W ostatnich dniach otrzymaliśmy długo wyczekiwany projekt zmian do kodeksu pracy, wprowadzający w poczet jego przepisów instytucję pracy zdalnej. Na kanwie zmiany mam kilka refleksji.
Czytaj również:
Projekt uregulowania pracy zdalnej w Kodeksie pracy - gotowy>>
Wiceminister Michałek: Przepisy o pracy zdalnej powinny być elastyczne>>
Definicja pracy zdalnej. Konieczność uzgodnienia miejsca pracy
W myśl projektu zmian do Kodeksu pracy, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Zgodnie z przyjętą definicją, elementem determinującym pracę zdalną jest miejsce pracy, które zarazem jest istotnym elementem umowy o pracę. Jest to element, który strony powinny uzgodnić.
Sprawdź w LEX: Czy pracę zdalną można realizować z terenu innego państwa? >
W przypadku pracy zdalnej ustawodawca z jednej strony wyposaża pracownika w prawo wskazania miejsca, gdzie praca w całości lub w części będzie wykonywana, przy czym miejscem tym może być również miejsce zamieszkania pracownika. Z drugiej strony jednak uzależnia wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika od zgody pracodawcy, na co wskazuje zwrot „i uzgodnionym z pracodawcą”. Miejsce pracy zdalnej wymaga zatem akceptacji ze strony pracodawcy. W takim schemacie nie ma żadnego novum w odniesieniu do stanu obecnego.
Czytaj w LEX: Obowiązek zachowania trzeźwości przez telepracownika oraz uprawnienia pracodawcy w tym zakresie >
Nawet wobec braku przepisu definiującego pracę zdalną, strony na podstawie stanu obecnego mogą dokonać dokładnie takich samych uzgodnień co do miejsca pracy jak w przypadku pracy zdalnej. Nie ma bowiem przepisu, który ogranicza strony umowy o pracę w zakresie uzgadniania miejsca pracy, pod warunkiem że uzgodnienie to nie prowadzi do naruszenia przepisów prawa pracy. To, że uzgodnienia mogą nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, jest na tyle oczywiste, iż nie wymaga głębszego komentarza.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca podczas pracy zdalnej musi zapewnić pracownikowi biurko stojące? >
Cena promocyjna: 62.1 zł
|Cena regularna: 69 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 51.74 zł
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Z dalszej części lektury projektu szybko można wyciągnąć kolejne wnioski. Ustawodawca wprowadza dwa przypadki, kiedy praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy, przy czym to od pracodawcy zależy, czy skorzysta on z nadanego mu uprawnienia, czy też nie. Przypadki te zostały wymienione enumeratywnie. Pracodawca może zatem polecić zdalne wykonywanie pracy (i) przez okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz okres 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub (ii) gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest możliwe. Należy podkreślić, iż pracodawca może skorzystać z uprawnienia polecenia pracy zdalnej, pod warunkiem że pracownik złoży uprzednio, w postaci papierowej lub elektronicznej, oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien prowadzić osobny rejestr poleceń pracy zdalnej? >
O ile stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii są stanami obiektywnymi w tym sensie, że nie są uzależniony od pracodawcy, o tyle problemy mogą powstać w przypadku, gdy to pracodawca autonomicznie ocenia, czy w dotychczasowym miejscu pracy nie może zapewnić wymaganych przez kodeks pracy bezpiecznych warunków pracy. Wydaje się, że ocena pracodawcy powinna podlegać, przynajmniej w pewnych sytuacjach, ocenie dokonywanej przez inny podmiot, np. przez Państwową Inspekcję Pracy, gdy np. związki zawodowe lub społeczny inspektor pracy wskazują, że ocena pracodawcy jest nieuzasadniona. Przypomnę, że omawiany aspekt dotyczy „polecenia pracy zdalnej”, a więc narzucenia jej przez pracodawcę pracownikowi.
Sprawdź w LEX: Czy ekwiwalent za sprzęt pracownika podlega PIT, ZUS i zajęciom komorniczym? >
Warto również wskazać, że w odniesieniu do drugiego przypadku polecenia pracy zdalnej ustawodawca wprowadza ograniczenie w postaci braku możliwości, ograniczonego w czasie, zapewnienia bezpiecznych warunków pracy – i tutaj warto podkreślić – z przyczyn niezależnych od pracodawcy. Z jednej strony, ograniczenie to należy ocenić pozytywnie. Praca zdalna – przypomnę, we wskazanych przypadkach narzucona przez pracodawcę – nie może być bowiem efektem niewywiązywania się przez pracodawcę z obowiązków w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z drugiej jednak, ustawodawca zakłada, że inne miejsce pracy, co do którego pracownik złożył uprzednie oświadczenia już te warunki spełni. Czyli niejako przerzuca konieczność zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na pracownika.
W obu przypadkach, w których pracodawca ma możliwość polecenia pracy zdalnej, ustawodawca wymaga uprzedniego złożenia przez pracownika oświadczenia, w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Wskazane ograniczenie może rodzić pewne trudności interpretacyjne – i to w pierwszej kolejności w zakresie „uprzedniości” wniosku pracownika, jak i ograniczenia miejsca, gdzie praca zdalna może być wykonywana. W odniesieniu do miejsca pracy wydaje się, że przepis ten nie koresponduje z definicją pracy zdalnej, w której ustawodawca szeroko ujmuje miejsce, gdzie praca zdalna może być wykonywana. W definicji pracy zdalnej miejsce zamieszkania, w sytuacji kiedy następuje uzgodnienie pracodawcy i pracownika w zakresie pracy zdalnej, jest tylko jednym z miejsc, gdzie taka praca może być wykonywana. W definicji tej nie ma ograniczenia w postaci warunków lokalowo-technicznych. Z kolei w przypadkach, kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną, wymagane jest, aby pracownik złożył uprzednio oświadczenie w zakresie posiadanych warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.
Zobacz w LEX: Jak zarządzać pracą zdalną? - szkolenie online >
Takie rozwiązanie pośrednio wskazuje na to, że wymagane oświadczenie będzie dotyczyć miejsca, na które pracownik ma wpływ, a więc w większości przypadków będzie to miejsce zamieszkania pracownika. Trudno bowiem przyjąć, aby uprzednio pracownik wskazywał inne miejsca, niż miejsce zamieszkania, które spełniają warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, i co do których składa przedmiotowe oświadczenie. Składając oświadczenie, pracownik niejako a priori zapewnia, że takowe warunki w danym miejscu występują. Trudno jest przy tym stwierdzić, co się dzieje w sytuacji, kiedy warunki, co do których pracownik złożył oświadczenie, nie spełniają wymogu prawidłowego wykonywania obowiązków w trakcie pracy zdalnej. Czy zatem pracownik jest zobowiązany do wskazania innego miejsca pracy zdalnej? A może w takim przypadku powinna być wyraźna legitymacja do określonych działań pracodawcy? Jeżeli tak, to jakich? Tego ustawodawca niestety nie przewidział, a prawdopodobieństwo wystąpienia w praktyce takich trudności jest relatywnie wysokie, szczególnie w mniejszych miejscowościach z ograniczonymi warunkami dostępu do np. szybkiego przesyłania danych. Pozostaje również kwestia ewentualnych sankcji wobec pracownika przykładowo za złożenie, w ocenie pracodawcy, nieprawdziwego oświadczenia.
Sprawdź w LEX: Jak skutecznie zwolnić pracownika pracującego zdalnie? >
Warto też zwrócić uwagę, że uprzednie oświadczenie może być po pewnym czasie nieaktualne. Pracownik może bowiem utracić warunki, co do których składał oświadczenie. Może to nastąpić nawet w okresie pracy zdalnej. Co wtedy? Czy pracodawca powinien brać pod uwagę stan na dzień oświadczenia czy też stan na dzień zlecania pracy zdalnej i każdą zmianę warunków techniczno-lokalowych? Ustawodawca nie przewiduje aktualizacji oświadczenia. Wydaje się, że takie oświadczenie powinno być składane w okresie wysokiego prawdopodobieństwa konieczności zlecenia pracy zdalnej, co więcej, wydaje się racjonalnym, że jest składane w przeddzień pracy zdalnej. Dzięki temu będzie zachowana jego aktualność. Ponadto, pracownik powinien mieć prawo posłużenia się oświadczeniem np. hotelu, w którym w danym momencie przebywa, a który wskazuje jako miejsce, gdzie praca zdalna będzie wykonywana.
Czytaj w LEX: Minimalizowanie ryzyka związanego z powrotem do modelu pracy stacjonarnej >
W kontekście składanego oświadczenia, jeżeli ustawodawca decyduje się na takowe – aczkolwiek trudno znaleźć racjonalne uzasadnienie, skoro nie ma tego elementu w definicji pracy zdalnej – to warto podnieść problem kryteriów, wedle których powinny być oceniane warunki techniczno-lokalowe. Na podstawie obecnego stanu projektu pracodawca jest zmuszony opierać się na uznaniu pracownika które szybko może okazać się nieuzasadnione.
Sprawdź również książkę: Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania >>
Cofnięcie polecenia pracy zdalnej
Zgodnie z projektem pracodawca może w każdym momencie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Regulacja w zakresie cofnięcia polecenia jest oczywista z perspektywy jej celu, dotyczy bowiem, przynajmniej w części, czasowej niemożności zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków i konsekwencji niejako konieczności wykonywania pracy zdalnej w innym miejscu niż uprzednio przez strony uzgodnionym. Ogólność regulacji należy jednak ocenić negatywnie. Pracownik powinien mieć czas, aby dostosować się organizacyjnie do wykonywania pracy w innym trybie niż zdalny. Ta może być bowiem wykonywana nie tylko w miejscu pracy, nawet mimo ograniczenia użytego przez ustawodawcę w art. 6719 par. 3 projektu. Pracownik powinien mieć możliwość przybycia z miejsca, gdzie praca zdalna jest wykonywana, tak aby powrócić do wykonywania pracy w uprzednio uzgodnionym miejscu pracy.
Sprawdź w LEX: Czy obecnie wprowadzenie pracy zdalnej wymaga zmian w zakładowym układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy? >
Sam zwrot „w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej” wymaga doprecyzowania. W mojej ocenie pracodawca nie powinien mieć prawa cofnięcia polecenia pracy zdalnej, jeżeli miejsce pracy ciągle nie spełnia wymogów w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Cofnięcie nie może być również represją wobec pracownika, a za takową w pewnych przypadkach można uznać nakaz stawienia się w zakładzie pracy tego samego lub następnego dnia. Wydaje się, że prawo pracodawcy do cofnięcia polecenia pracy zdalnej powinno być obwarowane ustaniem stanów, które determinowały polecenie pracy zdalnej oraz okresem uprzedzenia o konieczności wykonywania pracy w miejscu pracy.
Czytaj w LEX: Jak motywować zdalnych pracowników? >
Pracodawca ma możliwość cofnięcia polecenia pracy zdalnej. Czy jednak pracownik nie powinien mieć prawa cofnięcia/zmiany, w każdym momencie, oświadczenia w przedmiocie warunków techniczno-lokalowych? Na podstawie projektu takiej regulacji nie przewidziano, co nie oznacza oczywiście, że nie można jej wyinterpretować. Skoro jednak pracodawca ma wyraźną podstawę cofnięcia polecenia, to wydaje się, że tym bardziej powinien mieć takową pracownik, chociażby w odniesieniu do złożonego oświadczenia.
Dr Daniel Książek, radca prawny, partner w BKB Baran Książek Bigaj.
Zobacz w LEX: Praca zdalna - zarządzanie zespołem zdalnym - szkolenie online >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
