Pracodawcy muszą przygotować się do e-zwolnień

1 grudnia 2018 roku papierowe druki zwolnień lekarskich zostaną zastąpione przez e-zwolnienia. Od tego dnia lekarze będą wystawiać zwolnienia lekarskie tylko w formie elektronicznej. W tej formie może je także dostawać pracodawca pod warunkiem, że założy sobie indywidualne konto na PUE ZUS.

Od stycznia 2018 r wciąż rośnie ilość zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy wystawianych w formie elektronicznej. Obecnie np. we Wrocławiu 42 proc. wszystkich zwolnień jest wystawiana elektronicznie. 

[-OFERTA_HTML-]

e-ZLA - jak to działa?

Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA (po jego podpisaniu z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) elektronicznie do ZUS. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta jest przekazywana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Elektroniczne zwolnienia mogą wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową. Jeśli pracodawca założy profil na PUE, to otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie.

- Każdy właściciel firmy, który zatrudnia pracowników powinien się do tego przygotować i takie konto założyć. Dzięki temu od razu szef będzie wiedział, że jego pracownika nie będzie w pracy, bo choruje – mówi Iwona Kowalska regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku. – To bardzo proste wystarczy jedna wizyta w naszej sali obsługi klientów – zapewnia.

Kiedy pracodawca musi mieć profil na PUE?

Każdy pracodawca zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczający składki za więcej niż 5 osób, powinien utworzyć profil do końca 2015 roku. Wciąż jednak wielu tego obowiązku nie dopełniło. Rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku podaje, że w samym tylko Wrocławiu konta, mimo obowiązku, nie ma jeszcze ok. 2800 płatników.

ZUS pomaga wszystkim pracodawcom i zakłada konta na miejscu w firmach, które zatrudniają powyżej 5 osób. - W czasie takich wyjazdów u szkolimy z zakresu obsługi e-ZLA, czyli pokazujemy jak odebrać zwolnienie jak wystawić wniosek o zasiłek a na początek nasi konsultanci zakładają konta na PUE wszystkim chętnym pracownikom firmy – zapewnia Iwona Kowalska. Więcej informacji o organizowanych szkoleniach dla płatników składek i wizytach pracowników ZUS można znaleźć pod adresem www.zus.pl/o-zus/kalendarium >

Pracodawcy skorzystają na e-zwolnieniach

Jeżeli lekarz wystawi pracownikowi e-ZLA, a przedsiębiorca ma swój profil na PUE ZUS, będzie natychmiast wiedział o wystawieniu zwolnienia. Nie będzie musiał sprawdzać, czy pracownik dostarczył zwolnienie w ciągu siedmiu dni od dnia wystawienia. Dzięki temu właściwie rozliczy składki i świadczenia oraz uniknie korekty dokumentów rozliczeniowych.

Jeśli pracodawca ma swój profil na PUE ZUS i otrzymuje elektroniczne zwolnienia lekarskie, pracownik nie musi przynosić zwolnienia w wersji papierowej. E-ZLA, które wystawia lekarz, automatycznie trafia do systemu ZUS i jest w nim zapisane. Pracodawca nie musi więc dostarczać elektronicznego zwolnienia lekarskiego do ZUS.

Jeśli pracownikom zasiłki wypłaca ZUS, pracodawca musi przekazać do ZUS zaświadczenie wystawione na druku Z-3 i niezbędną dokumentację (nie później niż w ciągu 7 dni od dnia, w którym zwolnienie wpłynęło na profil na PUE ZUS). Zaświadczenie to można przekazać także korzystając ze swojego indywidualnego konta internetowego na platformie PUE ZUS. System automatycznie uzupełni je danymi pracodawcy oraz danymi z e-zwolnienia. Zaświadczenie będzie traktowane także, jako wniosek pracownika o zasiłek – pracownik nie będzie musiał, więc składać wniosku w ZUS.