględniać te różne sytuacje i potrzeby poszczególnych pracowników – mówi Adrian Prusik, radca prawny, wspólnik w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Jak podkreśla mec. Prusik, nie da się ich jednak opisać i określić w ustawie, dlatego też odsyła się do porozumienia lub regulaminu ustalanego na poziomie zakładu pracy. - W ustawie zostały wskazane najważniejsze kategorie kosztów – koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego połączenia telekomunikacyjnego. Z jednej strony mamy pewność prawa – ustawa wskazuje, jakie kategorie kosztów pracodawca powinien zwracać, z drugiej strony mamy elastyczność – możliwość doprecyzowania innych kategorii kosztów, które są uzależnione od specyfiki pracy i zadań w danym zakładzie pracy, w porozumieniu lub regulaminie – wyjaśnia mec. Adrian Prusik.
- Dla pracodawców istotne są rozstrzygnięcia w zakresie kosztów. Analiza tej części projektu wymaga rozróżnienia przypadków, kiedy pracownik wykonuje pracę z wykorzystaniem narzędzi pracodawcy, a kiedy korzysta z własnych urządzeń – mówi Robert Lisicki, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. Jak podkreśla, w pierwszym przypadku pracodawca ma pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie dotyczącym pracy zdalnej. - Odesłanie do ustaleń wewnątrz zakładowych w zakresie ewentualnego ustalenia katalogu kosztów pokrywanych przez pracodawcę uznajemy za trafne, bo wiele będzie zależało do sektora, charakteru pracy zdalnej. Natomiast trzeba mieć na uwadze, iż w każdym przypadku zwrot dotyczy tylko kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej – zaznacza dyr. Lisicki. Zaznacza, że odrębnie uregulowana jest kwestia świadczenia pracy zdalnej z wykorzystaniem własnych narzędzi, materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi będzie należał się ekwiwalent.
Jak podkreśla Robert Lisicki, zwrot kosztów czy ekwiwalent mogą być zastąpione ryczałtem, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Projektowane przepisy wskazują na zasady ustalania ryczałtu. Przy ustalaniu ryczałtu powinno się brać pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych. - Na tle ryczałtu, po stronie pracodawców, powstają pewne wątpliwości - przyznaje Lisicki. I wskazuje: - Czy tak sformułowane przepisy rzeczywiście umożliwiają przyjęcie ryczałtu dla całej załogi, grupy pracowników, w oparciu o przeciętne zużycie np. energii elektrycznej? Mamy odniesienie do kosztów ponoszonych przez pracownika. Analizujemy ten wątek po stronie pracodawców. Być może warto doprecyzować, iż ryczałt może być ustalany dla całej załogi, grupy pracowników w oparciu o zwykłe, przeciętne normy zużycia oraz koszty ponoszone w danych okolicznościach.
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 5/2021 >>
Dlaczego pracodawcy boją się „innych kosztów”?
Jak nieoficjalnie dowiedział się serwis Prawo.pl od prawnika, który zna kulisy negocjacji nad projektem ustawy o pracy zdalnej, pracodawcy chcą katalogu zamkniętego „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”, aby wiedzieć, na jakie wydatki muszą się przygotować. Boją się, że pracownicy będą domagali się zwrotu kosztu za biurko czy fotel, jaki kupią do tego biurka, ale także będą oczekiwali pokrycia kosztów środków czystości, a nawet ogrzewania pomieszczenia, w którym wykonują pracę zdalnie.
- Przy interpretacji „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej” pomocna może okazać się wykładnia art. 167 par. 2 Kodeksu pracy, który stanowi o możliwości odwołania pracownika z urlopu. Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu – uważa dr hab. Monika Gładoch, prof. UKSW, kierownik Katedry Prawa Pracy, radca prawny. Jak tłumaczy, według utartej już wykładni, jeżeli pracownik wyjeżdżając na urlop kupił sobie sprzęt sportowy, to pracodawca nie musi mu zwracać kosztu jego zakupu, ponieważ sprzęt ten pracownik będzie mógł wykorzystać także w innym terminie i w innych okolicznościach. - Odnosząc tę sytuację do pracy zdalnej, należy zadać sobie to samo pytanie: czy pracownik nabył biurko, fotel i oświetlenie wyłącznie do pracy zdalnej i nie będzie miał już okazji i możliwości z nich korzystać po zakończeniu home office. Sformułowanie „w bezpośrednim związku” stanowi jednak daleko idące zawężenie – podkreśla prof. Monika Gładoch. Jej zdaniem, w przepisie o zwrocie „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej” wskazane byłoby jednak wprowadzenie wyłączenia np. elementów wyposażenia, aby w przyszłości nie dochodziło do sytuacji, że pracownik wynajmie sobie pusty pokój licząc na to, że w związku z wykonywaną przez niego pracą zdalną pracodawca mu ten pokój urządzi. Innym rozwiązaniem jest niewielka korekta projektu ustawy w brzmieniu „jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu” na „jeżeli w porozumieniu zostały one określone”.
- Otwarty katalog kosztów w tym przypadku może się jednak zemścić, jeżeli w aktach wewnątrzzakładowych lub porozumieniu z pracownikiem koszty podlegające zwrotowi nie zostaną doprecyzowane a strony ograniczą się do przepisania fragmentu ustawy. Wówczas wyjaśnienie pojęcia będzie zależeć od tego, jak w przyszłości ukształtuje się orzecznictwo sądów – mówi prof. Gładoch. I przyznaje, że obawy pracodawców są w tym zakresie uzasadnione.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
